Projektmanagement Checkbook - inkl. Arbeitshilfen online

René Sutorius

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2017
• Auflage: 2
• eBook-ISBN:
  9783648096703
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Unklare Vorgaben, enge Zeitpläne und knappe Budgets bestimmen den Alltag des Projektmanagements. Dieses Checkbook hilft Ihnen als Projektmanager in jeder Situation, Ihr Projekt mit Erfolg zu steuern. Zahlreiche Checklisten für jeden einzelnen Projektschritt und viele Praxistipps geben Ihnen wertvolle Hilfen, die Sie sofort bei der täglichen Arbeit einsetzen können.Inhalte: - Praxistipps für weniger Stress: So handeln Sie am effektivsten- Projektvorbereitung und Projektplanung: die Grundlage für den Erfolg schaffen- Pro-aktive Projektsteuerung für reibungslose Abläufe- Setzen Sie Standards: Projektcontrolling und Qualitätsmanagement- Den Erfolg sichern: gelungene Übergabe, Einführung und AbnahmeArbeitshilfen online: - Alle Checklisten- Formulare und Vorlagen- Excel-Arbeitshilfen

1 Projektvorbereitung: Das müssen Sie im Vorfeld klären

Sie haben den Auftrag erhalten, ein Projekt zu leiten. Oft bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber nicht mehr als eine grobe Zielrichtung in der Art: „Führen Sie eine neue Vertriebssteuerung in unserer Firma ein”. Zu dieser groben Zieldefinition kommt meistens noch eine sehr genaue Zeitvorstellung: „In sechs Monaten müssen Sie fertig sein” – und schließlich noch eine gehörige Portion Vertrauen: Immerhin vertraut Ihnen Ihr Auftraggeber für die Umsetzung des Projekts ein Budget und wahrscheinlich auch Personal an. Als Projektleiter sind Sie ab sofort für Ihr Projekt verantwortlich; es ist Ihr „Baby”. Jetzt liegt es an Ihnen, die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge zu unternehmen.

Das Ziel der Projektvorbereitung ist die Genehmigung und Freigabe durch den Auftraggeber. Bei internen Projekten kann dies eine formlose Freigabe durch den Vorgesetzten oder eine förmliche Freigabe durch ein Projektsteuerungsgremium sein. Bei externen Projekten ist dies in der Regel die Beauftragung durch den Kunden.[5]

Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie einiges erarbeiten, bevor das eigentliche Projekt startet:

• die Hintergründe für die Projektidee beleuchten
• die Ausgangssituation analysieren
• mögliche Risiken identifizieren und Maßnahmen zu deren Minimierung einleiten
• gemeinsam mit dem Auftraggeber die Ziele definieren
• eine erste grobe Phasenplanung erstellen
• eine Projektorganisation aufsetzen
• einen ersten Schätzwert der Projektkosten ermitteln und die Finanzierung sicherstellen

Woran Sie in dieser häufig auch „Projekt-Setup” genannten Phase denken müssen, zeigt Ihnen die folgende Checkliste. Lassen Sie sich von den für Sie vielleicht noch unbekannten Begriffen nicht irritieren; in den folgenden Kapiteln gehe ich auf die Bezeichnungen im Detail ein.

Checkliste Projektvorbereitung

Kennen Sie die Ziele des Projekts und sind diese mit den Stakeholdern abgestimmt?
Haben Sie die Ausgangssituation analysiert und bewertet?
Haben Sie eine Projektumfeldanalyse durchgeführt und Maßnahmen definiert?
Haben Sie die Maßnahmen aus der Projektumfeldanalyse umgesetzt?
Haben Sie einen Phasenplan erstellt und mit den Stakeholdern diskutiert?
Liegt eine erste grobe Aufwands- und Kostenschätzung vor?
Haben Sie die Projektorganisation definiert und mit den Stakeholdern abgestimmt?
Sind alle Projektteilnehmer eingeplant und verfügbar?
Ist die Art der Finanzierung des Projekts definiert und mit den Sponsoren abgestimmt?
Haben Sie definiert, wer die zur Freigabe Ihres Projektvorgehens wesentlichen Stakeholder sind?
Haben Sie die Freigabe für Budget, Ressourcen und Termine durch Ihren Auftraggeber erhalten?	[6]

Alle hier aufgelisteten Schritte sind nötig, um einen Projektantrag (Muster siehe Anhang und auf Arbeitshilfen Online) erstellen und um schließlich den letzten Punkt der Checkliste abhaken zu können: Die Freigabe durch den Auftraggeber.

Haben Sie bereits eine grobe Vorstellung von der Zielsetzung? Dann würden Sie jetzt vermutlich am liebsten sofort loslegen und auf die Ziele hinarbeiten. Oft drängt Sie auch Ihr Auftraggeber, schnell mit der Arbeit zu beginnen, um keine Zeit zu verlieren – die Ziele seien doch sowieso schon klar.

Doch handeln Sie nicht übereilt: Die Vorbereitung ist genau der richtige Zeitpunkt, um schon von Anfang an Ruhe in das Projekt zu bringen. Um Erfolg zu haben, müssen Sie sich eine Strategie für die Projektumsetzung zurechtlegen. Diese Strategie beschreibt Ihren Weg, bestehend aus einzelnen Aktivitäten im Verlauf Ihres Projekts. Und zu einem Weg gehört neben der Zieldefinition ein klar definierter Startpunkt.

1.1 Ihr Startpunkt: Wie sieht die Ausgangssituation aus?

Einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten ist eine unzureichende Analyse der Ausgangssituation. Es ist nun mal ein Unterschied, ob Sie von Hamburg nach Berlin reisen wollen oder von New York nach Berlin. Bei gleichem Ziel werden Sie sich aufgrund der verschiedenen Startpunkte unterschiedlich vorbereiten, unterschiedliche Wege und (Transport-)Mittel wählen und sich unterschiedlich ausrüsten: Denken Sie nur an Ihre Schwimmweste, die an Bord eines Schiffes essenziell ist, die Sie bei einer reinen Autofahrt aber nur behindert. Das macht die Analyse Ihrer Ausgangssituation so wichtig.[7]

Ihr Ziel ist es, herauszufinden, in welchem Umfeld Ihr Projekt beginnt und wer oder was Ihr Projekt beeinflussen kann. Um diese Kenntnisse zu erlangen, müssen Ihnen die Hintergründe des Projekts klar werden. Bringen Sie also in Erfahrung, wie Ihr Projekt sich in Ihre Organisation einbettet und welche Einflüsse es zu berücksichtigen gilt.

Nach der Analyse der Ausgangssituation sollten Sie in der Lage sein, folgende Fragen mit „Ja” zu beantworten:

Checkliste Startpunkt

Kennen Sie die Projektmotivation? („Warum wird das Projekt durchgeführt?”)
Kennen Sie das Umfeld, in dem das Projekt läuft? („Welche Einflüsse wirken auf das Projekt?”)
Kennen Sie die Stakeholder des Projekts? („W...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Vorwort
• 1   Projektvorbereitung: Das müssen Sie im Vorfeld klären
• 2   Projektplanung: eine solide Grundlage für den Erfolg
• 3   Für einen reibungslosen Ablauf: pro-aktive Projektsteuerung
• 4   Projektcontrolling: auf interne und externe Einflüsse achten
• 5   Ergebnisse prüfen: das Qualitätsmanagement
• 6   Übergabe, Einführung und Abnahme als Maß für den Erfolg
• 7   Endlich am Ziel! – der Projektabschluss
• 8   Erfolgsfaktoren: So handeln Sie am effektivsten
• Anhang
• Der Autor
• Stichwortverzeichnis
• Arbeitshilfen online