Project Canvas

Innovative Methoden für professionelles Projektmanagement

Rudy Kor, Jo Bos, Theo Tak

• Verlag: Schäffer-Poeschel
• Jahr: 2020
• eBook-ISBN:
  9783791050447
• Thema: Business
• Thema: Management

Ein neues Projekt wird gestartet: Das Thema reizt, das Team ist super, das Budget genehmigt. Doch bevor es richtig losgeht, müssen umfassende Pläne, riesige Excel-Tabellen und Reportingsysteme erstellt werden - bis aller Enthusiasmus verpufft ist. Wie lässt sich ein Projekt einfacher, schlanker und trotzdem zuverlässig und professionell steuern?Das Buch stellt mit dem Project Canvas eine ganzheitliche Methode vor, die die wesentlichen Bausteine des Projekts und die Einbeziehung des Teams in den Fokus nimmt - von der Visualisierung der Projektidee über die Organisation (Was? Wer? Wie? Bis wann? Womit?) und den Kreativprozess bis zum erfolgreichen Abschluss.Als Workbook konzipiert, bietet das Buch viele konkrete Praxisbeispiele und Vorlagen - auch zum Download aufmyBook+.

[15]1 Das Project Canvas unterstützt die Visualisierung der Idee

ZUERST ORDNEN WIR DAS PROJECT CANVAS IN DEN LEBENSZYKLUS VON PROJEKTEN EIN. DABEI GEHEN WIR AUF DEN AUFBAU DES CANVAS UND UNSERE INSPIRATIONSQUELLEN BEI DER KONZIPIERUNG DIESES INSTRUMENTS EIN. ZUM SCHLUSS BESCHÄFTIGEN WIR UNS KURZ MIT DEN WESENTLICHEN ASPEKTEN VON PROJEKTEN UND DEN UNTERSCHIEDEN ZWISCHEN PROJEKTARBEIT UND ANDEREN ARBEITSFORMEN.

[16]Es gibt eine ganze Menge Methoden, mit denen sich ein Projekt auf die Beine stellen lässt. Meist ist es nicht leicht, eindeutig anzugeben, wann ein Projekt anfängt. Es beginnt oft mit einer Idee oder einem Problem, dem eine oder mehrere Personen Aufmerksamkeit widmen. Manchmal gibt es bereits einen „Eigentümer“ einer Idee oder eines Problems, manchmal ist unklar, wer sich verantwortlich fühlt. Meist wird nebenbei mit der Arbeit begonnen, die nach und nach immer systematischer wird. Charakteristisch für den Beginn sind Improvisation sowie Versuch und Irrtum. Manchmal geht ein Projekt aus einer Strategiesitzung hervor, in der Zukunftschancen notiert wurden, die anschließend methodisch angegangen werden sollen.

Jedenfalls kommt irgendwann ein Punkt, an dem sich weitere Personen damit zu beschäftigen beginnen, an dem es auf die Tagesordnung der Managementbesprechung oder einer anderen Sitzung gesetzt wird. Im Stadium der unzusammenhängenden Notizen und E-Mails entsteht allmählich Verwirrung und es wird ein Hilfsmittel oder Dokument benötigt, womit sich die vorhandenen Ideen ordnen und konkretisieren lassen. In einigen Methoden wird dieses Stadium als Initialisierungsphase bezeichnet, in anderen als Pre-Project- oder Vorprojektphase. Bei manchen Organisationen formuliert der Initiator Ambitionen, Probleme oder das Ziel in einem „Managementauftrag“, bei anderen in einem „Projektmandat“ oder einer „Projektvereinbarung“. Manchmal geht es noch einfacher: In einem Gespräch wird einer Person der Auftrag erteilt, „eine Sache einmal gründlich zu untersuchen“ oder „einfach eine Lösung zu finden“. Was alle Varianten verbindet, ist die Aufgabengestaltung.

Gefragt ist ein schneller Weg zum Kern

Wir haben immer wieder festgestellt, dass Auftraggeber und Projektmanager Methoden benötigen, mit denen sie schnell zum Kern ihres Projekts gelangen und gemeinsam mit ihrem Projektteam einen attraktiven Text über ihr Projekt verfassen und verbreiten können. Wir beobachten, dass Auftraggeber immer häufiger kompakte Pläne verlangen, weil sie sich oft mit vielen weiteren Projekten beschäftigen müssen und daneben in ihrer Funktion als Vorgesetzte auch andere Probleme zu lösen haben. Mit dem Aufkommen agiler Ansätze sind zunehmend Kürze und Schnelligkeit gefragt. [17]Diverse Projektmanagementmethoden empfehlen detaillierte Schritte, die Projektleiter absolvieren können, wenn sie Projektpläne verfassen, die Projektorganisation aufbauen, Entscheidungsverfahren festlegen, Fortschrittsberichte bereitstellen, eine Risikoanalyse einbauen und die unterschiedlichsten Dokumente erstellen. Dies führt in der Regel zu vielen Texten, Tabellen und Schaubildern – kurz gesagt: zu einem großen Stapel Papier. Es dauert nicht lange und man sieht vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Außerdem wirkt das nicht gerade motivierend. Wir sind der Meinung: Das geht auch anders.

Deshalb entwickelten wir das Project Canvas. Es bietet Unterstützung bei der Veranschaulichung der Grundzüge und bei der Beurteilung, ob ein Projekt nötig, nützlich und umsetzbar ist. Es geht um die Grundzüge, weil auf Grundlage des Canvas eine Entscheidung des Auftraggebers über Abbruch oder Fortführung erforderlich ist. Wenn er sich entscheidet, das Projekt abzubrechen, wurde nicht viel unnötige Arbeit in Einzelheiten gesteckt. Möchte er das Projekt fortführen, bildet das ausgearbeitete Canvas eine gute Ausgangsbasis für die Erstellung des Projektvertrags, des Projektplans oder der für den offiziellen Projektstart verwendeten Unterlagen. In solchen Folgedokumenten wird das genaue Vorgehen im Projekt detailliert ausgearbeitet.

Fünf Kernfragen und 15 Elemente

Fünf Kernfragen bilden die Grundlage jedes Projekts und somit auch des Project Canvas. Die Fragen lauten: WAS, WER, WIE, WORIN und WOMIT? Mit der WAS-Frage wird auf den Hintergrund, das Problem oder die Herausforderung, die Ziele, das Ergebnis und die Abgrenzung abgezielt, die wir als Elemente aufgenommen haben. Bei WER geht es um Auftraggeber, Interessenträger und das Projektteam. Die WIE-Frage umfasst die Elemente Vorgehensweise, Risiken und Abhängigkeiten. Mit der Frage WORIN richten wir das Augenmerk auf den Rahmen (die Rahmenbedingungen) und die Qualität. Zum Schluss kommen die Elemente Zeit und Finanzen an die Reihe, wenn wir fragen: WOMIT?

Die Antworten auf diese fünf Kernfragen decken zusammen 15 Elemente ab, die in Kapitel 2 erläutert werden.

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ABBILDUNG 1.1 DAS PROJECT CANVAS

[19]Das Project Canvas unterstützt Projektleiter und Projektteam dabei, dem Auftraggeber, sich gegenseitig als Projektteammitgliedern sowie den Interessenträgern des Projekts die richtigen Fragen zu stellen. In Situationen, in denen das Team nicht weiß, wo es ansetzen soll, gibt das Canvas eine Richtung vor. Außerdem ist es ein praktisches visuelles Hilfsmittel bei der Ordnung und Präsentation der Ergebnisse von Gesprächen über Fragen darüber, was mit dem Projekt beabsichtigt wird und was zum Erreichen des Projektergebnisses zu geschehen hat.

Die eine ideale Vorgehensweise gibt es bei der Erstellung eines Canvas nicht, denn sie hängt, wie wir in Kapitel 3 aufzeigen, von den eigenen Präferenzen ab. Unseres Erachtens ist es am logischsten, in der Mitte bei Hintergrund, Problem, Ziele, Ergebnis und Abgrenzung zu beginnen. Die Erfahrung lehrt, dass manche Teams das Ganze lieber systematisch der Reihe nach durchgehen, während andere es bevorzugen, schnell die „Felder“ auszufüllen und sie danach weiter auszuarbeiten. Wieder andere beginnen einfach irgendwo auf der Grundlage von bereits Bekanntem und arbeiten sich kreuz und quer durch das Canvas.

SCHLÜSSELBEGRIFFE

Interaktion, Co-Kreation, Visualisierung, Kreativität, Motivation, gemeinsame Sprache, Proaktivität, offener Dialog, Eigentum, kohärentes Bild

Inspirationsquellen: das Business Model Canvas und das Program Canvas

Wir haben das Canvas als Management-Hilfsmittel nicht erfunden. Osterwalder und Pigneur beschreiben in Business Model Generation: Ein Handbuch für Visionäre, Spielveränderer und Herausforderer das betreffende Modell. Dieses „Canvas“ entwickelte sich zu einem international anerkannten Managementmodell. Business Model Canvas erwies sich als effektive und originelle Methode für das Nachdenken über Geschäftsmodelle mit Beteiligten. Es erfordert einen offenen Dialog und liefert nach Interaktion ein gemeinsames kohärentes Bild eines Geschäftsmodells. (Das Business Model Canvas ist in Abbildung 1.2 dargestellt.)

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ABBILDUNG 1.2 DAS BUSINESS MODEL CANVAS

Das Buch von Osterwalder u. a. bietet Unterstützung bei der Wahl einer Strategie für die eigene Organisation. Die Methode stellt auch eine gemeinsame Sprache und ein visuelles Hilfsmittel für das Verständnis, die Entwicklung, die Beurteilung und die Erneuerung von Strategien bereit. Diese Arbeitsmethode steckte vor einigen Jahren noch in den Kinderschuhen, kommt aber heute weltweit zunehmend in Organisationen zum Einsatz.

Anfang 2016 erschien das Buch Program Canvas der Autoren van der Tak, Prevaas und Cremer. Dieses Buch war für uns bei der Entwicklung des Project Canvas eine Inspirationsquelle, weil es auf Grundlage ähnlicher Überlegungen entstand. Projekte sind etwas anderes als Programme und deshalb verwenden wir im Project Canvas Elemente, die sich von denen des Program Canvas unterscheiden. (Das Program Canvas ist in Abbildung 1.3 dargestellt.)

[21]

ABBILDUNG 1.3 DAS PROGRAM CANVAS

Das Project Canvas geht dem Projektvertrag voraus

Das erste offizielle Dokument, mit dem der Auftraggeber grünes Licht für das Projekt gibt, bezeichnen wir als Projektvertrag. Synonyme dafür sind die Bezeichnungen Projektplan und Projektleitdokumentation. Wenn man nicht aufpasst, ist schon vieles festgelegt, bevor ein Projektvertrag erstellt werden kann. Dies lädt nicht zu einem guten Gespräch ein. Oft wurde auch schon viel Arbeit geleistet, obwohl in den Grundzügen noch keine Klarheit über Nutzen und Notwendigkeit des Projektvorhabens besteht. Außerdem haben wir festgestellt, dass manche Arten der Aufzeichnung [22]nicht gerade zum Dialog einladen: Mit visuellen Mitteln des Project Canvas gelingt das viel besser: Es ist kompakt, übersichtlich, visuell wirksam und Produkt eines interaktiven Prozesses. Übrigens kann es auch Bestandteil eines Projektvertrags sein und z. B. als dessen Zusammenfassung dienen.

ABBILDUNG 1.4 EINORDNUNG DES PROJECT CANVAS

[23]Was folgt auf ein genehmigtes Canvas?

Wenn der Auftraggeber mit dem Canvas einverstanden ist, kann der Projektvertrag erstellt werden. Darin werden die Themenbereiche weiter und detaillierter ausgearbeitet. Auch der Business Case, der manchmal Teil des Projektvertrags ist, kann beschrieben werden, denn dafür bietet das Canvas eine Grundlage. Im Business Case wird die (finanzielle) Existenzberechtigung oder die geschäftliche Rechtfertigung des Projekts verdeutlicht. Es wird z. B. auf folgende Faktoren eingegangen: die finanziellen Ziele, die Amortisationszeit, das erwartete Marktwachstum, Schätzungen zur Kostenentwicklung und die Konsequenzen der für die Nutzung und Verwaltung des zu liefernden Projektergebnisses erwarteten Kosten. Der Business Case wird bei jedem Phasenübergang sowie bei anderen wichtigen Entscheidungen innerhalb einer Phase wieder herangezogen, um zu prüfen, ob eine Fortführung des Projekts sinnvoll ist. Die Themen Projektvertrag, Projektplan, Projektleitdokumentation und Business Case werden im vorliegenden Buch nicht weiter behandelt, denn dazu sind bereits viele Bücher erschienen.

Projekte erfordern ein anderes Vorgehen als Routineabläufe und Improvisationen

Der Begriff „Projekt“ ist nun schon häufig gefallen. Obwohl schon seit sehr langer Zeit Projekte durchgeführt werden, herrscht bei diesem Begriff in der täglichen Praxis noch immer eine gewisse Sprachverwirrung. Lassen Sie uns deshalb die wesentlichen Aspekte des Projektansatzes als Arbeitsmethode kurz im Überblick darstellen.

Es ist wichtig, dass sich die Beteiligten bewusst machen, wie sie an eine Aufgabe herangehen möchten, damit sie die Steuerungsmethode darauf abstimmen können. Routine und Improvisation sind die beiden Pole einer Skala von Arbeitsformen, mit denen eine Frage oder eine Aufgabe in Angriff genommen werden kann (siehe Abbildung 1.5). Kurz gesagt: Bei dem einen Pol (Improvisation) haben die Beteiligen noch keine Vorstellung vom zu liefernden Ergebnis und der dafür erforderlichen Arbeit. Beim anderen Pol (Routine) sind diese beiden Variablen sogar schon vor Auftragsbeginn bekannt.

[24]EIN PROJEKT IST EINE ZEITLICH BEGRENZTE FORM

DER ZUSAMMENARBEIT, DIE AUF DIE ERZIELUNG

EINES EINMALIGEN ERGEBNISSES AUSGERICHTET IST,

DAS ZUM ERREICHEN BESTIMMTER ZIELE BEITRÄGT.

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ABBILDUNG 1.5 VERSCHIEDENE HERANGEHENSWEISEN AN EINE AUFGABE

Unter Improvisation verstehen wir einen natürlichen, nicht oder kaum von einer zentralen Stelle zu beeinflussenden Vorgang. Beispiele für Tätigkeiten dieser Art sind: Verhandeln, Erfinden, Eingreifen in Notfällen und Soforthilfe bei Störungen. Bei Aufgaben dieser Art ist im Voraus nicht bekannt, welches Ergebnis oder Produkt erzielt werden wird. Außerdem lässt sich nicht im Vorfeld darlegen, welche Tätigkeiten ausgeführt werden müssen und wer wann zur Erledigung dieser Arbeit benötigt wird, geschweige denn, welche Kosten damit verbunden sein werden. Der Vorteil dieser Arbeitsmethode ist ihre Flexibilität. Improvisieren oder Experimentieren verlangen Toleranz gegenüber Fehlern und Misserfolgen. Solche Herangehensweisen könne...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Einführung
• 1 Das Project Canvas unterstützt die Visualisierung der Idee
• 2 Die 15 Elemente des Project Canvas
• 3 Der Prozess der Gestaltung eines Project Canvas
• 4 Die 4 Projektmanagement-Themen
• 5 Vergleich dreier Methoden mit dem Project Canvas
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