Büro-Effizienz

In 10 Tagen zum schlank organisierten Büro

Rositta Beck-Rappen

• Verlag: Junfermann Verlag
• Jahr: 2017
• ISBN drucken:
  9783873878709
• eBook-ISBN:
  9783873878860
• Thema: Psychologie
• Thema: Angewandte Psychologie

Bürozeitvertreib Nummer eins ist immer noch das Suchen. Es gibt Menschen, die ihren Schreibtisch mit Papierstapeln schmücken, um anderen gegenüber eine hohe Beschäftigung zu signalisieren. Andere verfahren mehr nach dem Motto: "Das Genie beherrscht das Chaos!" In der Arbeitswelt kann Unordnung jedoch die Karriere blockieren, denn ein chaotischer Schreibtisch kostet das Vertrauen anderer Menschen in die Arbeitsqualität. Und langes Suchen macht nicht nur unzufrieden, auch die eigentliche Arbeit bleibt liegen.Dieses Buch unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitsumgebung, Arbeitsunterlagen und Ihren Arbeitstag so zu strukturieren, dass Sie Zeit gewinnen. Statt einer Marathon-Umstellung lernen Sie, jeden Tag eine Kurzstrecke einzulegen. Sie haben mit jedem erreichten Zwischenziel ein Erfolgserlebnis und schauen nach nur zehn Kurzstrecken auf ein geordnetes Büro. Gäbe es "Deutschland sucht den Büro-Effizienzexperten", könnten Sie sich jetzt um diesen Titel bewerben.

TEIL I: BÜRO- UND ABLAGEORGANISATION

Ein Griff, und die Sucherei beginnt. Im Stapel links oder im Stapel rechts – in welcher Wanderdüne steckt denn jetzt das Gesuchte? Zum nervigsten Bürozeitvertreib zählt immer noch das Suchen. „Das Genie beherrscht das Chaos!“, so lautet ein bekanntes Zitat. Es gibt Menschen, die schmücken ihren Schreibtisch mit Papierstapeln, um anderen gegenüber eine hohe Beschäftigung zu signalisieren. Andere wünschen sich, als Genie erkannt zu werden.

In der Arbeitswelt gilt: Unordnung kann die Karriere blockieren. Vom Chaos im außen wird auf das Chaos im Inneren des Menschen geschlossen. Ein chaotischer Schreibtisch kostet das Vertrauen anderer Menschen in die Qualität von Arbeitsaufträgen. „Ich habe keine Zeit für Ablage!“ scheint eine plausible Erklärung für Papierberge. Doch keine Zeit für Ablage heißt, Zeit für die Suche zu verbrauchen. Wahrscheinlich wird dann an mindestens zwei Orten gesucht. Zunächst dort, wo die Unterlage eigentlich sein sollte und dann doch nicht ist, also ran an den zweiten Stapel. Siehe da, Sie finden tatsächlich etwas, zwar nicht das Gesuchte, aber etwas, das Sie auch schon vermissten. Schlimmer wird es noch, wenn Sie während der Suche durch das Telefon oder Besucher unterbrochen werden, bevor Sie das Gesuchte gefunden haben. Neben der durch Suchzeiten hervorgerufenen Unzufriedenheit bleibt die eigentliche Arbeit liegen. Ja, Sie verzetteln sich sogar unnötig mit anderen Aufgaben.

Möchten Sie …

• Unterlagen und Informationen ohne Suchzeiten finden?
• ohne Papierstapel arbeiten?
• Besucher in einem aufgeräumten Büro empfangen?
• mit Ihrer passgenauen Büro- und Ablageorganisation Zeit sparen, die Sie für Ihre Hauptaufgaben nutzen?
• Zeit für höherwertige Tätigkeiten gewinnen?
• jemandem kompakte Lösungsangebote an die Hand geben?

Dann starten Sie mit diesem Teil. Haben Sie Ihre Papierwelt bereits im Griff, dann springen Sie vor zu Tag 4.

1. Tag: Vorbereitungsphase für Ordnung in der Papierwelt

Heute befassen wir uns mit der Wahl Ihrer Ordnungshelfer. Nach dieser kleinen Erkundungstour wissen Sie, welche Materialien auf Ihre Einkaufsliste kommen. Anschließend werden wir das führende Merkmal Ihrer Papierablage festlegen. Damit sind die Oberbegriffe Ihrer Hauptstruktur gemeint, also die Logik, unter der alle Beteiligten das Ablage- und Zugriffsdenken (insbesondere für die Zusammenarbeit und auch in Vertretungssituationen) verstehen.

Wahl der Ordnungsmittel

Ordner oder Hängemappe

Wenn Sie schon papiergebunden arbeiten müssen, dann am besten mit so wenig Aufwand wie möglich. Der Bestellvorgang für Büromaterial, das Holen des richtigen Ordners, Lochen, Zuordnen, Ein- und Ausheften von Unterlagen kosten einfach viel Zeit. Ganz zu schweigen von der Suchzeit, wenn Unterlagen nicht oder falsch abgeheftet werden.

Als Mitarbeitender mit Home-Office-Möglichkeit oder Beschäftigter im Außendienst werden Sie so wenig Papier wie möglich mit sich herumtragen wollen. Statt einen Ordner mit Kundenunterlagen zu füllen, ist es im Tagesgeschäft hilfreicher, mit Hängemappen zu arbeiten. In der jeweiligen Mappe haben Sie dann immer nur die laufenden Vorgänge zur Hand. Nur Abgeschlossenes mit gesetzlicher oder interner Dokumentations- / Aufbewahrungspflicht heften Sie in einem Ordner „Kunden“ ab. So entsteht ein System mit laufenden und abgeschlossenen Unterlagen.

Hängemappen …

Ordner …

Bieten schnelle Übersicht über Arbeitsprozesse, die noch in Bearbeitung sind. Sind unter anderem als Loseblatt-Tasche oben geöffnet erhältlich, was schnelles Ablegen ohne Lochung ermöglicht. Erleichtern das schnelle Entnehmen (beispielsweise von Kopiervorlagen). Sparen Gewicht bei wechselnden Einsatzorten (Besprechungen, Geschäftsreisen …). Sind in Kombination mit einer Terminstation (Wiedervorlage) gut einsetz- und schneller greifbar. Sollten konsequent schlank gehalten werden, zu Archivierendes besser in einem Ordner abheften. Nehmen auch sperrige Unterlagen wie Kataloge auf.

Sorgen dafür, dass Unterlagen in einer Reihenfolge bleiben, beispielsweise zur Dokumentation oder wegen interner / externer Aufbewahrungsrichtlinien (Buchhaltung). Sind bei gelochten Unterlagen für das Ein- und Ausheften dank Hebelmechanik geschickter als Hängemappe. Sind gut für ruhende oder abgeschlossene Vorgänge. Können schneller, platzsparender archiviert werden als Hängemappen und verursachen weniger Büromaterialkosten. Mit aufklebbaren Lochleisten bewahren Sie auch dickere Broschüren im Ordner auf.

Beim Einsatz von Hängemappen und Ordnern kann es dazu kommen...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Über dieses Buch
• Ist dieses Buch das richtige für Sie?
• TEIL I: BÜRO- UND ABLAGEORGANISATION
• TEIL II: ZIELE UND ZEITEINSATZ FÜR DIE ARBEITSORGANISATION
• TEIL III: RESSOURCEN: PC, PROZESSE UND ZUSAMMENARBEIT
• TEIL IV: UMGANG MIT PERSÖNLICHEN WIDERSTÄNDEN, BLOCKADEN UND HEMMNISSEN
• Finale
• Literaturempfehlungen
• Falls Sie Unterstützung brauchen
• Über die Autorin