workhacks

Sechs Angriffe auf eingefahrene Arbeitsabläufe

Lydia Schültken, Michael Tomoff, Patrick Baumann, Céline Iding, Stefan Decker, Rainer Kruschwitz, Markus Mathar

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2017
• eBook-ISBN:
  9783648104255
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Ein workhack ist eine erprobte, minimalinvasive Regel oder Methode, um die bestehenden Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern sowie eingefahrene Routinen aufzubrechen: agil, selbstbestimmt und nachhaltig. So entfalten sie mehr Wirkung als jedes verordnete Change-Programm. Workhacks werden sofort eingesetzt, jetzt, heute!Dieses Buch stellt die "Mechanik" von workhacks vor: in Form von sechs Geschichten, die jeweils einen speziellen workhack präsentieren.Inhalte: - Besser arbeiten mit workhacks- So gestalten Sie Teamwork effektiver- Sechs workhacks in Form von Geschichten: Fokuszeit, Slack Time, Timeboxing, Retrospektive, Y-Talk, Stärkenfokus- Konkrete Anregungen für die Praxis

1 Workhack Fokuszeit

von Stefan Decker

1.1 Kurzgeschichte: Zeitinseln für konzentriertes Arbeiten

Das Meeting

„Komm schon, komm schon, komm schon.” Carls Uhr zeigte 10:58 Uhr, er war mal wieder spät dran. Wieso musste dieser verdammte Drucker nur so unglaublich langsam sein? Eilig riss er den Report der letzten zwei Wochen aus dem Druckerschacht und sprintete Richtung Meetingraum. Gerade noch rechtzeitig stürzte er durch die Tür und steuerte auf einen der letzten freien Plätze zu. Der Rest der Vertriebsabteilung war schon da, aber niemand beachtete ihn. Alle blätterten nervös durch ihre Berichte oder starrten gedankenverloren an die Decke. Wie schon in den letzten Abteilungsmeetings war die Stimmung spürbar angespannt.

„Mein Morgen war bisher nicht sehr erbaulich, ich hoffe für Sie, dass Sie auf Ihren netten Zettelchen etwas stehen haben, das meine Stimmung hebt. Herr Bergmann, fangen Sie doch bitte an.” Carl spürte, wie seine Hände feucht wurden. Was er da in den Händen hielt, war zwar nichts, was dem Vertriebsleiter Kappel den Morgen endgültig versauen würde, hatte aber auch nicht gerade das Potenzial, ihm Freudentränen in die Augen zu treiben. Er war knapp an seiner Zielvorgabe vorbeigeschrammt, wie schon so oft in den letzten Monaten. Bemüht sachlich trug er seine Verkaufszahlen und wichtigen Neuigkeiten vor. Die meisten im Raum guckten beschämt auf ihre Unterlagen, er spürte aber auch einige mitleidige Blicke. „Na gut, nächster Versuch. Herr Gerber, bringen Sie mich zum Lächeln.”[34]

Wenn Carl mit etwas nicht klarkam, dann war das Enttäuschung. Einen Anschiss konnte er ganz gut verdauen, er hatte lange genug in einem Callcenter als Klinkenputzer gearbeitet, um mit Missbilligung und sogar kreativen Beleidigungen umzugehen. Aber dieser enttäuschte Blick von Herrn Kappel erzeugte bei ihm einen Kloß im Hals. Er hatte ihn im letzten Jahr viel zu oft geerntet und das war er nicht gewohnt. Seit er vor sieben Jahren bei der Krageltec GmbH als ambitionierter Neuling eingestiegen war, hatte er den Ruf, Kühlschränke am Nordpol verkaufen zu können.

Doch in den letzten Monaten hatte sich die Lage geändert. Wo er vorher noch mit seinem Charme und Verkaufstalent punkten und auch größere Bestellungen schneller eintüten konnte als jeder andere, wurde er jetzt immer häufiger vertröstet. „Wir holen uns noch ein paar andere Angebote rein und kommen dann auf Sie zurück” war einer dieser Sätze, die ihm schlaflose Nächte bereiteten.[35]

Das Schlimme war, dass er die Kunden verstehen konnte. Die Nachbauten aus China, anfangs wegen ihrer mangelhaften Qualität firmenintern noch als Einwegkragel verspottet, standen aber mittlerweile den echten Krageln in puncto Langlebigkeit und Verarbeitung nicht mehr viel nach. Und das zu einem deutlich niedrigeren Preis.

Was die Qualität anging, war Krageltec zwar immer noch unangefochtener Spitzenreiter. Das war den meisten Kunden den Aufpreis aber nicht wert. Lediglich in Einsatzgebieten, bei denen es um allerhöchste Präzision und Belastbarkeit ging, hatten sie weiterhin nichts zu befürchten. Ein solcher Bereich war das neue, unter Maschinenbauern extrem gehypte Segment der Hubdremel-Maschinen. Dass Krageltec hier noch nicht Fuß gefasst hatte, lag schlicht und einfach daran, dass in der Vertriebsabteilung niemand eine Ahnung hatte, wie diese Maschinen funktionierten, welche Bedürfnisse die entsprechenden Hersteller hatten und deshalb nicht klar war, wie ein Angebot erstellt werden könnte. Karsten, ein alter Schulfreund von Carl, der in der Entwicklung arbeitete, hatte ihn vor einer Woche abends bei einem Bier auf diese große Marktchance hingewiesen.

„Die nutzen aktuell noch selbstproduzierte Teile, die laufend den Geist aufgeben. Mit etwas Pech fliegt denen dabei der komplette Hubdremel um die Ohren”, verkündete Karsten wild gestikulierend.

„Könnten die unsere Kragel denn so, wie sie sind, benutzen?”[36]

„Nee, aber viel müssten wir nicht ändern. Die Kammern etwas kleiner, das Gasgemisch ein wenig abgerundet und schon passt das Ding wie angegossen. Dafür müssen wir nicht mal groß die Produktion umstellen. So einen Prototypen baue ich dir in der Mittagspause zusammen. Und ich muss dir wohl nicht erzählen, dass die Hubdremel-Nachfrage gerade durch die Decke geht, vor allem jetzt, wo die Elektroautos anfangen, sich wie geschnitten Brot zu verkaufen.”

Carl wurde durch ein lautes Rumsen aus seinen Gedanken gerissen. Herr Kappel hatte gerade einen imaginären Telefonhörer auf den Tisch geknallt und polterte:

„Die Telefone stehen nicht als Deko auf Ihrem Tisch, sondern, um damit Kunden anzurufen. Haben Sie eine Ahnung, wie ich nachher im Leitungsmeeting dastehe, wenn ich diese saumäßigen Zahlen präsentieren muss?”

So unerfreulich ging es noch eine Weile weiter. Die meisten Anwesenden waren merklich in ihrem Stuhl nach unten gerutscht und fixierten angestrengt einen Punkt irgendwo vor ihnen auf dem Tisch. Als vor ein paar Monaten die Zahlen in den Keller gerutscht waren, machten noch einige den Fehler, mehr oder weniger berechtigte Gründe wie die starke Konkurrenz oder die Marktsättigung anzuführen. Mittlerweile hatten aber alle gelernt, dass es besser war, die Schimpftiraden auszusitzen und den Kopf so weit wie möglich einzuziehen. Ironischerweise guckte Herr Kappel nach solchen Entgleisungen selbst immer etwas wie ein geprügelter Hund. Vielleicht wusste er unbewusst, dass das Problem nicht in der Faulheit der Mitarbeiter lag und durch Rumbrüllen kein einziger Kragel mehr verkauft werden würde.[37]

Die Zahlen der anderen waren zwar größtenteils auch durchwachsen gewesen, aber Carl hatte weiterhin große Ambitionen und konnte sich mit der Rolle des Versagers beim besten Willen nicht abfinden. Während die anderen bedrückt schweigend den Meetingraum verließen, nutzte Carl Herrn Kappels Moment der Reue. „Herr Kappel, haben Sie einen Moment?”

„Wenn es sein muss”, entgegnete dieser leicht erschöpft, während er seine Unterlagen zusammensuchte. „Ich habe eine Idee, wie wir die Verkaufszahlen wieder ankurbeln können.”

Kappel blickte ihn ungläubig über den Rand seiner Brille hinweg an. In vorher sorgsam zurechtgelegten Sätzen trug Carl seinen Einfall vor, Hubdremel-Hersteller als Kunden zu gewinnen. Kappel wirkte zwar immer noch ungläubig, aber sein Interesse war eindeutig geweckt.

„Ich weiß nicht, ob das wirklich funktionieren kann. Sicher, der Markt ist interessant, aber ich weiß nicht mal, ob wir das intern bewerkstelligt kriegen. Legen Sie mir mal ein Konzept vor und dann können wir das Ganze mit der Entwicklung und Produktion abklären.”

Carl fühlte, wie sein Herz einen Sprung vor Glück machte. Er war wieder auf die Gewinnerspur zurückgekehrt. Naja, noch nicht ganz, aber zumindest war er wieder im Rennen. „Lassen Sie mir aber deshalb nicht die Verkaufszahlen für diesen Monat in den Keller gehen, so einen Murks wie heute möchte ich von ihnen nicht noch mal zu hören kriegen”, fügte Kappel mit Nachdruck hinzu.[38]

Als er wieder an seinem Platz saß, spürte er, wie die anfängliche Euphorie einem Gefühl der Panik wich. Der zweite Satz war wie eine kalte Dusche gewesen und hatte Carl auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt. Wie sollte er das schaffen? Seine Verkaufszahlen verbessern und gleichzeitig ein ambitioniertes Projekt vorantreiben? Was soll’s, mit 100 % kommt man eben nicht weit. Er wollte es Kappel zeigen, und wenn das 120 % bedeutete, dann war er bereit, diese zu geben. Aber wieso geriet er beim Gedanken an die anstehenden Aufgaben in Panik? Tatsächlich gab es nicht nur einen Grund, sondern gleich drei: seine Frau Sibylle und die beiden gemeinsamen Kinder Marina und Johann. Mal ganz abgesehen davon, dass zu Hause sein Anteil an der Hausarbeit wartete, wären seine Kinder enttäuscht, wenn er das gemeinsame Abendessen für ein paar Wochen sausen lassen würde. Und auch seine Frau hatte wieder zu arbeiten angefangen und deshalb alle Hände voll zu tun.

„Kannst du in den nächsten Wochen vielleicht auch an meinen Tagen die Kinder aus dem Kindergarten abholen?”, fragte er Sibylle betont beiläufig, nachdem sie die Kinder ins Bett gebracht hatten. „Ich habe gerade die Rettung der Abteilung auferlegt bekommen.”

„Geht es um das Projekt, mit dem du mir seit Wochen in den Ohren liegst?” Er nickte. „Du hast Glück, bei uns ist es gerade relativ ruhig und ich bin flexibel. Dafür bist du dann aber bis auf Weiteres mit Geschirrdienst dran.” Wie um sie zu ärgern, gab er ihr einen extra feuchten Kuss auf die Wange. „Abgemacht! Du bist die Beste, danke.” Lachend schob sie ihn von sich und wischte sich die Wange ab.[39]

Tag 1: Ein Start mit Hindernissen

Schon auf dem Weg zur Arbeit spürte Carl eine Euphorie wie lange nicht mehr. Nun, da Sibylle ihm den Rücken freihielt, stand dem Ganzen nichts mehr im Weg und er fühlte sich wie ein Agent auf der Mission, die Welt zu retten. Er war einer der ersten in der Abteilung, nur Ines, seine Lieblingskollegin und Julius, der Vertriebspraktikant, saßen schon auf ihren Plätzen und blickten gedankenverloren auf, als sie ihn durch die Tür reinkommen sahen. Nach einer knappen Begrüßung machte er sich an die Arbeit. Er hatte ein Meeting um 9:30 Uhr wegen der neuen Verkaufspräsentationen, dann ein Kundentelefonat um 11:00 Uhr und weitere Meetings um 15:00 Uhr und 16:00 Uhr. Jetzt war es 8:05 Uhr. Er hatte also noch fast anderthalb Stunden, um am Konzept für die Hubdremel zu arbeiten. Allerdings musste er auch noch zwei Angebote fertigmachen. Das würde er dann wohl irgendwie dazwischenschieben. Es gab keine Zeit zu verlieren. Gerade als er angefangen hatte, die To-do-Liste für das Hubdremel-Konzept zu erstellen, klingelte das Telefon. Es war ein Kunde mit Rückfragen zu einem Angebot, das er ihm gestern zugeschickt hatte. Als Carl den Hörer auflegte, zeigte seine Uhr 8:42. Er wollte sich gerade wieder seiner Liste widmen, da stand Ines vor ihm. „Hast du kurz Zeit? Ich habe ein paar Vorschläge für unser Meeting um 9:30 Uhr vorbereitet. Wäre super, wenn du da mal mit mir drüber schauen könntest.” Natürlich hatte er kurz Zeit. Für Ines immer. Sie hatte ihn schon so oft in schwierigen Situationen unterstützt und deshalb mehr als einen gut bei ihm. Außerdem fühlte er sich immer etwas geehrt, wenn seine Meinung eingeholt wurde. „Klar, ich komme sofort”, sagte er, merkte aber gleichzeitig wie sein Stresspegel merklich anstieg.[40]

Ines’ Verbesserungsvorschläge waren teilweise wirklich gut, so richtig konnte sich Carl allerdings nicht konzentrieren, da er in Gedanken beim Hubdremel-Konzept war. Als sie durch waren, hatte sich die Abteilung bereits fast komplett gefüllt. „Dafür lade ich dich auf einen Kaffee ein”, sagte Ines scherzhaft. 9:14 Uhr. Jetzt lohnte es sich sowieso nicht mehr, irgendwas anzufangen.

Das Meeting zog sich wie Kaugummi und er schaffte es gerade rechtzeitig für das Kundentelefonat zurück an seinen Schreibtisch. Der Kunde setzte ihn ganz schön unter Druck und er musste alle Register ziehen, um ihn davon zu überzeugen, dass die chinesischen Kragel in keinster Weise eine adäquate Alternative zu den Qualitätskrageln von Krageltec waren. Nach dem Telefonat war er regelrecht geschafft, fühlte sich aber auch gut, da es ihm gelungen war, den Kunden von der Bestellung von immerhin 100 Krageln zu überzeugen. Seine Kollegen brachen bereits in kleinen Grüppchen zum Mittagessen in die Kantine auf und auch er merkte, wie sein Magen knurrte. Immerhin hatte er heute besonders früh gefrühstückt. Also schloss er sich Ines und ein paar anderen Kollegen an und marschierte mit ihnen Richtung Hauptgebäude.[41]

Einen Teller zerkochte Käsemakkaroni mit Tomatensoße und einen Fertigpudding später saß er wieder auf seinem Platz. 13:04 Uhr, er hatte also noch fast zwei Stunden, um sich den Hubdremeln zu widmen. Dann fielen ihm die Angebote ein. Verdammt! Damit konnte er das Hubdremel-Projekt für heute vergessen.

Er klickte auf den Senden-Button seines E-Mail-Programms und ließ sich erschöpft in den Bürostuhl sinken. Es war bereits 18:35 Uhr und er musste sich beeilen, wenn er es noch rechtzeitig zum Abendessen mit Sibylle und den Kindern schaffen wollte. Er warf einen letzten Blick auf die To-do-Liste mit der Überschrift „Hubdremel-Konzept”. Bis auf ein wenig schwarzes und blaues Gekrakel, das Carl beim Ausprobieren verschiedener Kulis hinterlassen hatte, war sie noch komplett leer.

Tag 8: Tagsüber Vertrieb, abends Hubdremel

Die letzten Tage waren der reine Horror gewesen. Jedes Mal, wenn er anfangen wollte, am Hubdremel-Konzept zu arbeiten, kam irgendetwas – oder sagen wir lieber irgendjemand – dazwischen. Ein Anruf vom Kunden, eine dringende Anfrage von Kappel und nicht zu vergessen diese verdammten Meetings! Gestern wurde dann tatsächlich auch noch der 48. Geburtstag von Klaus Gerber, einem, wie Carl fand, recht unsympathischen Kollegen, mit Kaffee, Kuchen und Gesang gefeiert. Wie konnte in dieser Abteilung auch nur ein dämlicher Kragel verkauft werden, wenn man so viel Zeit mit Unsinn verbrachte? Kein Wunder, dass die Zahlen so schlecht waren! Tagsüber, während die Abteilung voll war, hatte er absolut keine Chance, sich konzentriert dem Projekt zu widmen. Was er brauchte, war etwas Ruhe, um sich vernünftig in das Thema einzuarbeiten, aber das war in diesem Tollhaus ja nicht möglich. Also versuchte er es mit einem Doppelleben: tagsüber Vertrieb, abends Hubdremel. Nur war es leider nicht so, dass er abends noch vor Kreativität und Energie gesprüht hätte.[42]

„Wo warst du denn so lange?”, fuhr ihn Sibylle an. „Das ist jetzt schon das zweite Mal diese Woche, dass du das Abendessen verpasst und die Kinder sind seit einer halben Stunde im Bett.”

„Sorry, habe die Zeit vergessen”, entgegnete er kraftlos.

„Ich habe keine Lust, die Kinder noch mal zu vertrösten, wenn sie fragen, wo du bleibst. Seit wann ist dir deine Arbeit wichtiger als die Familie?”, fuhr Sibylle wutentbrannt fort. „Auf dem Herd steht ein Topf mit Kartoffelsuppe”, fügte sie gefasster hinzu.

Carl war zu erschöpft, um irgendwas zu erwidern. Im Endeffekt hatte Sibylle ja Recht.

Tag 11: Die Doppelbelastung rächt sich

Er kam noch etwas früher als sonst im Büro an. Wie schon in den letzten Tagen hatte er schlecht geschlafen, war vor dem Wecker aufgewacht, aber alles andere als ausgeschlafen. Ines und Julius saßen wie immer bereits an ihren Plätzen und flöteten ihm ihr freundliches „Guten Morgen” entgegen. „Morgen”, brummte er zurück und ließ sich schwer auf seinen Platz fallen. Er klappte seinen Laptop auf und sah sofort die E-Mail der Firma Lutterstadt Komposite GmbH & Co. KG, der er gestern hastig ein Angebot hatte zukommen lassen. Bereits die Betreffzeile „Was ist da los?!” ließ Böses erwarten und reichlich negativ ging es in der E-Mail selbst weiter:[43]

Sehr geehrter Herr Bergmann,

vielen Dank für das Angebot. Anscheinend wurde dies von Ihrem Praktikanten erstellt, anders lassen sich die rekordverdächtig vielen Fehler nämlich nicht erklären. Weder die angegebene Menge noch der Preis stimmen mit dem überein, was wir telefonisch besprochen hatten. Machen Sie sich nicht die Mühe, ein korrigiertes Angebot zu erstellen. Wir sind für diese Bestellung anderweitig fündig geworden und kommen bei Bedarf auf Sie zurück.

Hochachtungsvoll

Eberhart Sachse

Leiter Einkauf

Carl rutschte der Boden unter den Füßen weg. Das hatte ihn gerade noch gefehlt! Die Bestellung war zwar nicht sehr groß gewesen, aber ohne sie würde er seine Zweiwochenziele niemals erreichen können. Dummerweise gab es keinen Praktikanten, den er dafür zur Rechenschaft ziehen konnte, er selbst hatte das Angebot erstellt. Wie hatte er es nur dermaßen versemmeln können? Natürlich kannte er die Antwort. Er war in den letzten Tagen übermüdet, gestresst und unkonzentriert gewesen und es war nur eine Frage der Zeit gewesen, bis sich das bei einem Kunden bemerkbar machen würde.

Der Schweiß stand ihm auf der Stirn. Er musste jetzt irgendwie Schadensbegrenzung betreiben. Die nächste Stunde verbrachte er also damit, eine Entschuldigungs-E-Mail zu schreiben. Zwar hatte er keine große Hoffnung, die Bestellung doch noch zu retten, aber zumindest wollte er keinen aufgebrachten Kunden, der sich bei Kappel über ihn beschwerte.[44]

Tag 14: Das nächste Meeting

Carl hatte kaum geschlafen. Vor diesem Tag hatte es ihm schon seit einiger Zeit gegraut, spätestens seitdem er die Bestellung von ABC Lutterstadt Komposite versaut hatte. Zwar hatte er sich in der Zwischenzeit ordentlich reingehängt und ein paar extra Bestellungen an Land ziehen können, sein Zweiwochenziel hatte er aber wie erwartet nicht erreicht. Das ließe sich vielleicht noch verschmerzen, wenn er zumindest bei dem Hubdremel-Projekt etwas vorzuweisen hätte. Doch da stand er fast noch bei null. Er hatte es kaum geschafft, sich wirklich in das Thema einzuarbeiten, dafür war es in der Abteilung einfach zu hektisch, gerade nachdem Kappel im letzten Meeting so viel Druck gemacht hatte. Abends war er dann meist so geschafft, dass er einfach nicht mehr den Kopf hatte, sich in das Thema einzuarbeiten. Außerdem wollte er Sibylle und die Kinder nicht noch einmal alleine mit dem Abendessen sitzen lassen. All das würde Kappel nicht interessieren. Alles, was den interessierte, waren Fakten. Und Fakt war, dass er beim Hubdremel-Konzept kaum etwas vorzuweisen hatte.

Das Meeting verlief ähnlich angespannt und unerfreulich wie das letzte. Zwar hatten einige der Kollegen, darunter Ines, ihre Ziele erreichen können, insgesamt war die Abteilung aber schon wieder ein ganzes Stück unter Plan. Auch wenn das allgemein schlechte Abschneiden Carls Zahlen gar nicht mehr so mies aussehen ließ, stand ihm der Angstschweiß auf der Stirn. Carl hatte Kappel auf dessen Drängen hin ein Update zum Hubdremel-Projekt versprochen und zwar direkt nach dem Abteilungsmeeting. Während die anderen also nach und nach betroffen schweigend den Raum verließen, schlurfte Carl nervös in Richtung Kappel....

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Vorwort
• So ist das Buch aufgebaut
• Ein Gespräch zur Einführung
• 1   Workhack Fokuszeit
• 2   Workhack Slack Time
• 3   Workhack Timeboxing
• 4   Workhack Stärkenfokus
• 5   Workhack Retrospektive
• 6   Workhack Y-Talk
• Stichwortverzeichnis