Crashkurs Personalplanung - inkl. Arbeitshilfen online

Instrumente - Maßnahmen - Kosten

Dieter Gerlach

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2018
• eBook-ISBN:
  9783648110294
• Thema: Volkswirtschaftslehre
• Thema: Wirtschaftstheorie

In einer sich ständig verändernden Arbeitswelt ist es für Unternehmen heute wichtiger denn je, die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern mit den geforderten Qualifikationen zur richtigen Zeit am passenden Ort zu haben. Dieser Crashkurs hilft, alle wichtigen Personalplanungsprozesse und Personalkennzahlen kennenzulernen, sie richtig einzusetzen und bei Bedarf zu optimieren. Anhand konkreter Fallbeispiele beschreibt er, welche Verfahren und Methoden es gibt und mit welcherIT-Unterstützung Sie den Prozess am besten bewältigen können.Inhalte: - Grundlagen der Personalplanung: Bedeutung, Ziele und Prozesse- Inhalte der Personalplanung: Begriffe, Kennzahlen und Funktion- Quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung- Strategie: Inhalte, Ziele, Prozesse, Instrumente und Methoden- Ausblick: die Entwicklung der PersonalplanungArbeitshilfen online: - Formulare, Checklisten und Übersichten (u.a. zu Mitarbeiterbeurteilung, Betriebsvereinbarung, Personalkostenbudget, Anforderungsprofil u.a.)

1 Grundlagen der Personalplanung

1.1 Definition und Bedeutung

Jeder Mensch plant. Jedes Unternehmen plant. Aber kann man in der heutigen, immer komplexer werdenden Welt überhaupt planen? Was heißt in der Arbeitswelt und im unternehmerischen Kontext „planen“? Was lässt sich überhaupt planen?

Ist es überhaupt möglich, angesichts der gravierenden Veränderungen am Arbeitsmarkt, aber auch mit kurzfristigen, nicht vorhersehbaren Herausforderungen (Finanzkrise, Naturkatastrophen, Umwelteinflüsse, Veränderungen in der Gesetzgebung, aber ebenso selbst verschuldete Einflüsse wie zum Beispiel die Dieselaffäre oder andere falsche Strategieeinschätzungen) eine kurzfristige oder gar langfristige Planung vorzunehmen? Oder stößt man hier an die Grenzen der Planbarkeit? Nach dem mechanistischen Weltbild kann man planen, nach dem systematischen Weltbild nicht. Warum? Weil die meisten Methoden von Annahmen über vorhandene oder zu beschaffende Informationen ausgehen, die in der praktischen Umsetzung aber oft nicht zur Verfügung stehen. Unsere Welt ist so beschaffen, dass man nicht alles wissen kann, was man wissen müsste, um rational entscheiden zu können. In der Unternehmenspraxis werden dazu Prognoseverfahren eingesetzt, über deren Qualität zu diskutieren ist.[3]

„Planen heißt nicht, die Zukunft vorhersagen,
sondern auf die Zukunft vorbereitet zu sein.“

Perikles (griechischer Staatsmann, geboren 490 vor Christus)

„Planung ersetzt Zufall durch Irrtum.“

unbekannter Verfasser

Wer auf die Zukunft gut vorbereitet sein will, muss sich die richtigen Fragen stellen:

• Was versteht man unter Personal?
  Personal ist die Gesamtheit aller im Unternehmen beschäftigten Personen (mit Arbeitsvertrag, Ausbildungsvertrag oder in einem ähnlichen Vertragsverhältnis).
• Was ist Planung?
  Planung ist die gedankliche Vorwegnahme von Handlungen, Abläufen oder Entscheidungen und damit ebenfalls die gedankliche Vorwegnahme heutiger und künftiger personeller Maßnahmen.

Die vier Fragen der Personalplanung

Personalplanung soll dafür sorgen, dass kurz-, mittel- und langfristig die im Unternehmen benötigten Arbeitnehmer in der erforderlichen Qualität und Quantität zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort unter Berücksichtigung der unternehmenspolitischen Ziele zur Verfügung stehen.¹[4]

Mithilfe von vier Fragen kann jeder Personalverantwortliche und jeder Personalmitarbeiter seine Personalplanung gestalten:

1. Wer? → Qualität

2. Wie viele? → Quantität

3. Wann? → Zeit

4. Wo? → Ort

Wie man es nicht machen sollte

Im Sommer 2013 stellte die Deutsche Bundesbahn zu ihrem Bedauern fest, dass sowohl Intercity- als auch Regionalzüge nicht über den Bahnhof Mainz fahren konnten bzw., wenn sie fuhren, erst nach stundenlanger Verspätung kamen. Grund dafür war ein personeller Engpass. Von fünfzehn Fahrdienstleitern waren acht gleichzeitig im Urlaub oder krank! Hier hat offenkundig die Personalplanung versagt oder die Verantwortlichen haben nicht miteinander kommuniziert.

Das Beispiel zeigt, dass zwischen den Verantwortlichen (Vorgesetzten) und dem Personalbereich ein ständiger Dialog stattfinden muss, um die beschriebenen Missstände zu vermeiden. Noch zielführender wäre eine permanente Teilnahme des Personalbereichs an den strategischen Prozessen. Dies ist auch deswegen so wichtig, weil es sich bei der Personalplanung um eine derivative Funktion handelt. Das bedeutet, sie ist abhängig von der originären Funktion, nämlich der Unternehmensplanung. Dies wiederum bedeutet, dass der Personalbereich ohne die Kenntnis der Unternehmensstrategie und ihrer Maßnahmen nicht tätig werden kann. Auch die Festlegung der Unternehmensplanung ist ohne Kenntnis der jeweiligen Personalsituation nicht zu gestalten. Weitere Faktoren, die in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle spielen, sind die Kosten des Personals: Wie viel Gehalt will, kann oder muss man für eine bestimmte Position ausgeben? Weitere ausführliche Informationen dazu finden Sie in Kapitel 6[5]. Fragen zur Einbeziehung der Arbeitnehmervertreter werden in Kapitel 1.6 behandelt.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Personalplanung ein wesentliches Element der Personalpolitik eines jeden Unternehmens ist. Um langfristig Unternehmensziele erreichen zu können, ist es unabdingbar, den Faktor Mensch viel stärker als bisher in die Betrachtung einer zukünftigen Unternehmensausrichtung einzubeziehen.

1.2 Personalplanung als Teil der Unternehmensstrategie

Wie in Kapitel 1.1 festgestellt, handelt es sich bei der Personalplanung um eine derivative Funktion. Wenn man sich die Planungsstruktur in einem Unternehmen genauer ansieht, zeigt sich, dass die Personalplanung im Mittelpunkt steht (siehe Abb. 1).

Abb. 1: Personalplanung als Teil der Unternehmensplanung (Quelle: nach Mag 1998, S. 222)

Neben den originären Planungen wie Absatzplanung, Produktionsplanung oder Umsatzplanung sehen Sie in Abb. 1 weitere derivative Planungen wie Forschung und Entwicklung oder die Verwaltungsplanung (hier insbesondere die IT-Planung). Alle aufgeführten Planungen stehen aber unter dem Primat des Finanzplanes.

Der Finanzplan

Der Finanzplan entsteht aus der operativen Unternehmensplanung, die im Normalfall eine Jahresplanung ist. Ohne Kapitel 1.8[6] vorzugreifen, bleibt festzuhalten, dass die operative Unternehmensplanung aus der strategischen Unternehmensplanung hervorgeht. Die strategische Unternehmensplanung wiederum ist das Produkt der Unternehmensstrategie.

Schon in Kapitel 1.1 wurde ausgeführt, dass die Entwicklung einer neuen oder angepassten Unternehmensstrategie nicht ohne rechtzeitige Einbeziehung des Personalbereiches vonstattengehen sollte. Viele wichtige Komponenten können nicht ohne die Expertise von Personalfachleuten festgelegt werden, die sich unter anderem mit folgenden Fragen befassen:

• Werden durch die geplante Maßnahme Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats berührt?
• Wird der Betriebsrat zustimmen?
• Wie ist die Situation hinsichtlich der Personalkosten?
• Passen die Kosten in den Finanzplan?
• Sind Qualifizierungsmaßnahmen erforderlich?
• Mit welchen Methoden sollen die Mitarbeiter qualifiziert werden?
• Wie ist die Mitarbeitersituation?
• Können die Mitarbeiter entsprechend eingesetzt werden?

In diesem Zusammenhang müssen viele weitere Fragen beantwortet werden, wie zum Beispiel:

• Wie viele Mitarbeiter benötigen wir, um die Produktivität aufrechtzuerhalten?
• Welche Qualifikationsmaßnahmen sind erforderlich?
• Sind neue Qualifikationen nötig?
• An welchen Standorten können wir am besten Talente rekrutieren?
• Wie ist die Situation der Arbeitskosten an den jeweiligen Standorten?
• Können wir rechtzeitig Mitarbeiter versetzen oder neu rekrutieren?
• Können Mitarbeiter anderweitig eingesetzt werden?
• Wie ist die Arbeitsplatzsituation am jeweiligen Standort?[7]
• Wie können wir erfolgreich mit der Arbeitnehmerseite zu einem gemeinsamen Ziel kommen?

Diese und viele weitere Fragen müssen bei einer strategischen Neuausrichtung des Unternehmens berücksichtigt werden. Sie machen gleichzeitig deutlich, wie eng der Zusammenhang zwischen Unternehmensstrategie und Personalplanung sein muss, damit ein Unternehmen auch in Zukunft erfolgreich sein kann.

Abb. 2: Vorhandensein einer strategischen Unternehmensplanung für die kommenden fünf Jahre (Quelle: Studie Personalplanung 2009, S. 8)

Abb. 3: Abstimmung zwischen Personalplanung und Unternehmensplanung (Quelle: Studie Personalplanung 2009, S. 9)

1.3 Ziele und Aufgabenstellung der Personalplanung

Das Ziel der Personalplanung ist es, dass die in der Unternehmensstrategie bzw. der Unternehmensplanung vereinbarten Ziele in Bezug auf die personellen Erfordernisse erreicht werden können. Sie muss sicherstellen, dass das erforderliche Personal sowohl qualitativ als auch quantitativ zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort vorhanden ist. Neben der Leistungssicherstellung gehört dazu auch das Ziel der Personalkostenminimierung. Die Leistung soll also zu einem günstigen Preis bereitgestellt werden. Darüber hinaus muss die Personalplanung auch nicht geplante und damit meistens teure Maßnahmen verhindern. Sie sollte durch den Einsatz geeigneter Mitarbeiter verdeutlichen, dass transparente Maßnahmen sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen vorteilhaft sind. Dieses Vorgehen trägt auch dazu bei, die Motivation und Bindung der Mitarbeiter zu ihrem Unternehmen zu verbessern.[8]

In der personellen Teilplanung ergeben sich weitere Aufgaben, die sich in folgende Fragen aufgliedern lassen:

• Welcher Personalbedarf wird voraussichtlich entstehen?
• Welche Mitarbeiter lassen sich auf welche Stellen einsetzen?
• Welche Entwicklungsmaßnahmen sind erforderlich?
• Wie kann der jeweilige Bedarf gedeckt werden?
• Wie kann ein personeller Überhang sozialverträglich abgebaut werden?
• Welcher Mitarbeiter kommt für die Stelle in Frage?
• Können Mitarbeiter auch auf verschiedenen Stellen eingesetzt werden?
• Auf welche...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Vorwort
• 1   Grundlagen der Personalplanung
• 2   Inhalte der Personalplanung
• 3   Personalplanung in der Personalabteilung
• 4   Aufgaben der Personalbedarfsplanung
• 5   Personelle Maßnahmenplanung
• 6   Personalkostenplanung
• 7   Strategische Ausrichtung der Personalplanung
• 8   IT-Unterstützung für die professionelle Personalplanung
• Ausblick: Die künftige Entwicklung der Personalplanung
• Literaturverzeichnis und Internetquellen
• Der Autor
• Stichwortverzeichnis
• Arbeitshilfen Online