Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Effiziente Teamarbeit mit Microsoft 365

Jürgen Kurz, Patrick Kurz, Marcel Miller

• Verlag: GABAL Verlag
• Jahr: 2020
• eBook-ISBN: 9783956239694
• Auflage: 1
• Thema: Informatik
• Thema: Buchhaltung

Effiziente Teamarbeit mit Microsoft Teams

Gute Ergebnisse entstehen dort, wo es Menschen gelingt, erfolgreich zusammen zu arbeiten. Und diese Zusammenarbeit erfolgt heute mehr und mehr digital.

Unternehmen wie Microsoft unterstützen die digitale Zusammenarbeit, indem sie entsprechende Anwendungen zur Verfügung stellen. Auf vielen Rechnern ist die Software für ein effektives, digitales und mobiles Arbeiten bereits vorhanden. Microsoft 365 bietet dabei allerdings so viele Möglichkeiten, dass der Überblick schnell verloren geht.

In einer Zeit wachsender Anforderungen werden diejenigen Unternehmen erfolgreich bleiben, welche die digitalen Möglichkeiten für die Zusammenarbeit sinnvoll zu nutzen verstehen und alles andere beiseitelassen. Dieses Buch zeigt am Beispiel von Microsoft Teams, worauf es ankommt.

• Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen bei der Arbeit mit Microsoft Teams
• Downloads ergänzen das Buch und unterstützen Ihre Arbeit
• Videos zeigen mit Screencasts, wie Abläufe im Detail funktionieren

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So gelingt der Start

Die Art der Arbeit mit Microsoft Teams ist eine ganz andere im Vergleich zu dem, was wir bisher kannten und praktizierten. Das ist gar nicht negativ gemeint – im Gegenteil. Der Fokus auf die Zusammenarbeit eröffnet viele Potenziale. In diesem Kapitel werden Sie erleben, was wir im Alltag täglich spüren und auch beim Schreiben dieses Buches erfahren haben: Die digitale Zusammenarbeit mithilfe von Microsoft Teams kann einfach sein und viel Freude machen.

Bisherige Zusammenarbeit

Lassen Sie uns das, was gleich kommen wird, besser verstehen, indem wir einen Schritt zurückgehen und reflektieren, wie die bisherige Zusammenarbeit aussah:

Briefe auf Papier

Können Sie sich noch erinnern? Es gab eine Zeit, zu der mit Briefen aus echtem Papier (!) kommuniziert wurde. Die durchschnittliche akzeptierte Reaktionszeit auf Nachrichten lag damals bei etwa einer Woche.

Fax

Als dann das Fax-Gerät folgte, reduzierte sich diese Zeit und betrug nur noch zwei Tage.

E-Mail

Die E-Mail hat die Kommunikation nochmals beschleunigt und die Antwortzeiten auf 24 Stunden verringert.

Instant Messaging

Und in Zeiten von Instant Messaging-Diensten zur Sofortkommunikation wie etwa WhatsApp und Co. werden die Antwortzeiten gefühlt immer kürzer und kürzer.

Druck, nichts Wichtiges zu verpassen

Die immer größer gewordene Geschwindigkeit bringt zwar Vorteile, da Projekte schneller vorangehen können. Zugleich wächst aber auch der Druck, mehr und mehr Programme und Geräte im Auge zu behalten, um nichts Wichtiges zu verpassen.

Kommunikation unter einem Dach

Hier kommt Microsoft Teams ins Spiel! Denn das Programm bündelt verschiedene Formen der Kommunikation unter einem Dach. Die Software ermöglicht es dabei, innerhalb bestehender Strukturen in Gestalt von Teams und Kanälen Informationen an diejenigen Personen zu senden, die sie betreffen.

Neue Möglichkeiten

Mit Microsoft 365 und speziell mit Microsoft Teams wird es möglich, dass jede relevante Information eines Projektes zu jeder Zeit an jedem Ort auf jedem Gerät mit Internetzugang an der richtigen Stelle zur Verfügung steht und mit jeder berechtigten Person geteilt und gemeinsam bearbeitet werden kann.

Mehr Produktivität und Gelassenheit

Damit wird die Zusammenarbeit auf eine natürliche Weise beschleunigt, ohne dass zwangsläufig der Druck für die einzelnen Bearbeiter steigt. Flankiert von den richtigen Spielregeln sorgt Microsoft Teams für mehr Produktivität und Gelassenheit!

Typische Startschwierigkeiten

Auf den folgenden Seiten erfahren Sie alles Wichtige, das Sie für Ihren Start mit Microsoft Teams wissen müssen. Dabei kommt es in erster Linie gar nicht auf konkrete technische Zusammenhänge an. In unseren Beratungsprojekten treffen wir immer wieder auf Situationen, die durch folgende Schwierigkeiten gekennzeichnet sind:

Zu Beginn wurden strategische Überlegungen zu sehr außer Acht gelassen.

Es wurde nicht von Anfang an klar durchdacht, welche Strukturen es gibt und welche davon in Microsoft Teams abgebildet und gestärkt werden sollen.

In der Folge werden oft zu viele Teams mit zu vielen Kanälen angelegt.

Den Kanälen werden Mitarbeiter hinzugefügt, auch wenn sie nicht zwangsläufig benötigt werden.

Es wird sofort mit der Arbeit losgelegt, statt zunächst gemeinsam Spielregeln für das Miteinander innerhalb von Microsoft Teams festzulegen.

Aufwendige Nacharbeit

Für die betroffenen Unternehmen bedeutet das oft aufwendige Nacharbeit; die Strukturen sind zu korrigieren. Vielleicht noch wichtiger: Frustrierte Mitarbeiter sind neu davon zu überzeugen, dass sich die Arbeit mit Microsoft Teams wirklich lohnt.

Teams zum Laufen bringen

Damit Sie sich dies sparen, geben wir Ihnen das Know-how an die Hand, mit dem der Start gelingt und mit dem Sie Microsoft Teams auf systematische Weise zum Laufen bringen.

1.1Alles beginnt mit strategischen Fragen

Bevor Sie mit der Einrichtung von Microsoft Teams beginnen, raten wir dazu, über grundlegende Fragen nachzudenken.

Diese Fragen lauten:

Grundlegende Fragen

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Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titel
• Impressum
• Inhalt
• Warum Büro-Kaizen®? Warum dieses Buch?
• 1. So gelingt der Start
• 2. Mit Microsoft Teams arbeiten
• 3. So funktioniert digitale Teamarbeit in der Praxis
• Tipps zum Weiterlesen
• Danke!
• Stichwortverzeichnis