Agil geht anders

Eine Toolbox für den Führungsalltag

Dominique Stroh

• Verlag: Schäffer-Poeschel
• Jahr: 2020
• eBook-ISBN:
  9783791050478
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Wir müssen uns verändern. Aber wie? Und vor allem wann? Als Führungskraft mit Ambitionen prallt man gegen verschiedenste Wände. Auf der einen Seite gibt es Unternehmen, die machen sehr viel, aber wirklich strukturiert? Und auf der anderen? Da ist die "So-haben-wir-es-schon-immer-gemacht-Blase" noch nicht einmal geplatzt. Die Lösung? - Alltagsagilität. Im Kleinen die Welt verändern für die Mitarbeiter und Kunden.- Schon mal mit Lego ein Bewerbungsgespräch geführt?- Eine Strategie durch eine Special Retro entworfen?- Und was ist ein smargiles Meeting?Die Toolbox bietet Inspiration, Methodik und Wissensvermittlung, um Agilität zu leben. Mit kleinen "Snacks", um inhaltlich modernes Management einfach umzusetzen - Schritt für Schritt.

[31]Handeln! 20 Tools für deinen Führungsalltag

Du wirst immer wieder etwas Törichtes tun, doch tu es mit Hingabe!

Colette

[32]TOOL 1 – DAILY

Was hat es damit auf sich? (Hintergrund)

Das Daily, wie das Wort schon sagt, ist ein (tägliches) Meeting- oder Kommunikationsinstrument. Es stammt aus dem agilen Projektmanagement und findet sich als Daily Scrum in vielen Entwickler-Teams wieder. Die Bezeichnung «Daily Scrum« suggeriert zwar, dass solche Meetings täglich stattfinden, eigentlich geht es aber um die Regelmäßigkeit. Also ist es wichtig, den Bedarf bei dir abzuschätzen, am besten mit deinem Team gemeinsam. Nur ausfallen sollte es nicht. Denn es dauert, bis ihr den Dreh raushabt und es konsequent einhaltet. Die Idee dahinter ist es, nicht in ewigen Meeting-Marathons zu sitzen, sondern sich regelmäßig abzustimmen und den Austausch zu fördern. Kurz und knackig. Oft wird Scrum als solches, also auch die verschiedenen Tools oder Methoden, mit einem Entwicklungsprozess gleichgesetzt. Das liegt daran, dass Scrum damals aus der IT-Entwicklung heraus gegründet wurde. Allerdings ist das Daily in jeder Unternehmenseinheit anzuwenden, in der mehrere Kollegen zusammenkommen und Aufgaben als Team gestalten oder einer gemeinsamen Sache zu ar­ beiten. Mit dem Format wird dein Unternehmen/dein Be­ reich flexibler und schneller. Durch ein klares Vorgehen ist jeder Teilnehmer effizienter, optimal werden deine Mitarbeiter weniger Zeit in Meetings verbringen. Gerade der Austausch und die entstehende Transparenz untereinander fördern sehr stark die Zusammenarbeit und zudem das gemeinsame Lernen.

Wo findet das Daily seine Anwendung?

Das ist das Praktische – überall, wo Sprache Mittel zum Austausch ist. Aber mal Spaß beiseite. Das Daily ist kein Status-Meeting für dich als Führungskraft, das du als Kontrollpunkt einberufst. Das Daily ist da, damit sich das Team austauschen und koordinieren kann. Die Team-Mitglieder sprechen miteinander und erklären sich gegenseitig, was sie machen, wo sie aktuell stehen und wo Hilfe gebraucht wird. Dadurch lernen die Kollegen untereinander die Aufgaben der anderen kennen und die Zusammenarbeit wird verbessert. Es zeigt auch, wo die Einzelne steht und was es noch zu tun gibt.

Wie setzt du es um?

Wenn du ein Daily einführen möchtest, ist es wichtig, dein Team abzuholen. Daher die erste Frage: Was wollt ihr täglich besprechen, was gibt euch einen Nutzen? Dann empfiehlt es sich, das Daily mit einem Kanban-Board (s. Tool 2) oder Taskboard zu verbinden. So habt ihr eine anschauli[33]che, also visuelle Darstellung von dem, was ihr besprecht. Bei dem Tool Kanban gibt es eine Anleitung.

Also, erster Schritt: Bestimmen, über was ihr täglich sprechen werdet und wie ihr den Prozess abbilden wollt. Ein Praxisbeispiel Scrum findet sich hier im Buch im Kapitel »Darüber reden!«.

Als nächstes geht es um die Umsetzung. Hierbei sind ein paar wichtige Spielregeln zu beachten:

Abb. 6: Daily

#Rules

• Das Daily darf nicht länger als 15 Minuten gehen (timeboxed).
• Jeder Mitarbeiter hat max. 1 Minute, um seine Sache darzustellen.
• Es ist ein Stand-up-Meeting – also alle stehen – gut für die Dynamik.
• Hierbei geht es darum, immer nur die Updates/nächsten Schritte darzustellen.
• Somit – keine Wiederholung und keine Selbstinszenierung.
• Die Mitarbeiterin stellt ihren Fortschritt als Prozess dar oder ganz nach dem Motto: Was habe ich gestern gemacht, was steht heute an und wo hakt es?!
• Der Kollege teilt seine Updates mit den Kollegen und spricht in die große Runde, es geht nicht darum, sich bei dir zu präsentieren.
• Als Führungskraft bist du Moderator oder Beobachter, also kein Teilnehmer.
• Daher sorgst du für das Einhalten der Regel.
• Das Daily beginnt pünktlich und geht los, auch wenn jemand fehlt. Wer zu spät dran ist, muss bspw. in die Teamkasse zahlen.

[34]Worauf musst du achten?

Am Anfang ist dieses Meeting-Format für deine Mitarbeiter ungewohnt. Auch das tägliche und pünktliche Kommen muss erst »einstudiert« werden. Also habe Geduld. Deine Mitarbeiter sollten binnen 4 Wochen den Nutzen sehen. Lass dir nach 4 Wochen ein Feedback geben. Was gefällt ihnen? Was nicht? Was wäre besser zu machen? – Kennst du vielleicht aus der Retro als Fragestellung. Auch in diesem Meeting kannst du das Format Daily besprechen, wenn du den ganzen Scrum-Prozess einführen magst.

Sobald ihr eingespielt seid und es klar ist, dass ihr euch regelmäßig trefft, wird es dazu kommen, dass einige die Transparenz unbehaglich finden. Denn das zeigt auch Leistung auf. Wichtig ist daher, dass es nicht darum geht jemanden vorzuführen, sondern gemeinsam Probleme zu bewältigen und Personen zu helfen, die vielleicht auch mal hinten dran sind. Also: Wertschätzung steht an erster Stelle!

Und nun zu deinen »Selbstdarstellern«– die meisten Teams haben Kollegen, die gerne viel und lange erzählen. Das macht sie auch als Kollegen aus: immer eine coole Story parat. Aber – bitte nicht hier. Es geht wirklich darum, kurz und knackig das Wichtigste wiederzugeben. Eine weitere Gruppe Mitarbeiter zeigt sich beim »Viel-Reden« – der Kollege, der einfach gar nicht so viele News hat. Da dieser Mitarbeiter sich wahrscheinlich unsicher fühlt, redet er mehr, um das wenige zu »verschleiern«. Es ist wichtig, mit dem Mitarbeiter ins persönliche Gespräch zu gehen, woran es fachlich/methodisch liegt, dass es nicht so läuft wie bei anderen Kollegen. Also hilf deinem Mitarbeiter dabei, dass er auch Performance präsentieren kann und nicht nur leere Worthülsen. Es muss auch nicht immer News geben, er kann also ruhig mehr Selbstvertrauen beweisen. Manchmal ist nämlich weniger mehr.

Auf einen Blick – für was ist es gut?

• Transparenz
• strukturiertes Arbeiten
• die Meeting-Zeit minimieren durch kurze Absprachen
• Austausch und Miteinander

[35]TOOL 2 – KANBAN

Was hat es damit auf sich? (Hintergrund)

Als Kanban (japanisch kan = Signal, ban = Karte) wird die japanische Variante der klassischen To-Do-Liste bezeichnet. Dazu werden Prozesse in Echtzeit kommuniziert und alle Aufgaben müssen völlig transparent sein. Das Ganze wird analog gestaltet mit einer Wand und bspw. Post-its, die den Prozess darstellen, oder digital mit Trello und Co. Die einzelnen Prozessschritte werden auf einem Kanban-Board visuell dargestellt, sodass sich die Teammitglieder jederzeit einen Überblick über den Status der Arbeitsschritte verschaffen können. Das ursprüngliche Kanban-System stammt von Taiichi Ōhno aus dem Jahr 1947, als dieser in der japanischen Toyota Motor Corporation, das System entwickelt hatte. Der Grund war die ungenügende Produktivität des Unternehmens im Vergleich zu amerikanischen Konkurrenten. Ōhno beschrieb die Idee so:

Abb. 7: Kanban

Es müsste doch möglich sein, den Materialfluss in der Produktion nach dem Supermarkt-Prinzip zu organisieren, das heißt, ein Verbraucher entnimmt aus dem Regal eine Ware bestimmter Spezifikation und Menge; die Lücke wird bemerkt und wieder aufgefüllt.

Taiichi Ōhno, zitiert nach Zäpfel, 2000

Gerade heute erfreut sich Kanban besonderer Beliebtheit, nicht zuletzt, weil das Tool agile Werte wie Zusammenarbeit, Effizienz, Transparenz und Austausch fördert. Inzwischen hat das Tool sogar »Schwestern« wie das Scrum Board/Scrumban – die Mischform von Scrum und Kanban. In diesem Buch werden wir der Einfachheit halber und weil wir alle selbstbestimmt sind, die Boards ganzheitlich betrachten und sehen, was wir daraus machen können.

[36]Wo findet das Kanban seine Anwendung?

Ziel der verschiedenen Kanban-Boards ist es, Projektabläufe oder allgemeine Prozesse transparent zu visualisieren in übersichtliche Prozessschritte mit einzelnen Einträgen der Teilnehmer zu ihrem Stand. Wie bei dem Tool Daily beschrieben, ist es mehr als sinnvoll, beide Tools zu kombinieren.

Daher findet das Kanban seine Anwendung überall, wo der Wunsch entsteht, Prozesse zu optimieren und eine effiziente Zusammenarbeit zu gestalten, wo am besten mehr Austausch stattfindet und das auch gefördert werden soll. Wichtig hierbei: Ob Entwicklung, Marketing, HR oder oder oder – Kanban steht dir gut! Denn solange es eine Aufgabe gibt oder ein gemeinsames Ziel, hat Kanban eine Verwendung und unterstützt es, die Zusammenarbeit fachlich und kulturell zu verbessern.

Wie setzt du es um?

Ganz wichtig, wie soll dein Kanban-Board aussehen? Es gibt unterschiedliche Wege. Viele gestalten das Kanban wie in Abbildung 7 nach To Do – Doing – Done oder Stories – To Do – In Progress – Test – Done. (Wir haben damals unseren Recruiting-Prozess abgebildet. Unser Board sieht wie folgt aus: Anfrage CV – Telefoninterview/Vorstellungstermin – Zusage/ Absage. Siehe Praxisbeispiel Scrum im Recruiting von GULP Information Services GmbH im Kapitel »Darüber reden«).

Aufpassen! Denn die Gestaltung des Boards ist wirklich nicht alles. Wenn du dir überlegst, ein Kanban-Board einzuführen, ist es unabdinglich, deine Mitarbeiter einzubeziehen. Daher geht es erst einmal darum, herauszufinden, wo der Schuh drückt.

#Rules

• Führe Interviews mit deinen Mitarbeiterinnen: Wie sehen sie die Zusammenarbeit? Was, denken sie, könnte besser laufen? Was sehen sie als eure Kernaufgabe? Was läuft dabei gut oder auch nicht? Was wäre aus ihrer Sicht ein idealer Prozess? etc.
• Dann fasst du Kernaufgaben, Prozesse und Wünsche, aber auch Erwartungen zusammen.
• Hieraus gestaltest du nun ein mögliches Board.
• Sobald das Board »erschaffen«, ist bedienst du dich der Methodik aus den Daily-Rules, um den Ablauf mit dem Board gepaart zu gestalten.

Worauf musst du achten?

Vor allem auf die Akzeptanz deiner Mitarbeiter. Alles Neue bedarf einer Umstellung. Das Board greift zu Anfang in [37]deren gewohnte Abläufe. Auch wird das Für-sich-Arbeiten durch gemeinsame Prozesse abgelöst. Zwar nicht gänzlich, aber es...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Geleitwort
• Einleitung
• Umdenken!
• Handeln! 20 Tools für deinen Führungsalltag
• Darüber reden!
• Fragen!
• Einfach machen!
• Literaturverzeichnis
• Sachverzeichnis
• Zur Autorin
• Zur Graphic Recorderin/Illustratorin