Digitale Veränderungen meistern

Vorsprung durch Changekompetenz

Marcus Reinke, Thomas Fischer, Sandra Lengler

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2020
• eBook-ISBN:
  9783648137611
• Thema: Business
• Thema: Management

Um erfolgreich Veränderungen im Unternehmen umzusetzen, braucht es eine klare und durchdachte Vorgehensweise. Gerade bei Veränderungen, die durch die Digitalisierung getrieben sind, fehlt oft der Blick auf die Auswirklungen auf die Mitarbeiter und die Kultur. Neue Technologie wird eingesetzt, aber kulturell nicht angenommen. Es wird falsch kommuniziert, Betroffene werden nicht einbezogen, Ängste und Sorgen ignoriert. Eine echte Veränderungskultur ist nicht vorhanden.Das Buch liefert eine klare Systematik und Struktur mit konkreten Tools, um Unternehmen und Mitarbeiter erfolgreich durch Changeprozesse zu führen. Anhand von Cases werden Vorgehensweisen, Abläufe, Methoden und Instrumente beschrieben, mit denen Change erfolgreich durchgeführt und umgesetzt wird.Inhalte: - Die emotionale Achterbahn bei Betroffenen durch digitale Veränderungen- From-To-How: Analyse der Ausgangslage, Nutzen klären, Akzeptanz erzeugen, Mitgestaltung sichern- Realisierung und dynamische Umsetzung digitaler Veränderungen- Schwierige Situationen und Widerstände bei digitalen Veränderungen erfolgreich meistern- Roadmap und Best Practices für digitale Veränderungen

[13]1 Wie die Digitalisierung unsere Welt verändert

Sandra Lengler

Kapitelintro: Scannen Sie das Bild mit der smARt-Haufe-App.

2020, das Jahr der Digitalisierungswelle in Deutschland? Immer mehr Unternehmen nutzen Digitalisierungsprodukte, um ihren Alltag zu erleichtern. Durch die COVID-19-Krise ist die Anzahl der Microsoft-Teams-Anwender auf 44 Millionen gestiegen (Sokolow, 2020). Unternehmen, die schon jetzt digitale Tools nutzen – seien es MS Teams, Google Hangouts oder andere digitale Lösungen der Zusammenarbeit –, haben definitiv einen Vorsprung gegenüber anderen Organisationen und können die Auswirkungen der aktuellen Corona-Krise besser meistern. Auch unsere Bundeskanzlerin arbeitet mit Videobotschaften, Skype und anderen digitalen Formaten aus dem Homeoffice (Kewes, 2020). Bei deutschen Unternehmen führen die Auswirkungen von COVID-19 zu einem Digitalisierungsboost. Es gilt in diesen Zeiten, die Leistungsfähigkeit durch digitale Zusammenarbeit aus der Ferne zu sichern und damit neue digitale Wege der kollaborativen Arbeit zu gehen.

Die Digitalisierung hilft uns Menschen, Arbeitsschritte zu optimieren. Die E-Akte in öffentlichen Behörden ist zurzeit ein wichtiges Thema. Keine Kopie der Kopie mehr – jeder Mitarbeiter einer Institution hat Zugriff über eine cloudbasierte Sicherung der [14]E-Akte (Klein, 2018). Hier sprechen wir von einer Zeitersparnis von ein bis zwei Stunden für den betroffenen Mitarbeiter pro Fall.

Auch die Art der Zusammenarbeit ändert sich durch digitale Produkte. Teams, die an einem Projekt arbeiten, optimieren ihre Zusammenarbeit durch die Anwendung agiler Methoden. Hier nutzen Unternehmen derzeit Jira und andere Kanban-Tools. Sogar Studenten arbeiten heute schon in ihren projektübergreifenden Aufgaben mit Trello und Slack. Die digitale transparente Kommunikation untereinander erleichtert die Koordination von Aufgaben und Absprachen. Unsere Millennials gehen sogar noch einen Schritt weiter und sagen: Wozu brauche ich überhaupt einen Ansprechpartner, wenn ich alles mit meiner Handy-App klären kann? Diese Einstellung trifft insbesondere den Banken- und Versicherungssektor in Deutschland hart. Apps wie N26, Tomorrow oder Clark nehmen den traditionell geführten Unternehmen die Kunden weg (Schneider/Kapalschinski, 2019). Ist keine »echte« Kommunikation mehr gewünscht, brauche ich keine Mitarbeiter mehr einzustellen. Chatbots und KI reichen vollkommen aus.

Kommunikation also nur noch rein digital? Auch das hat sich im Bereich der Rechtsberatung mit der Plattform www.advodaco.de seit 2014 erfolgreich etabliert. Hier gibt der Kunde einfach sein Rechtsanliegen auf der Website ein und bekommt daraufhin telefonisch bzw. webbasiert eine erste kostenfreie Rechtsberatung durch einen Fachanwalt. Kein Zeitverlust für ein persönliches Treffen. Der Kunde kann sich von mehreren Spezialisten des Fachbereichs den Ansprechpartner aussuchen, der zu ihm passt. Das bedeutet messbare Kostenkontrolle von Anfang an. Wird es in der Zukunft Fachanwälte mit einer ortsansässigen Kanzlei noch geben? Will der Kunde überhaupt noch Face-to-Face-Beratung? Der Trend zeigt, dass diese neuen Start-ups enormen Zulauf haben und stetig wachsen. Digitalisierung erleichtert den Zugang zu Wissen. Damit wird die Nachfrage nach bezahlter Rechtsberatung insbesondere für höchst individuelle Fragestellungen stärker und für allgemeine Fragen kostenfrei.

Digitalisierung trifft jedes Unternehmen, nur in unterschiedlicher Form. Denn die Kundenbedürfnisse ändern sich. Der Kunde ist bequem und bucht über Plattformen wie booking.com seine Übernachtungen, anstatt direkt beim Hotel. Der Kunde löst seinen Vertrag über www.check24.de auf, anstatt direkt bei seinem bisherigen Anbieter zu kündigen. Der Kunde kann bei Amazon fast alles einfach und ohne Umstände mit bis zu »one hour delivery« bestellen, anstatt in die Stadt zu gehen und dort in einem Fachgeschäft sein Produkt zu suchen. Amazon ist hier absoluter Vorreiter, mit Showrooms in Berlin, wo der Kunde vorher das Produkt anfassen und anprobieren kann. Bestellt [15]wird dann über die Plattform. Die Einzelhändler haben reagiert und bieten ihre Produkte über einen eigenen Online-Shop an oder nutzen sogar Amazon oder Instagram, um ihre Produkte darüber zusätzlich zu vermarkten. Wird es in der Zukunft nur noch Plattformgiganten geben? Eine spannende Fragestellung, die uns alle betrifft.

Digitalisierung ermöglicht es, Kundenbedürfnisse schneller und passgenauer zu bedienen. Unternehmen wie Free Now sind ein Paradebeispiel dafür. Sie bedienen sich ausschließlich digitaler Kompetenz. Über die App des Mobilitätsanbieters kann der Kunde nach einem Taxi suchen. Ein Taxifahrer, der gerade in der Nähe ist, sieht die Kundenanfrage und den eingegebenen Zielort und kann die Anfrage via App annehmen. Die Bezahlung ist dann bargeldlos mit EC-Karte, Kreditkarte, Google Pay oder Apple Pay möglich. Man muss nicht mehr auf die Quittung im Taxi warten. Diese wird direkt an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. So wird das Kundenbedürfnis, schnell und bequem von A nach B zu kommen, zu hundertprozentiger Zufriedenheit gelöst.

Digitalisierung schafft Transparenz. Kundenfeedback wird sofort für alle anderen sichtbar – ob bei Free Now oder Plattformen wie Kununu, Google-Bewertungen bzw. trustedshops.de. Kunden lesen Kundenbewertungen. Das beeinflusst unsere Entscheidung für oder gegen ein angebotenes Produkt oder eine Dienstleistung.

Keiner kommt um Digitalisierung herum. Digitalisierung trifft jeden von uns. Nur die Arbeitnehmer, die sowohl die digitale Kompetenz als auch die weiteren notwendigen Anpassungsfähigkeiten mitbringen, werden an Bord bleiben. Dann allerdings mit veränderten digitalen Arbeitsweisen. Das sorgt bei den betroffenen Mitarbeitern erst einmal für Sorge und Angst. Angst ist der größte Hemmschuh für Innovation und kreatives Denken im Zeitalter der Digitalisierung. Angst sorgt für Unsicherheit. Unsicherheit ist die Bremse für digitale Veränderungen. Deshalb ist es ein absolutes »Must«, die Veränderungskompetenz unternehmensübergreifend bei jedem einzelnen Mitarbeiter zu aktivieren. Der aktuelle Reifegrad dieser Veränderungskompetenz trägt maßgeblich dazu bei, ob das Unternehmen morgen noch am Markt sein wird oder nicht.

Diese Veränderungskompetenz setzt sich aus drei Säulen zusammen: der Veränderungsfähigkeit, der Veränderungsbereitschaft und der Veränderungsnotwendigkeit. Mithilfe von Abbildung 1 können Sie einen Schnelltest für sich selbst, für Ihr Team oder für Ihre Organisation durchführen.

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Abb. 1: Das Veränderungskompetenzschiff (© Sandra Lengler 2019)

Wie fit sind Sie für die digitalen Veränderungen? Prüfen Sie Ihre aktuelle Veränderungskompetenz und notieren Sie sich zu den folgenden Fragen eine Zahl zwischen 0 und 10:

1. Wie zufrieden bin ich mit meiner eigenen bzw. mit der Veränderungsfähigkeit meines Teams oder meiner Organisation? (10 = sehr zufrieden, 0 = gar nicht)
2. Wie bereit bin ich, ist mein Team, ist die Organisation für digitale Veränderungen? (10 = absolut bereit, 0 = gar nicht)
3. Wie klar ist mir, meinem Team oder meiner Organisation die Notwendigkeit der bevorstehenden Veränderungen? (10 = absolut klar, 0 = gar nicht)

Im nächsten Schritt multiplizieren Sie die drei Zahlen, zum Beispiel 5 × 7 × 5 = 175. Das bedeutet, Sie haben im Moment 175 PS für Ihre Veränderung. 1.000 PS sind maximal erreichbar. Hier erkennen Sie auf einen Blick, wo Sie zeitnah bei sich, Ihrem Team bzw. in ihrer Organisation ansetzen müssen.

Die Veränderungsbereitschaft, die Veränderungsfähigkeit und die Veränderungsnotwendigkeit bestimmen den Reifegrad Ihrer Veränderungskompetenz. Die Fähigkeit, mit den digitalen Veränderungen umzugehen, hängt von den Menschen ab, die mit [17]Ihnen im Team bzw. in Ihrem Unternehmen arbeiten. Wenn es also darum geht, die digitalen Veränderungen zu meistern, sprechen viele Unternehmen auch von der kulturellen Transformation.

»Culture eats strategy for breakfast«, sagt Peter F. Drucker (einer der einflussreichsten Wirtschaftswissenschaftler und Management-Querdenker aller Zeiten). Eine Organisation, die sich den digitalen Veränderungen stellt, wird nicht darum herumkommen, die DNA des Unternehmens, gelebt von jedem einzelnen Mitarbeiter, bei ihren digitalen Veränderungen zu beherzigen: 80 % Mensch und 20 % IT.

Abhängig vom Businessumfeld, von der Branche, in der Ihr Unternehmensschiff gerade den Kurs hält, gibt es unterschiedlich viele Mitbewerber, unterschiedliche gesellschaftliche, technologische und wirtschaftliche Einflussfaktoren. Gerade jetzt in Zeiten der Corona-Krise, werden die Marktpositionen neu gemischt. Sie haben jetzt die Chance, die Wellen der Corona-Krise für sich zu nutzen und Ihren Mitarbeitern die Vorteile und den Nutzen von Digitalisierung zu kommunizieren.

Einige Unternehmen entscheiden sich für den Weg der Ambidextrie. Was heißt das? Das Unternehmensschiff bleibt weiterhin auf dem bestehenden Kurs. Zusätzlich werden jedoch kleine Speedboote aktiviert. Mit anderen Worten: Es werden Pilotprojekte gestartet, z. B. Apps programmiert oder andere digitale Lösungen entwickelt, die den Kundennutzen im Fokus haben. Damit wird kurz- und mittelfristig der Unternehmenserfolg gestärkt.

Andere Unternehmen, die nicht die Zeit und Liquidität haben, »Speedboote« zu aktivieren, verschlanken sich. Business Units stehen zum Outsourcing-Verkauf bereit. Ganze Abteilungen werden durch digitale Dienstleistungen ersetzt. Ein aktueller Trend sind zentralisierte digitale Einkaufsplattformen. Hier können interne Anspruchsgruppen wie Mitarbeiter oder Lieferanten anbieten und bestellen – quasi Amazon für die eigene Firma. Diese Organisationen wollen durch die Verschlankung ihre Kosten reduzieren und die Prozesse vereinfachen.

Andere Organisationen haben erst jetzt, im Jahr 2020, Digitalisierung als Strategie-Handlungsfeld identifiziert. Die Einführung der E-Akte in den öffentlichen Institutionen ist ein Beispiel dafür, wie sehr öffentliche Institutionen noch am Anfang der Digitalisierung stehen. Hier ist die Unternehmenskultur maßgebend für die Geschwindigkeit von digitalen Veränderungen (Nadia, 2018). Besteht aus Sicht der Mitarbeiter keine Veränderungsnotwendigkeit für digitale Veränderungen, wird es zeit- und kostenintensiver, Digitalisierungsprojekte anzugehen. Durch die COVID-19-Krise spüren diese Institutionen deutlich, dass sie bisher im Bereich der Digitalisierung zu wenig getan haben. Die Digitalisierungspotenziale in vielen betroffenen Unternehmen werden sichtbar. Laut der Studie »Culture First! Von den Vorreitern des digitalen Wandels [18]lernen« (Capgemini Consulting, 2017) scheitern 70 % der digitalen Erneuerungen, weil die Notwendigkeit unsauber, nicht nachvollziehbar und nicht verständlich genug an den einzelnen Mitarbeiter, an die Teams bzw. die Organisation kommuniziert wurde. Hier setzt die digitale Veränderungskompetenz an: Klare Botschaften so zeitnah wie möglich. Im Idealfall sollte sich jede einzelne betroffene Zielgruppe im Unternehmen abgeholt fühlen.

Unser Fazit:

• Digitalisierung ist längst da.
• Sie trifft jeden.
• Man muss die digitale Welle surfen, bevor sie bricht.
• Digitalisierung ist eine Chance.
• Corona gibt der Digitalisierung in Deutschland Schubkraft nach vorne.

Wie sich jeder einzelne Mitarbeiter in Zeiten der digitalen Veränderungen fühlt und welche Auswirkungen das auf die Leistungsfähigkeit der Organisation hat, darauf gehen wir im folgenden Kapitel 2 ein.

[19]2 Wie sich digitale Veränderungen auf die Betroffenen auswirken

Thomas Fischer

Kapitelintro: Scannen Sie das Bild mit der smARt-Haufe-App.

Der digitale Wandel ist schon lange da. Er hat sich geschmeidig eingeschlichen und lautlos in alle Lebensbereiche ausgeweitet. Inzwischen ist er alles durchdringend und umfassend. Und mit der COVID-19-Pandemie hat er zudem noch mal einen Turbo-Boost bekommen. Man schreibt keine Briefe mehr, sondern E-Mails, man fährt nicht mehr mit der Mitfahrzentrale, sondern mit BlaBlaCar, man verabredet sich nicht mehr mit Freunden, sondern nimmt über Spontacts an Aktivitäten mit anderen Menschen teil.

Je jünger jemand heute ist, desto vertrauter ist ihm naturgemäß die digitale Technik. Heutzutage können aber auch fast alle älteren Menschen gut mit Computern und dem Internet umgehen. Es geht gar nicht mehr anders! Nur wenige wollen oder können nicht.

Diese neuen digitalen Technologien tauchen in immer schneller werdenden Zyklen auf. Die damit einhergehenden Veränderungen sind so rasant und grundlegend, dass sich ganze Geschäftsmodelle durch Digitalisierung ändern: Früher hat man Präsenzseminare durchgeführt – mit der COVID-19-Pandemie haben Online-Seminare ihren Siegeszug angetreten. Früher hat man ein Taxi gebucht – heute könnte es auch ein Uber-Fahrer sein. Früher hat man in einem Hotel übernachtet – heute ist Airbnb auch [20]eine Option. In diesen beiden Fällen...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Vorwort
• 1 Wie die Digitalisierung unsere Welt verändert
• 2 Wie sich digitale Veränderungen auf die Betroffenen auswirken
• 3 So gehen Sie bei der Einführung digitaler Veränderungen vor
• 4 Es geht los: Digitale Veränderungen dynamisch umsetzen
• 5 Best Practices und Spielregeln im Change
• Literaturverzeichnis
• Stichwortverzeichnis
• Arbeitshilfen Online