Compliance-Kommunikation

Akzeptanz schaffen, Widerstände meistern, Werte nachhaltig festigen

Kai Bethke, Julia Bach

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2020
• eBook-ISBN:
  9783648137260
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Mitarbeiter müssen Compliance-Ziele, Regeln und Richtlinien verstehen und verinnerlichen, um sie umsetzen und leben zu können. Dies wird maßgeblich durch gezielte Compliance-Kommunikation erreicht.Erfahren Sie, wie Sie Compliance im Unternehmen vermitteln und nachhaltig risikominimierend etablieren können. Dieses Praxisbuch vermittelt das wichtigste Handwerkszeug der Compliance-Kommunikation ebenso wie rechtliche und psychologische Hintergründe anhand erfolgreicher Anwendungsbeispiele der Compliance-Praxis. Mit Formulierungshilfen, Checklisten und Vorlagen.Inhalt: - Sinn und Zweck von Compliance- Bedeutung von Compliance und deren Kommunikation- Vom Sprechen zur Kommunikation: Grundlagen guter Compliance-Kommunikation- Zielgruppenorientiert: Interessenslagen der Kunden verstehen und kommunikativ flexibel bleiben- Fragetechniken für interne Ermittlungen- Deeskalation durch Kommunikationstechniken- Praxiserprobt: ein umfangreicher Werkzeugkasten für adressaten- und zielorientierte Kommunikation- Tools zum Marketing in eigener (Compliance-)Sache: Irrglauben auflösen und Mehrgewinn aufzeigen- Nachhaltig: praktische Methoden der Kommunikationspsychologie für die gesamte Compliance-Tätigkeit (u.a. Krisen-Management, Interne Ermittlung und Projektleitung)

[19]1 Sinn und Zweck von Compliance

Compliance, grob definiert als Gesetzestreue, beschreibt eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Die Notwendigkeit ihrer Existenz sowie die steigende Bedeutung von Compliance belegt jedoch, dass eben jene Gesetzestreue keine Selbstverständlichkeit ist. Unwissenheit, Unachtsamkeit und/oder der stetig steigende Wettbewerbsdruck bringen Fach- und Führungskräfte vielmehr immer wieder dazu, Recht und Gesetz zu verletzen. Dies belegt leider zu eindrücklich die stetig steigende Zahl an Urteilen und Beschlüssen, die Unternehmen zu Bußgeldern oder Strafzahlungen verpflichtet, sie von Vergabeverfahren ausschließt, zu Schadenersatz verpflichtet oder (außer-) ordentliche Kündigungen des Unternehmens gegen rechtswidrig handelnde Personen bestätigt. Die Ziffer der unbekannten Compliance-Verstöße dürfte dabei um ein Vielfaches höher sein als die Zahl der bekannten.

Definition von Compliance

Genauer definiert ist unter Compliance Regelkonformität und -beachtung zu verstehen. Sie verfolgt das Ziel, Mechanismen zu erstellen, die es wahrscheinlicher machen, dass sich Fach- und Führungskräfte eines Unternehmens sowie Geschäftspartner des Unternehmens regeltreu verhalten, also an Recht, Gesetz und Interne Regeln halten.

Das Ziel von Compliance ist es, das Unternehmen, die Geschäftsführung und die Beschäftigten darin zu unterstützen, keine Haftungsfälle auszulösen. Haftungsfälle können eintreten, wenn Beschäftigte des Unternehmens oder Geschäftspartner gegen gesetzliche, gerichtliche, behördliche oder unternehmensinterne Regeln verstoßen.7 Diese Haftungsfälle können z. B. strafrechtliche, arbeitsrechtliche und schadenersatzrechtliche Folgen für die Beschäftigten haben. Um dabei zu unterstützen, solche Haftungsfälle zu vermeiden, können Compliance-Verantwortliche zunächst ein Konzept für das CMS erstellen. Dieses orientiert sich dabei häufig an Standards wie dem vom Institut der Deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW PS 980) oder von der International Organization for Standardization (IS0 19600; zukünftig: ISO 373018). Anschließend wirken die Compliance-Verantwortlichen federführend daran mit, das konzipierte CMS in die vorhandenen Strukturen des Unternehmens bzw. Konzerns zu integrieren und gegenüber den Geschäftspartnern zu vermitteln.

[20]Orientiert am Standard IDW PS 980 können wir Compliance in der Praxis wie folgt zusammenfassen:

Compliance in der Praxis

Ziel von Compliance ist es, eine mit der Geschäftsführung abgestimmte Compliance-Kultur im Unternehmen zu erreichen. Dafür bekennt sich vor allem die Geschäftsleitung (für Andere wiederholt wahrnehmbar) zu Compliance und dem im Unternehmen zu erreichenden Maßstab. Diesen legt ein Unternehmen oft schriftlich in einem unternehmensintern für alle zugängigen Dokument mit null Toleranz fest. Durch dieses Dokument veröffentlicht die Geschäftsleitung den sogenannten Tone from the Top, das allgemeine ethische Klima. Im Optimalfall wird dieser von anderen Führungskräften (Tone from the Middle) und den Fachkräften (Tone from the Bottom) nach und nach aufgenommen und ebenfalls gelebt. 9 Anhand regelmäßig durchzuführender Bewertungen bestimmt der Compliance-Verantwortliche, welche Compliance-Risiken im Unternehmen in welcher Abteilung mit welcher finanziellen Gefahr bestehen (Risikoanalyse).

Um die Notwendigkeit von Folgemaßnahmen bestimmen zu können, entscheidet der Compliance-Verantwortliche in Absprache mit der Geschäftsführung in diesem Zusammenhang, welches Risiko für die Geschäftsführung akzeptabel ist und welches nicht (Risikomatrix). Bezüglich der nicht akzeptablen Risiken bestimmen beide, wie stark das jeweilige Compliance-Risiko zu reduzieren ist und mittels welcher Compliance-Maßnahmen dies geschehen soll. Zu den anschließend unter Leitung des Compliance-Verantwortlichen umzusetzenden Maßnahmen zählen z. B. Compliance-Projekte, das Anpassen von Arbeitsprozessen, neue oder angepasste Interne Regeln, Schulungen sowie Gruppen- und Einzelgespräche (Compliance-Programm). Zu diesen Maßnahmen können auch das Anpassen der Organisationsstrukturen, von Zuständigkeiten sowie des Internen Kontrollsystems (IKS) gehören (Compliance-Organisation). Nach Abschluss der Maßnahme bewertet der Compliance-Verantwortliche erneut das Risiko (Risikoanalyse) und vollzieht ggf. weitere Maßnahmen, um das gewünschte, maximal akzeptierte Risiko zu erreichen. Der Inhalt aller Teilaspekte des Standards IDW PS 980 muss mittels Kommunikation einmalig, mehrfach oder immer wieder (ohne zu belasten) kommuniziert werden (Compliance-Kommunikation). Als Management-System wird Compliance niemals 100 % erreichen, also niemals abgeschlossen sein. Der Compliance-Verantwortliche überwacht daher das CMS stetig und verbessert es ggf. (Compliance-Überwachung). Diese Überwachung sollte einerseits der Compliance-Verantwortliche selbst übernehmen, indem er z. B. nachfragt, ob eine entsprechend angewiesene Abteilung eine Compliance-Maßnahme umgesetzt [21]hat. Gleichzeitig können externe Dienstleister bzw. die Revision oder das Qualitätsmanagement Compliance überwachen, um ein objektiviertes Feedback zu erhalten (Compliance-Überwachung/-Verbesserung).

Abgesehen von der Haftungsvermeidung kann gute Compliance jedoch auch ganz direkt monetäre Vorteile mit sich bringen. So kann sie die Produktivität und Kreativität der Beschäftigten steigern. Verspüren diese die Sicherheit, keine Haftungsgefahren hervorzurufen, wenn sie sich an den Arbeitsprozess halten, steigert dies die Chancen, dass sie möglichst ihr volles Potenzial an Arbeitskraft abrufen können. Dafür müssen diese Arbeitsprozesse jedoch auch zu jeder Zeit rechtskonform sein. Compliance-Verantwortliche sollten daher zusätzliche Energie genau in diese Arbeitsprozesse und deren Einhaltung investieren. Der Fokus auf diese ermöglicht es Compliance zudem, die Abläufe im Unternehmen gleichzeitig effizienter zu gestalten, z. B mittels agiler Arbeitsmethoden.

Compliance-Verantwortliche werden es jedoch nicht schaffen, Compliance nachhaltig zu verbessern, indem sie allein Interne Regeln erstellen, Arbeitsprozesse anpassen und Verbote aussprechen. Entscheidend ist stattdessen die Einstellung der Fach- und Führungskräfte zur Notwendigkeit, Compliance Schritt für Schritt anzupassen und zu festigen (wertebasierte Compliance). Aus deren Einstellung und ihren Handlungen soll erkennbar sein, dass Recht und Gesetz einzuhalten lohnender ist als ihr Bruch.10 Die Effektivität von Compliance kann maßgeblich verbessert werden, wenn Beschäftigte mit den eigenen Arbeitsaufträgen, dem Eigentum sowie den Chancen und Risiken des Unternehmens so umgehen, als beträfe es das eigene Unternehmen (Unternehmer im Unternehmen). Ein solches Maß an Selbst- und Fremdverantwortung der Beschäftigten entsteht jedoch nicht von allein, sondern muss im ganzen Unternehmen mittels Change-Management nach und nach etabliert werden.

Um diese Standards und Ansätze erfolgreich umzusetzen, muss der Compliance-Verantwortliche Compliance an sich wie auch die von Compliance gewünschten Werte und Einstellungen wiederkehrend vermitteln, stetig positiv stigmatisieren und selbst leben. Dies gilt im gleichen Maße auch für Führungs- und Fachkräfte. Damit dies gelingt, müssen sich unweigerlich der Inhalt, die Tonlage und Wortwahl der Compliance-Kommunikation daran orientieren. Lassen Sie uns jedoch zunächst das rechtliche Fundament zu Compliance betrachten.

[22]1.1 Rechtliche Compliance-Grundlagen kennenlernen

Zu den rechtlichen Compliance-Grundlagen zählen Rechtsgrundlagen, die Unternehmen verbindlich dazu verpflichten, Compliance zu beachten (Hard Law). Auf deren Basis erlassen Gerichte (im Namen des Volkes) Urteile sowie Beschlüsse und Behörden Verwaltungsakte. Aus diesen ergeben sich die Compliance-Erwartungen des Staates (als Vertreter des Volkes) an erwartete und verbotene Organisations- und Verhaltensweisen von Personen und Unternehmen.

Ergänzend zu diesen verbindlichen Grundlagen gehören nicht verbindliche Verpflichtungen, bei denen sich Personen und Unternehmen freiwillig darauf verständigen, weitere Compliance-Ansätze11 einzuhalten (Soft Law).

1.1.1 Verbindliche Rechtsgrundlagen (Deutschland)

In Deutschland ist weiterhin umstritten, ob Unternehmen oder Personen rechtlich verpflichtet sind, ein CMS zu etablieren und sich an Compliance zu halten. Einzelne Interessenvertreter begrenzen eine entsprechende Pflicht auf einzelne Branchen (z. B. Finanzwesen, Versicherung und Abfallwirtschaft) oder lehnen diese gänzlich ab. Mit den besseren Argumenten nehmen jedoch andere Interessenvertreter eine allgemeine (Rechts-)Pflicht zu Compliance an. Compliance zum Teil oder gänzlich abzulehnen scheint nicht selten davon getrieben zu sein, den (finanziellen und regulatorischen) Aufwand für das eigene Unternehmen begrenzen zu wollen. Dies ändert jedoch nichts an den existierenden Risiken und den sich daraus ergebenden Verpflichtungen für ein Unternehmen.

Beispiel:

Das Szenario: Eine Passagierin bleibt bei geöffneter Tür auf der untersten Stufe des Zugeinstiegs stehen, um die luftige Fahrt zu genießen. Nun mag sie während der Fahrt instinktiv vermuten, dass alle Bäume, die auf der Fahrt mit ihr kollidieren könnten (Compliance-Risiko), von dem Bahnbetreiber vorsorglich entfernt wurden. Als Folge kann es passieren, dass die Passagierin vom Betreiber fälschlich nicht entfernte Bäume (und somit das Compliance-Risiko) nicht wahrnimmt (Verdrängung). Schlau ist das jedoch nicht, denn jeder kann, wenn er die Risiken um sich herum wahrnimmt, besser auf sie reagieren.

[23]Dieselbe Person kann die Warnhinweise des Bahnbetreibers, während der Fahrt nicht auf der untersten Stufe zu stehen (= CMS umsetzen), ignoriert haben, weil sie sich von ihrer Position einen Mehrgewinn an Freude erhoffte. Das eine zu vermuten und das andere zu ignorieren hält den Baum jedoch nicht davon ab, sie ggf. mit voller Wucht zu treffen (= Eintritt eines Compliance-Verstoßes).

Abb. 1: Risiken erkennen – wegschauen hilft nicht (Quelle: www.pexels.com)

In beiden Fällen ist es wesentlich besser, die Gefahren zu erkennen und deren Risiko systematisch so gering wie möglich zu halten (= CMS etablieren). Dafür müssen Sie natürlich wissen, worauf Sie achten sollten, diese Aspekte wahrnehmen und das eigene Handeln sinnvoll daran ausrichten. Selbst wenn Sie daher eine allgemeine Rechtspflicht ablehnen, ein CMS sowie Compliance umzusetzen, existieren die rechtlichen Risiken weiterhin. Ihr Unternehmen »muss« sich daher zumindest faktisch an Recht und Gesetz (Compliance) halten, da z. B. das Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) weiterhin für Ihr Unternehmen gilt. Ob Sie darüber hinaus ein CMS umsetzen müssen, hängt vom Einzelfall ab.

[24]1.1.1.1 Verfassung

Die Verfassung verpflichtet direkt nur Bundes- und Landesbehörden verbindlich, sich an Compliance zu halten. Das Rechtsstaatsprinzip des Art. 20 III GG ist Teil der Verfassung und besagt u. a., dass die vollziehende Gewalt an Gesetz und Recht gebunden ist. Zu dieser gehören die Bundes- und Landesbehörden, z. B. das Bundesjustizministerium, Landeskriminalamt, ein Bürgermeister sowie ein Bezirksamt. Das Rechtsstaatsprinzip verpflichtet daher auf direktem Wege weder Bürger noch Unternehmen in privatrechtlicher Rechtsform.

Unternehmen können jedoch auch in öffentlich-rechtlicher Rechtsform organisiert sein, z. B. als Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) wie staatliche Verkehrs- und Energieversorgungsunternehmen. Diese sind dem Staat so nahe, dass manche Vertreter der Wissenschaft das Rechtsstaatsprinzip mit überzeugenden Argumenten auch auf sie direkt anwenden; andere lehnen dies hingegen ab.12

1.1.1.2 Einfaches Gesetz

Als einfaches Gesetz bezeichnen Juristen alle Gesetze, die nicht die Verfassung sind, z. B. da...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Vorwort
• Einleitung
• 1 Sinn und Zweck von Compliance
• 2 Compliance im Lichte der Unternehmenskultur
• 3 Kommunikation und ihre Bedeutung für Compliance
• 4 Compliance als kommunikative Schnittstelle
• 5 Kompetenzrad der Compliance-Kommunikation
• 6 Der Mensch und sein Verhalten
• 7 Kommunikationsmodelle
• 8 Fragetechniken für die Interne Ermittlung
• 9 Barrieren abbauen
• 10 Marketing
• 11 Konfliktmanagement: Erkennen, vermeiden, beheben
• 12 Deeskalation durch Kommunikationstechniken
• 13 Sprache nutzen
• 14 Maßnahmen dokumentieren
• 15 Fazit: Nutze Dein Wissen
• Literaturverzeichnis
• Stichwortverzeichnis
• Arbeitshilfen Online