Lean Management mit der 5S-Methode

Praktische Anleitung für effiziente Arbeitsplatzgestaltung und reibungslose Prozesse

Manuel Lehmann

• Verlag: Schäffer-Poeschel
• Jahr: 2021
• eBook-ISBN:
  9783791051116
• Thema: Business
• Thema: Management

Die 5S-Methode ist ein einfacher Ansatz, um dauerhaft Ordnung in Unternehmen zu bringen und sämtliche Such- und Wartezeiten zu reduzieren. Dabei geht es neben der physischen Ordnung an Arbeitsplätzen, bezogen auf Werkzeuge, Betriebsmittel, Roh- und Fertigwaren, auch um die Ordnung in Informations- und Kommunikationsabläufen. Wird die 5S-Methode richtig angewandt und alle Mitarbeiter einbezogen, lässt sich damit viel mehr als nur die Verbesserung von Ordnung und Struktur erreichen, es werden auch stressfreie Arbeitsplätze geschaffen.Das Buch beschreibt die Einführung der 5S-Methode als Werkzeug für dauerhafte Struktur und Ordnung sowohl im Bereich der physischen Zusammenarbeit als auch im Bereich der Ordnung von Kommunikations- und Informationsflüssen und unterstützt bei deren Umsetzung.

[89]Teil D
Die 5S-Methode und ihre fünf Schritte

[90]9 Die 5S-Methode

Abb. 54: Würden Sie diese Struktur gerne Ihrem Kunden vorstellen?

In meinem beruflichen Alltag habe ich es mit Unternehmen der unterschiedlichsten Größenordnungen zu tun. Insbesondere bei größeren Unternehmen treffe ich auf das Problem, dass der jeweilige Inhaber oder Geschäftsführer (in der Regel meine Ansprechpartner) zunächst keinen Blick für das Thema „Ordnung und Struktur“ hat; zumindest wird damit nicht immer gleich eine Steigerung der Produktivität in Zusammenhang gebracht. Da nur wenige Geschäftsführer Werkzeugwagen, Materialschränke und Co. von innen und die damit verbundenen Probleme kennen, höre ich ab und zu: „Ach, das ist bestimmt kein großes Problem von uns. Ich denke, dass ich erwarten kann, dass meine Mitarbeiter die benutzten Dinge auch wieder dorthin zurückbringen, wo sie diese hergeholt haben!“. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass dies Wunschdenken ist, das häufig ein ganzes Arbeitsleben lang vorhält, während es in der Praxis ganz anders aussieht.

Woran liegt das? Sind die Mitarbeiter nicht willens? Daran liegt es nicht. Jeder Mensch möchte Ordnung bzw. von Ordnung profitieren, es ist nur nicht jeder bereit, dafür etwas zu tun. In meinen Schulungen und auch darüber hinaus habe ich noch keinen Menschen kennengelernt, der sagt: „Mir geht es nur dann gut, wenn ich etwas suche und es nicht finde!“. Es ist schwer vorstellbar, dass es so einen Menschen gibt.

[91]Bevor wir im Detail in die 5S-Methode einsteigen, möchte ich Ihnen meine Definition der 5S-Methode erläutern.

5S ist für mich die Transparenz aller Dinge. Damit eingeschlossen sind alle physischen Prozesse (Betriebsmittel, Rohware, Werkzeuge, Ersatzteile etc.) als auch sämtliche Informations- und Kommunikationsprozesse (Informationsfluss, Kommunikation untereinander, Beteiligung). Totale Transparenz hört sich dabei zunächst sehr heftig an und viele, die das hören, entwickeln genau in diesem Moment einen Abwehrmechanismus. Mit Transparenz ist nichts anderes als absolute Einfachheit gemeint und daran, dass Prozesse so einfach wie möglich sind, kann sicherlich nichts Falsches sein. Grundsätzlich folgen Menschen gern Regeln, jedoch ist es den meisten Menschen auch wichtig, einen gewissen Grad an Selbstbestimmung zu haben. Dies kann eine Hürde für die 5S-Methode darstellen, denn wendet man sie an, kommt eventuell zunächst das Gefühl auf, dass nun jeder Millimeter exakt vorgegeben ist und es strenge Regeln für alles gibt.

Vor einiger Zeit hat die Geschäftsführerin eines Verbandes zu mir gesagt: „Für die Produktion finde ich das ja durchaus sinnvoll, aber in meinem Bereich, der mit viel Kreativität zu tun hat, würde ich die 5S-Methode nicht sehen!“. Der Aussage vorangegangen war ein zweieinhalbstündiger Vortrag von mir zum Thema „Lean Management“, weshalb ich mich im Moment ihrer Aussage gefragt habe, was ich beim nächsten Vortrag besser machen kann. Offensichtlich habe auch ich 5S dem Zuhörer so präsentiert, dass jetzt alles strikt vorgegeben ist und der Kreativität kein Raum mehr gelassen wird.

5S hat je nach Gegenstand Ihrer Unternehmung und Kultur zum Teil stark unterschiedliche Ausprägungen. Insbesondere dann, wenn kreative Arbeit von Bedeutung ist, sollten die „Kreativen“ ihre wertvolle Zeit nicht mit dem Suchen von Dingen oder Informationen verbringen müssen.

Viele meiner Kunden rufen mich an und möchten, dass ich mithelfe, ihr Unternehmen ordentlicher und strukturierter zu gestalten. In der Regel ist damit das „äußere Erscheinungsbild“ gemeint. Den einen oder anderen Auftrag habe ich nicht bekommen, weil es dem Unternehmen zu sehr in die Tiefe ging und man lieber eine oberflächliche Ordnung geschaffen hätte, anstatt wirklich nachhaltig etwas an der Struktur und Kultur im Unternehmen zu verändern. Um mit der 5S-Methode erfolgreich zu sein, bedarf es eines ehrlichen Umgangs untereinander. 5S bietet fantastische Möglichkeiten, doch bevor Sie davon profitieren können, müssen Ihre Mitarbeiter in nicht unerheblichem Maße Zeit investieren. In der Produktion benötigen Sie für die Umsetzung ca. zwei bis fünf Tage je Mitarbeiter. Die Werkstatt als Königsdisziplin für die 5S-Methode, was die Anzahl an unterschiedlichen Teilen anbelangt, benötigt deutlich länger.

[92]In vielen Interpretationen der 5S-Methode wird das „Reinigen“ der Maschine mit einbezogen. Nach meiner Interpretation der 5S-Methode klammere ich den Reinigungsprozess der Maschine aus. Eine optimale Maschinenpflege ist unabdingbar für erfolgreiche Unternehmen. Die Kaizen-Philosophie hat mit der Methode „Autonome Instandhaltung“ ein weiteres Werkzeug, welches sich mit der optimalen Pflege und Wartung von Maschinen befasst. Da die Autonome Instandhaltung ein separater Trainingsbaustein ist, gehe ich hier nicht näher auf „Reinigungsprozesse an Maschinen und Anlagen ein“.

9.1 Warum braucht es eine Methodik wie 5S?

Einige Unternehmen und Führungskräfte sehen keine Notwendigkeit in der Einführung einer Methodik, die die Zusammenarbeit in sämtlichen Bereichen ordnet und verbessert. Ohne den Einsatz einer Methodik wird es keinem Unternehmen gelingen, verlust- und stressfreie Arbeitsplätze aufzubauen.

Die Notwendigkeit eines „Systems für dauerhafte Ordnung“ ergibt sich aus den folgenden Sachverhalten:

• aufgrund gewachsener und nicht angepasster Strukturen,
• kein Mitarbeiter mag das Suchen,
• kein Kunde bezahlt das Suchen,
• vereinzelte Maßnahmen der Mitarbeiter und Führungskräfte haben keinen dauerhaften Bestand,
• jeder sieht die Dinge unterschiedlich,
• durch die 5S-Methode ergeben sich weitere Herausforderungen,
• Platz sparen.

9.1.1 Führungskräfte und Mitarbeiter ausbilden

Obwohl die 5S-Methode bereits seit Ende der 1980er-Jahre in Deutschland bekannt ist, wird die Methode erst von schätzungsweise 5 % aller deutschen Unternehmen angewandt, insbesondere in mittelständischen Unternehmen ist die 5S-Landkarte noch ziemlich weiß. Von diesen 5 % wiederum haben ca. 80 % 5S so umgesetzt, dass die Mitarbeiter nicht wirklich mitgenommen wurden und dadurch oftmals die Akzeptanz fehlte. Häufig enden die 5S-Aktivitäten wie ein Strohfeuer. Unternehmen, die Lean Management beginnend mit der 5S-Methode einführen wollen, sind gut beraten, nicht nur die Führungskräfte auszubilden, sondern auch die Mitarbeiter.

[93]Im ersten Moment hört sich die Umsetzung für die Mitarbeiter nach Mehrarbeit an, auf die in der Regel niemand wartet. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Mitarbeitern aufzuzeigen, was der Aufwand der Umsetzung für das Unternehmen und jeden Mitarbeiter im Ergebnis mit sich bringen kann.

In einigen Unternehmen, die 5S einführen wollen, werden sogenannte Projektteams gebildet, die dann wiederum die Aufgabe haben, 5S in der Praxis umzusetzen. Dieses Vorhaben klappt in der Regel nur in zentralen Bereichen, wie z. B. Materiallagern und Stellflächen. Auf der Ebene der Arbeitsplätze der Mitarbeiter werden die Projektteams teilweise als „Eindringlinge“ durch die Mitarbeiter gesehen. „Jetzt wollen die mir sagen, wie ich meine Arbeit besser zu machen habe!“, ist ein oft auftretendes Gefühl bei den Mitarbeitern. Es ist möglich, 5S in der Praxis ohne die Mitarbeiter umzusetzen, jedoch werden das inhaltliche Ergebnis und die Langlebigkeit nicht so stark sein, wie wenn die Mitarbeiter eingebunden werden und ihre Arbeitsumgebungen unter Berücksichtigung der 5S-Methode selbst gestalten.

Auf den Propheten im eigenen Land wird oftmals nicht gehört, weshalb die Begleitung der Einführung durch einen erfahrenen externen Trainer in der Praxis Sinn macht. Diese haben den Vor...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Vorwort
• Teil A: Einführung in die Kaizen-Denkweise
• Teil B: Kommunikation im Unternehmen
• Teil C: Visualisierung von Werkzeugen
• Teil D: Die 5S-Methode und ihre fünf Schritte
• Teil E: Planung und Umsetzung der 5S-Methode
• Teil F: Fazit und Zusammenfassung
• Anhang
• Danksagung
• Der Autor