[8]1.1 Projektabgrenzung und Projekt-Kick-off
Jedes Projekt besteht aus einem Bündel von Ideen, Vorschlägen und Vorstellungen. Es sind zwar in sich geschlossene, große Themenstellungen, die aber nicht im Rahmen der üblichen Aufbau- und Ablauforganisation behandelt werden. Auf Routinen lässt sich daher nicht oder nur sehr selten zurückgreifen. Aus diesem Grund ist bereits beim Formulieren der ersten Ideen und beim Planen entsprechende Professionalität erforderlich. Mit der Projektabgrenzung1 werden die ersten Skizzen für ein Projekt dargestellt. Es geht um eine zumindest grobe Vorstellung von Größen wie Ziel, Nutzen, Inhalt, Vorgehen, Methodik, Schnittstellen, Organisation und Ressourcen. Damit liegt eine projektspezifische Orientierung vor, auf deren Grundlage ein Projektauftrag erarbeitet werden kann. Die Projektabgrenzung ist kein Kreativitätshemmnis, sondern sie schafft erst die Voraussetzung dafür, dass zielgerichtet Ideen diskutiert, konkrete Vorschläge entwickelt und Entscheidungen getroffen werden können.
In der Praxis erfüllt die Projektabgrenzung die Funktion einer Leitplanke für ein Projekt. Sie zeigt das Selbstverständnis auf und gibt Klarheit, was innerhalb liegt, aber auch, was ausgeschlossen werden kann. Erfahrungsgemäß ist die negative Abgrenzung viel schwieriger, führt aber zu deutlich mehr Transparenz. Projektabgrenzungen müssen klar und verständlich geschrieben sein. Zu vermeiden sind Allgemeinplätze, Anglizismen oder Fremdwörter. Verständlichkeit ist eine wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung. Dazu gehört auch, dass alle Aussagen präzise, ihrem Gehalt nach realisierbar und überprüfbar formuliert sein müssen. Im Minimum sollten Ausgangslage und Zielvorstellungen klar sein. Bewährt hat sich auch, die Frage nach den Voraussetzungen für einen Misserfolg des Projekts zu stellen.
In den Prozess der Projektabgrenzung sollten alle Entscheidungsträger und Meinungsbildner eingebunden sein. Das Resultat ist schriftlich zu dokumentieren. Am Anfang können etwa mit allen relevanten Personen Einzelinterviews geführt und deren Ergebnisse anonymisiert auf einem Blatt zusammengefasst werden. Anschließend werden die Ergebnisse in einem gemeinsamen Workshop diskutiert und festgehalten. Dies führt zu einem Abgleich der Meinungen und auch zu einer gemeinsamen Sicht. Damit ist klar, wo die leitenden Vorstellungen liegen und wie die Entscheidungsträger denken. Auch dient dies als Schutz für die Umsetzer, weil niemand im Nachhinein ein Projekt hintertreiben oder mikropolitisch aktiv werden kann: Alle Entscheidungsträger waren im Prozess dabei und mussten klar und deutlich die eigene Meinung darstellen.
[9]Projektabgrenzung und Projektleitplanken: Werkzeug
[10]Projektabgrenzung und Projektleitplanken: Beispiel Bauwirtschaft
Mit der Projektabgrenzung wird ein erster Schritt in das Projekt gesetzt und somit methodisch ein roter Faden aufgenommen. Genau dies spiegelt der Spruch: »Sage mir, wie dein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet.«
Üblicherweise startet ein Projekt mit einer Kick-off-Veranstaltung.2 Diese Sitzung ist der offizielle Auslöser jeder Projektinitiative. Alle Personen, die einen wesentlichen Beitrag leisten, nehmen teil. Vorgestellt werden Projektabgrenzung, Beteiligte, Ablauf und Organisatorisches. Wenn bereits ein Projektauftrag vorliegt, dann kann anhand dieser Logik der Projekt-Kick-off organisiert werden. Oftmals dient aber dieser Kick-off genau dem Zweck, einen Projektauftrag quasi auszulösen und nur die groben Eckpunkte darzustellen. Ziel des Kick-offs ist neben der Information auch der Konsens zum Vorgehen und zu den Zielen des Projekts. Die Mannschaft wird auf das Projekt »eingeschworen« und verpflichtet sich auf die Inhalte und das Vorgehen.
Der Kick-off ist eine der wichtigsten Veranstaltungen im Projekt, weil dort das Projekt zum ersten Mal offiziell und öffentlich präsentiert wird. Eine entsprechende Organisation, Durchführung und Dokumentation des Kick-offs schafft einen professionellen ersten Eindruck von dem Projekt und hat daher eine enorme psychologische Wirkung. Zudem muss am Ende des Kick-offs klar sein, dass alle anwesenden Personen den vorgestellten Inhalten [11]und dem methodischen Ablauf des Projekts zustimmen. Dies ist offiziell im Protokoll zu vermerken. Damit wird ausgeschlossen, dass in späteren Phasen jemand ausschert und Inhalte bzw. Vorgehen torpediert. Neben seiner inhaltlichen und methodischen Bedeutung ist der Projekt-Kick-off natürlich eine politische Veranstaltung, weil hier die Verbindlichkeit des Projekts klar zum Ausdruck kommt.
Beim Projekt-Kick-off sollte die Frage der Projektdokumentation besprochen bzw. geklärt sein. Hier darf nichts dem Zufall überlassen bleiben, weil Projekte üblicherweise nicht auf Routinen zurückgreifen können. Bewährt hat sich das Führen eines Projekthandbuchs, in dem die wichtigsten Informationen zu den Inhalten, zum Vorgehen und zu den organisatorischen Belangen zusammengefasst sind. Das Projekthandbuch liegt schon beim Projektstart vor und wird im Projektsekretariat verwaltet und gepflegt. In ihm sind Hintergrundinformationen, vorhandene Materialien, Projektziele, Teilziele, Aufgabenpakete, Termine, Gremien, Verantwortlichkeiten und Ressourcen zusammengefasst. Die wichtigsten Personen im Projekt – Kunde, Auftraggeber, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Stakeholder – sind erfasst, und die entsprechenden Angaben werden laufend aktualisiert. Zusätzlich sind deren Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten angegeben und das Reporting bezüglich der Projektgremien dargestellt. Das Handbuch sollte für die Projektmitarbeiter zugängl...
