Toolbox Ideenmanagement

Wie Unternehmen die Kreativität ihrer Mitarbeiter systematisch fördern und nutzen können

Hartmut Neckel

• Verlag: Schäffer-Poeschel
• Jahr: 2018
• ISBN drucken:
  9783791040806
• eBook-ISBN:
  9783791040776
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Die Erfahrung und das Know-how ihrer Mitarbeiter sind für alle Unternehmen unverzichtbar. Es lohnt sich also, Ideen und Verbesserungsvorschläge aufzugreifen und zu nutzen.- Wie lassen sich Verbesserungspotenziale identifizieren, bewerten und in die Praxis umsetzen?- Welches sind die Erfolgsfaktoren für ein wirksames Ideenmanagement?- Wie wird es organisiert und gesteuert?- Wie lassen sich Mitarbeiter motivieren, aktiv Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen und mitzugestalten?Der Leitfaden beschreibt ein einfaches Vierphasen-Modell für den Weg von der Entstehung einer Idee bis zum abschließenden Feedback.Für jede Phase werden eine Vielzahl von Praxistipps, Beispielen und Werkzeugen zur Verfügung gestellt.

1   Einleitung

Ideen entstehen in Unternehmen an vielen Stellen und zu den unterschiedlichsten Themen. Sie geben Anstöße zu stetigen Verbesserungen. Dabei gilt es, nicht nur die auf Leitungsebenen und in Fachabteilungen entwickelten Ideen, sondern auch die Kreativität und das Wissen der Mitarbeiter auf dem „Shop-Floor“ als den „Experten vor Ort“ zu nutzen.[2]

Nicht alle guten Ideen können oder dürfen Mitarbeiter im Rahmen der eigenen Kompetenzen und Befugnisse selbst umsetzen. Die Entscheidung über die Idee muss an anderer, oft höherer Stelle gefällt werden, oder es sind bereichsübergreifende Abstimmungsprozesse erforderlich. Kurz: Die Idee muss gemanagt werden.

Ideenmanagement steht dafür, dass dies nicht „irgendwie“, sondern in systematischen Bahnen und nachvollziehbar erfolgt. Ohne Ideenmanagement geschieht es gar zu oft, dass Ideen nur zwischen Tür und Angel mitgeteilt und dann vergessen werden, die Nachverfolgung in der Hektik des Tagesgeschäfts untergeht und lohnende Aktionen im „Man müsste mal“-Stadium hängenbleiben.

Ideenmanagement bietet sich somit für Unternehmen an, die die Ideen ihrer Mitarbeiter als ein wertvolles Gut ansehen, das sich gezielt und systematisch zu bewirtschaften lohnt. Nicht zuletzt geht es gemäß den Ansprüchen eines modernen Managementsystems darum, auch die Prozesse zur kontinuierlichen Verbesserung so zu regeln und zu beschreiben, dass Prozess- und Ergebnisqualität gemessen, Stabilität und Konformität auditiert sowie evaluiert werden können.

Ein funktionierendes und dynamisches Ideenmanagement zahlt sich mehrfach aus. Es erschließt nennenswerte Einspar- und Verbesserungspotentiale und ist gleichzeitig ein wichtiger Faktor zu Stärkung von Engagement, Motivation und Identifikation der Mitarbeiter. Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und des sich abzeichnenden Fachkräftemangels gewinnt eine veränderungs-, lern- und innovationsorientierte Unternehmenskultur zunehmend an Bedeutung – zum Beispiel für die Arbeitgeberattraktivität.[3]

Mittlerweile gibt es ein großes Spektrum an Organisationsformen für das Management von Ideen, das von Systemen für die Erfassung spontaner Ideen einzelner Mitarbeiter (Weiterentwicklungen des „klassischen Vorschlagswesens“) bis zu geregelten und institutionalisierten Gruppenaktivitäten („Kaizen-“ bzw. „KVP-Workshops“) reicht. Während die einen Unternehmen das Management von Mitarbeiterideen in das Methodenset ihres Produktionssystems oder Lean Managements integrieren, ordnen es andere der Personalabteilung, dem Innovationsmanagement oder einer Stabsstelle zu.

Diese Toolbox bündelt die Erfahrungen meiner rund 25-jährigen Beratungspraxis in der Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen. Sie soll interessierten Unternehmen und Personen Anregungen geben, wie sie ein Ideenmanagement je nach individuellen Anforderungen und Möglichkeiten einführen, beleben, stabilisieren, intensivieren oder optimieren können.

Die Toolbox ist so aufgebaut und geschrieben, dass sie genutzt werden kann als …

• Anleitung für die Einführung eines Ideenmanagements;
• Ratgeber bei Problemen mit dem Ideenmanagement;
• Ideenfundus für die Optimierung von Ideenmanagements.

Kapitel 2 klärt zunächst allgemeine Begriffe und Zusammenhänge zum Thema Ideenmanagement.[4]

Kapitel 3 beschäftigt sich mit den grundlegenden Handlungsfeldern bei der Implementierung oder Optimierung eines Ideenmanagements. Es diskutiert, was das Ideenmanagement zur Realisierung der Unternehmensstrategie leisten kann und wie es in das betriebliche Zielsystem integriert wird. Weiter geht es um die Gestaltung der erforderlichen Strukturen und Organisationsformen, um die Aufgaben, Motivation und Qualifizierung von Mitarbeitern und Führungskräften sowie um die Verfügbarkeit und den Einsatz geeigneter Instrumente und Methoden. Auch das Umfeld des Unternehmens wird als Handlungsfeld einbezogen, das zusätzliche Impulse für die Entwicklung einer konstruktiven „Vorschlags- und Verbesserungskultur“ geben kann.

Kapitel 4 beschreibt die praktische Umsetzung in den einzelnen Phasen des Managementprozesses. Es erläutert konkrete Maßnahmen und Vorgehensweisen, wie man die Generierung von Ideen, die Auseinandersetzung mit ihnen, ihre Umsetzung und Anerkennung fördern und effizient handhaben kann. Dabei wird auch auf die typischen Hemmnisse im Betriebsalltag eingegangen, und es werden Lösungsvorschläge zu ihrer Überwindung vorgestellt.

Kapitel 5 bietet einen systematischen Fahrplan zur erfolgreichen Einführung und Ausgestaltung eines Ideenmanagements. Darüber hinaus geht es darauf ein, wie man ein Ideenmanagement auch nach der Implementierungsphase nachhaltig am Leben halten und ständig weiter optimieren kann.

Kapitel 6 setzt sich mit grundlegenden Krisen- und Konfliktsituationen auseinander, die im Zusammenhang mit der Einführung oder Optimierung eines Ideenmanagements auftreten können. Dabei weist es auch auf mögliche Ursachen, Hintergründe und Lösungsansätze hin.[5]

Der Anhang stellt schließlich Beispiele für eine Betriebsvereinbarung sowie für Bescheide an Einreicher und Entscheider bereit. Diese und weitere Materialien stehen auf der mybook-Seite zum Buch für den Download zur Verfügung.

Interessenten an für das Ideenmanagement relevanten theoretischen Hintergründen und zugrundeliegenden Konzepten aus Psychologie, Soziologie, Systemtheorie, Arbeits- und Betriebswissenschaft sei mein Buch „Modelle des Ideenmanagements“ empfohlen (Neckel, 2004).

Danksagung

Das in diesem Leitfaden enthaltene Know-how und die vielfältigen Praxisbeispiele sind zum größten Teil den Unternehmen zu verdanken, die entsprechende Lösungen für sich entwickelt und erprobt haben. Viele Inhalte des Leitfadens geben Ergebnisse aus den von mir geleiteten Arbeitskreisen und Erfahrungsaustauschrunden wieder, ohne dass sich stets nachvollziehen lässt, auf wen welcher konkrete Beitrag letztlich zurückgeht.

Daher bedanke ich mich an dieser Stelle ausdrücklich bei allen Kunden und allen Arbeitskreis-Teilnehmern, von denen ich lernen durfte und die zu dieser Materialsammlung beigetragen haben. Ich hoffe, dass ich mit der Aufbereitung des gemeinsam erarbeiteten Erfahrungswissens in dieser „Toolbox Ideenmanagement“ ein wenig davon zurückgeben kann, was ich in der Zusammenarbeit mit Ihnen allen erhalten habe.[6]

2 Grundlagen und Begriffsbestimmungen

2.1 Definition: „Was ist ein Ideenmanagement?“

Zunächst soll geklärt werden, wovon diese Toolbox handelt: Das Ideenmanagement beschreibt und organisiert den Prozess, mit dem Ideen (insbesondere auch ungeplant, beiläufig und „zufällig“ entstandene Ideen) systematisch aufgegriffen und gemanagt werden. Es soll dafür sorgen, dass ...

• alle Mitarbeiter ihre Ideen und Vorschläge einbringen können;
• über die Umsetzung dieser Ideen und Vorschläge entschieden wird;
• positiv entschiedene Ideen umgesetzt werden;
• entsprechende Informationsflüsse organisiert werden.

Dabei geht es um Ideen und Vorschläge, die bestimmte Anforderungen erfüllen:

• Es gibt keinen anderen Prozess, über den die Idee stattdessen gemanagt werden soll (bzw. kann). Beispiele für Prozesse oder Systeme, die ggf. vorrangig zu nutzen sind:
  • Bedarfsanforderungen für die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen.
  • Ticket-Systeme für Verbesserungen der IT.
  • Reiseanträge (vorgegebene Formulare und definierte Genehmigungswege).
  • Definierte und gesteuerte Strukturen zum Erarbeiten und Umsetzen von Verbesserungen oder Problemlösungen (z. B. Six-Sigma- oder Lean Projekte, Qualitätszirkel, A3-Projekte).
• Die Entwicklung und das Voranbringen entsprechender Ideen gehören nicht zu den Leistungen, die im Rahmen der Arbeitsaufgabe vom Mitarbeiter erwartet werden können. Insbesondere hat der Mitarbeiter weder die Kompetenz noch die Befugnis, selbst die Umsetzung seiner Idee zu entscheiden und zu veranlassen; und es liegt kein ausdrücklicher Auftrag vor, sich mit dem betreffenden Thema zu befassen. Beispiele:[7]
  • Von Mitarbeitern im Einkauf kann man Ideen erwarten, auf günstigere und bessere Lieferanten zu wechseln.
  • Von Mitarbeitern in Forschungs- und Entwicklungsabteilungen kann man Ideen für Produktinnovationen erwarten.
  • Von Fachkräften der Instandhaltung kann man Ideen erwarten, wie Ursachen für häufig sich wiederholenden Reparaturbedarf nachhaltig vermieden werden können.
• Die Idee zielt auf eine Verbesserung gegenüber dem bisherigen Soll-Zustand – im Unterschied zu Mängelhinweisen oder Reparaturanforderungen, bei denen es darum geht, einen bereits bekannten Soll-Zustand wiederherzustellen. Beispiel: Die Reparatur eines defekten Geräts ist nicht Sache des Ideenmanagements; eine Maßnahme, mit der einer Wiederholung des Defekts entgegengewirkt werden soll, kann dagegen über das Ideenmanagement vorgeschlagen werden.

Ideen, die den genannten Anforderungen genügen, werden natürlich auch in Unternehmen vorgebracht und umgesetzt, die kein ausdrückliches „Ideenmanagement“ definiert haben. Das „Management“ im Begriff „Ideenmanagement“ bedeutet jedoch:

• Der Prozess, mit dem Ideen gemanagt werden, ist schriftlich fixiert – vorzugsweise als Teil des Managementhandbuchs. Stabilität und Konformität dieses Prozesses sind auditierbar und evaluierbar.
• Kriterien für den Erfolg (Ergebnisqualität) und für das Funktionsniveau (Prozessqualität) des Ideenmanagements sind definiert und messbar.[8]
• Zuweilen werden Anliegen im Ideenmanagement vorgebracht, wenn der „eigentlich“ vorgesehene Prozess aus Sicht der Mitarbeiter zu schlecht funktioniert. In einer lernorientierten Unternehmenskultur geht man dann den Ursachen nach, anstatt sich über den „Missbrauch“ des Ideenmanagements zu ärgern.

2.2 Ideenmanagement, Vorschlagswesen und Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Ein solcherart definiertes Ideenmanagement lässt sich als gemeinsames Dach ansehen, unter dem sich ergänzende methodische Ansätze wie Vorschlagswesen und KVP-Workshops sowie weitere Verbesserungsaktivitäten integriert werden können.

Vorschlagswesen: In vielen Unternehmen werden die Begriffe „Vorschlagswesen“ und „Ideenmanagement“ synonym benutzt, oder man hat das „Vorschlagswesen“ schlichtweg in „Ideenmanagement“ umbenannt.

In Weiterentwicklung des klassischen Vorschlagswesens dient ein solchermaßen verstandenes Ideenmanagement vor allem als „Auffangbecken“ für Ideen, die einzelne Mitarbeiter (oder informelle Gruppen von Mitarbeitern) mehr oder weniger spontan, mitunter auch nach Feierabend entwickeln. Es regelt, wie diese Ideen als Vorschläge in das Unternehmen eingebracht und wie sie im Rahmen der betrieblichen Abläufe weiter behandelt werden sollen. Dahinter steht der Gedanke, dass viele solcher Ideen zwar auch ohne Systematik umgesetzt würden, aber die Wahrscheinlichkeit für eine möglichst umfassende Ausschöpfung dieses Kreativitätspotentials durch systematische Vorg...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• 1   Einleitung
• 2   Grundlagen und Begriffsbestimmungen
• 3   Organisation des Ideenmanagements
• 4   Ideen von der Entstehung bis zum guten Ende managen
• 5   Ideenmanagement einführen und weiterentwickeln – ein Fahrplan in 10 Schritten
• 6   Typische Hemmnisse und Probleme bewältigen
• 7   Anhang
• Literatur
• Bildnachweis
• Zum Autor
• Stichwortverzeichnis
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