Digital Overload Management

Modernes Zeitmanagement als Überlebenshilfe in der New Work

Arne Prieß

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2019
• eBook-ISBN:
  9783648134313
• Thema: Business
• Thema: Management

Moderne Technologien bieten uns heute eine enorm hohe Flexibilität und die Möglichkeit, viele Informationen schnell zu teilen. Aber dieses Mehr an Informationen und Freiheit bedeutet auch ein Mehr an Selbstverantwortung und in der Folge Selbstorganisation.Dieses Buch stellt ein modernes, zeitgerechtes und wirksames Zeit- und Selbstmanagement vor, um für die Herausforderungen der New Work gerüstet zu sein. Der Titel "Digital Overload Management" (kurz DOM) weist darauf hin, dass zusätzlich zu den Methoden, den bisherigen "analogen" Overload zu managen, zunehmend auch der "digitale Informations-Tsunami" gemanaged werden muss.Inhalte: - Modernes Zeitmanagement gegen den Digital Burn Out in der VUCA-World- Der Einfluss der Digitalisierung auf unser Gehirn- Tipps und Tricks für den Umgang mit gängigen, digitalen Arbeitsmitteln- DOM in einer globalen und agilen Arbeitswelt- Der "DOM-Propeller" als ganzheitliches Modell modernen Zeitmanagements- DOM in einer globalen Arbeitswelt- Achtsamkeit als DOM-Resilienz-Mantel- Wir stehen erst am Anfang der digitalen Arbeitswelt: Ausblick 5.0

[15]1 Einstieg in das Digital Overload Management!

Arne Prieß, HR-Contrast GmbH, Ottobrunn

Lassen Sie mich dieses Kapitel mit einer kleinen Anekdote beginnen, in der ich erklären möchte, wie ich zum DOM-Thema, aber auch zu der nachfolgenden didaktischen Struktur gekommen bin:

Einer meiner langjährigen Kunden, für den ich schon zahlreiche Trainings und Beratungsprojekte durchführen durfte, rief mich eines Tages an und fragte mich, ob ich nicht Lust hätte, eines ihrer neuen internen Trainings zu übernehmen: »Digital Overload Management«. Hui, dachte ich mir, schicker Titel!

Auf meine Frage, was denn genau darunter zu verstehen s, hieß es: Na ja, so genau könne man das jetzt auch nicht sagen, aber der Trainer, der das neue Thema übernommen hatte, war zum ersten Training nicht erschienen, sodass die 15 angemeldeten Teilnehmer in dem gebuchten Schloss-Seminarraum vergeblich auf ihren DOM-Propheten warteten. Er kam nicht, meldete sich nicht und war wohl auch einige Tage danach nicht zu erreichen. Vielleicht hatte ihn sein eigener Digital Overload davongespült.

Da ich ja unter anderem Zeitmanagement-Trainer bin und auch schon ein Buch darüber geschrieben habe, meinte mein Kunde, dass ich diesem wohlklingenden Trainingstitel doch sicher Leben einhauchen könnte. Gesagt, getan – ich übernahm den Kelch und machte mir erste Gedanken darüber, was man in einem solchen Seminar ausbilden müsste, damit die im verheißungsvollen Seminartitel versprochene Kompetenz, den digitalen Overload managen zu können, am Ende des Trainings bei den Teilnehmern auch vorhanden oder zumindest am Entstehen wäre.

Ziemlich schnell wurde mir klar, dass das Konzept eine gesunde Mischung aus »klassischen Methoden« modernen Zeitmanagements und neuen Methoden mit Bezug auf die wachsende Belastung einer zunehmend digital arbeitenden Menschheit sein muss. Zwei Tage lang zu besprechen, wie man die Anzahl seiner Mails reduzieren kann, erschien mir weder zeitfüllend noch zielführend anlässlich der vielfältigen und komplexen Herausforderungen in der modernen »New Work«.

[16]So entwickelte ich eine Didaktik für mein Training, die möglichst ganzheitlich und nach Meinung der mittlerweile vielen Trainingsteilnehmer dadurch auch wirksam auf die moderne Arbeitswelt vorbereitet und beim Überleben unterstützt.3

1.1 Definitionsarbeit am Wort entlang

Um mein Konzept für DOM erklären zu können, folgen wir doch einfach mal den einzelnen Bausteinen, aus denen sich der Begriff zusammensetzt, allerdings in einer anderen Reihenfolge:

1. Load

Stellen Sie sich vor, Sie wären ein Glas. In Ihr Glas passt eine bestimmte Füllmenge hinein. Das, was Sie hineinfüllen, entstammt aber nicht nur der Digitalisierung, sondern umfasst in großem Maße auch ganz »analoge Pflichten und Aufgaben«, die sich aus »normaler« beruflicher und privater Arbeit ergeben. Der Load wird also durch ganz unterschiedliche Zuflüsse gespeist. Wenn Sie in der Lage wären, den Load, egal ob analog oder digital verursacht, erfolgreich zu managen, so würden Sie »gesund und munter« Ihr Leben gestalten können.

Ein Problem entsteht dann, wenn Ihnen dies nicht mehr gelingt, denn dann ist Ihr Glas allzu schnell randvoll. Und die stetig wachsenden Zuflüsse der digitalen modernen Welt wollen ja auch noch ins Glas, die bleiben ja nicht einfach außen vor und warten geduldig, bis endlich wieder Platz im Glas ist und nachgefüllt werden kann.

2. Over

Der Overload gleicht in dem oben verwendeten Bild einem überlaufenden Glas, das den Zufluss, woraus er auch immer besteht, nicht mehr aufnehmen kann. Übertragen ins tägliche Leben bedeutet dies, dass der Mensch sich bereits so angespannt und mit privaten und beruflichen Pflichten, Aufgaben und Informationen überflutet fühlt, dass er sich dem digitalen Info-Druck nicht mehr gewachsen fühlt. Er hat keine Kapazitäten mehr im Glas, keine Kraft mehr (zumindest gefühlt), um mit allem, was zu tun ist und auf ihn einströmt, noch umzugehen. Das Überlaufen signalisiert deshalb das Überschreiten des maximalen Maßes an Aufgaben- und Informationslast. Und das passiert, weil es in der digitalen Welt keinen Schutzmechanismus gibt, der die Überflutung verhindern könnte. Man stelle sich vor, wie ein Mail vor Ihrem digitalen [17]Postfach höflich einen Knicks macht, um Einlass bittet und dann geduldig in die Warteschleife geht, weil schon 100 Mails vorher da waren und Sie diese nicht abgearbeitet bekommen. Nein, das nächste Mail, der nächste Chateintrag, die nächste WhatsApp-Nachricht stürzt sich ungebremst ins Getümmel und ist sich sicher nicht bewusst, dass dies gerade der Tropfen sein könnte, der Ihr Glas zum Überlaufen bringt.

Schauen wir uns zur weiteren Entwicklung der digitalen Flut mal ein paar prognostizierte Daten an:

• Die Deutschen verschicken immer mehr E-Mails: Waren es 1994 noch eine Milliarde, so waren es 2018 schon 848 Milliarden pro Jahr.
• Der weltweite E-Mail-Verkehr (versandt und erhalten) steigt jährlich um 5 %: Für 2019 wurden geschäftlich 128,8 und privat 117,7 Milliarden pro Tag prognostiziert. Privat also fast genauso viel wie beruflich, wir haben also kein ausschließlich berufliches Problem mit zu vielen Nachrichten.
• Aber E-Mails sind ja fast schon out, deswegen betrachten wir mal, was sich in einer Minute im Internet tut. Da werden:
  • 25.000 GIFs im Facebook-Messenger versendet
  • 174.000 Menschen gerade bei Instagram beim Scrollen gezählt
  • 266.000 Stunden Filme bei Netflix geschaut
  • 375.000 App-Downloads vorgenommen im App-Store
  • 481.000 Tweets bei Twitter gesendet
  • 862.823 Dollar online ausgegeben
  • 973.000 Log-ins bei Facebook vorgenommen
  • 1,1 Millionen Swipes auf Tinder getätigt
  • 3,7 Millionen Suchanfragen bei Google erstellt
  • 4,3 Millionen Videos bei Youtube geschaut
  • 18 Millionen SMS versendet
  • 38 Millionen WhatsApp-Nachrichten gesendet

Selbst Microsoft veröffentlicht schon eine Anleitung dafür, den Informationstsunami zu zähmen.

Angesichts dieser ungeheuren Informationsbewegungen ist das Informationsquantum, das in die individuellen Gläser der Menschen hineinpasst, eine Kennzahl, bei der es um »überleben oder vom Informationstsunami weggerissen werden« geht.

Und dieses Füllmaß ist nach meiner Wahrnehmung bei verschiedenen Menschen sehr unterschiedlich: Mancher hat bildlich gesprochen einen großen Bierhumpen zur Verfügung, ein anderer nur ein kleines Schnapsglas. Mit dieser Erkenntnis könnte man den Begriff »Resilienz« beschreiben, auch wenn es sich dabei natürlich um eine starke Reduzierung dieses umfassenden Konzepts handelt – aber für den Moment lassen Sie ihn uns der Einfachheit des Gedankenganges halber mal so verwenden.

[18]Dazu eine kleine Anekdote aus meinem Leben als Coach: Bei einem meiner Kunden galt es, ein Management-Team dabei zu unterstützen, die zuvor in einem Teambuilding vereinbarten Spielregeln und Maßnahmen in die Teamwirklichkeit zu überführen. Worten sollten also nachhaltige Taten folgen. Dabei coachte ich nicht nur das ganze Team, sondern auch jeden einzelnen Manager. Einige erschienen mir angesichts ihrer Führungsspanne und der daraus entstehenden Herausforderungen und natürlich auch der Kommunikationsmenge recht robust. Sie hielten es aus, wenn tagsüber unzählige Mails und sonstige Infos auf den anderen verfügbaren »Collaboration-Tools« im Unternehmen auf sie einströmten. Ein Manager jedoch war trotz seiner im Vergleich geringsten Führungsspanne und dem damit einhergehenden geringeren Kommunikationsvolumen sichtlich überfordert. Ab dem fünften Mail wurde er reizbar, ab dem siebten hektisch und beim zehnten Mail platzte ihm die Hutschnur und er tönte, dass man das doch alles gar nicht schaffen könne. Typisches Beispiel von einem Schnapsglas oder einer bereits fast voll ausgeschöpften Füllkapazität, wodurch auch immer sie entstanden sein mag. Dass natürlich die Inhalte der Mails erheblich unterschiedliches Gewicht haben können und nicht die reine Anzahl zählt, lasse ich hier einmal außer Acht, denn auch die anderen Manager hatten leichtere und schwerere Kost in ihren Mails zu bearbeiten.

Aber Achtung: Die individuelle »Resilienz gegen die Herausforderungen eines Lebens in der modernen Welt« ist kein Schicksal, dem man sich ergeben muss oder darf, nein, sie kann ausgebaut werden. Das Schnapsglas kann zu einem normalen Trinkglas anwachsen und auch noch weiter. Dummerweise kann man seine Resilienz aber auch verlieren und aus dem großen Humpen wird aufgrund unterschiedlichster negativer Einflüsse des Lebens schleichend oder plötzlich ein Gläschen.

3. Digital

Die digitale Revolution hat viele Vorteile gebracht, u. a. Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsorts und schnelle Kommunikationsmedien sowie die Möglichkeit, viele Informationen mit vielen Menschen schnell zu teilen.

Dieses Mehr an Freiheit bedeutet auf der anderen Seite auch ein Mehr an Selbstverantwortung und Selbstorganisation, kurz gesagt brauchen wir eine ausgeprägte Selbstmanagement-Kompetenz. Wo Licht ist, hat es eben auch Schatten. Leider verhält sich das Licht, also die unbegrenzten Möglichkeiten der digitalen Arbeitswelt, gerade wie ein hell aufleuchtender Stern, so eine Art Supersonne. Und der Schatten, also unsere Selbstmanagement-Kompetenz im Umgang mit dieser Supersonne, hängt in ihrer Entwicklung gerade dummerweise der digitalen Entwicklung ziemlich zurück, und wir müssen aufpassen, dass dieses Delta nicht zu groß wird.

Die Digitalisierung schafft nun mal neue und superschnelle Informationswege, -quellen und -medien, die viele Vorteile haben und das Leben und die Arbeit erleichtern. Diese Schnelligkeit und leichte Nutzbarkeit (ver)führt aber auch zu deren übermäßi[19]ger Nutzung. Das eigene »verführte« Nutzungsverhalten digitaler Medien ist aber leider der Beginn des Overloads der anderen.

Wir müssen deshalb sowohl Fluch als auch Segen der Digitalisierung erkennen. Und wir müssen akzeptieren, dass wir in der Lage sein sollten, den Fluch abzuwehren, ohne den Segen zu verlieren! Und genau das ist die viel beschworene »digitale Kompetenz«. Sie ermöglicht es demjenigen, der sie sich angeeignet hat, die Chancen der Digitalisierung für sich und seine Arbeit zu nutzen und die Gefahren zu reduzieren oder abzuwehren.

4. Management

Das Wort Management kommt von:

• lateinisch »manus« = die Hand (ich habe etwas in der Hand = quod in manu habeo)
• englisch »manage« = gestalten, etwas daraus machen

Sie haben es also in der Hand, machen Sie etwas daraus, indem Sie folgende drei Wege, den »Digital-Over-Load« zu managen, beschreiten:

1. Digital-Overload-Resilienz: Das maximale Maß (im Bild also die Aufnahmefähigkeit des Glases) kann beeinflusst werden. Nennen wir das mal neudeutsch »Digital-Overload-Resilienz«4. Diese hat natürlich sehr viel mit allgemeiner Resilienz zu tun. Die Grenzen sind hier sicher fließend, insbesondere unter der Berücksichtigung der glasfüllenden Themen, die ja gar nicht von der Digitalisierung allein verursacht werden.
2. Umfang des Digital Overloads: Dieser kann am Punkt des Überlaufens (im Bild also im oberen Bereich des Glases bis zum Glasrand) verringert werden. Hier geht es um eine Reduzierung der digitalen Informationen und Kommunikation und der Auswirkungen der eingangs genannten Nachteile der Digitalisierung. Dieser zweite Weg kann sehr wirksam für die Lösung des Problems sein. Dummerweise ist er auch schwieriger, denn hier muss nicht nur der Einzelne an sich selbst arbeiten, sondern auch die Gemeinschaft, innerhalb derer man sich gegenseitig informiert und miteinander kommuniziert, an einem Strang ziehen. Nur im Kollektiv kann der Umfang des Digital Overloads verringert werden.
3. Umgang mit dem Digital Overload: Dieser kann geändert werden. Das ist sicher der schnellste Weg, denn man könnte selbst sofort handeln. Man muss vorher nur noch lernen, wie man es richtig macht, und man muss vermeiden, allzu schnell wieder in die alten Gewohnheiten falschen Verhaltens zurückzufallen.

Genau diese drei Wege will ich Ihnen in den nachfolgenden Kapiteln erschließen. Also bleiben Sie dran!

[20]

Abb. 1-1: Digital Overload Management: Erklärung entlang der Wortbausteine

[21]Mein Fazit aus der Herleitung des Themas entlang der Wortbausteine und meine daraus abgeleitete Definition für Digital Overload Managemen...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Widmung
• Vorwort
• 1 Einstieg in das Digital Overload Management!
• 2 Fluch und Segen der Digitalisierung
• 3 Unser Gehirn und die Digitalisierung – ein Einstieg
• 4 Der »DOM-Propeller« als ganzheitliches Modell modernen Zeitmanagements
• 5 Tipps und Tricks für den Umgang mit den gängigen digitalen Arbeitsmitteln
• 6 DOM in einer globalen Arbeitswelt
• 7 DOM in einer agilen Arbeitswelt – ein Werkstattbericht
• 8 Achtsamkeit als DOM-Resilienz-Mantel in einer digitalen Arbeitswelt
• 9 Wir stehen erst am Anfang der digitalen Arbeitswelt: Ausblick 5.0
• 10 Schlusswort und Appell für den täglichen Ritt auf dem Digital-Overload-Tsunami!
• Literatur
• Herausgeber und Hauptautor
• Koautoren
• Abbildungsverzeichnis
• Stichwortverzeichnis