Projektmanagement im Verein - inkl. Arbeitshilfen online

Projekte erfolgreich planen, steuern und abschließen

Sabine Peipe

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2019
• eBook-ISBN:
  9783648122020
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Wenn Projekte im Verein mit ehrenamtlicher Arbeit umgesetzt werden, ist es besonders wichtig, mit der Zeit und dem Engagement wertschätzend umzugehen. Dieses Buch zeigt Ihnen in vier Schritten, wie Sie Projekte in Ihrem Verein erfolgreich planen und durchführen. Jeder Schritt wird dabei an konkreten Beispielen erläutert. Darüber hinaus gibt Ihnen die Autorin wichtige Tools und Methoden für die Projektarbeit an die Hand. So steht einem erfolgreichen Abschluss nichts im Weg.Inhalte: - Vier Schritte im Projektmanagement- Projekte erfolgreich starten und Ziele definieren- Wichtige Meilensteine planen, das Projekt steuern und überwachen- Das Projekt abschließend bewerten und die Leistung würdigen- Tools für die Kommunikation und ModerationArbeitshilfen online: - To-do-Listen- Checklisten- Vorlagen für Gesprächsprotokolle

1Was sind Projekte und welche Vorteile bieten sie?

In der Vereinsarbeit gibt es einerseits die Routinearbeiten wie zum Beispiel Mitgliederverwaltung, Übungsleitermeetings oder Pressearbeit. Daneben gibt es aber andere Vorhaben, die ganz eigenständig sind. Um diese Vorhaben erfolgreich umzusetzen, ist es gut, diese als Projekte aufzufassen. Denn das hat große Vorteile. Lesen Sie im Folgenden welche Vorteile das sind.

Wozu ein Vorhaben als Projekt durchführen? Neun Vorteile

Gerade wenn Sie ein Vorhaben zum ersten Mal durchführen, bietet die Umsetzung als Projekt Vorteile, weil Sie so dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden die Ideen, Aufgaben und Vorhaben strukturiert umsetzen.

Vorteil 1: Klarheit. Für die Methodik der Projektarbeit ist es ganz wichtig, das Vorhaben zu strukturieren, so dass die einzelnen Aufgaben einerseits voneinander klar abgegrenzt, andererseits aber auf das vereinbarte Ziel hin ausgerichtet sind ‒ und auch immer wieder nachjustiert werden.

Vorteil 2: Komplexitätsreduzierung. Wenn Vorhaben komplex und vielfältig sind, unterstützt die Klärung und Abgrenzung der einzelnen Aufgaben, die Mitarbeitenden aufgabenspezifisch und damit effizient einzusetzen.

Vorteil 3: Zielführung. Andererseits hilft die Koordinierung der Arbeit im Projekt, ein Auseinanderdriften der spezifischen Aufgabenbereiche zu vermeiden. Die gegenseitige Abhängigkeit der Aufgaben voneinander wird analysiert. Und die Aufgaben im Arbeitsprozess sinnvoll miteinander vernetzt und gesteuert.

Vorteil 4: Risikovermeidung. Bei der Projektarbeit gilt es, vorausschauend zu arbeiten und Risiken im Prozess frühzeitig zu erkennen, um vorbeugende oder korrigierende Maßnahmen festzulegen.

Vorteil 5: Einbindung. Dazu gehört es auch alle außerhalb des Teams, die Stakeholder, im Blick zu haben und deren Interessen mitzudenken.

Vorteil 6: Transparenz. Zur Methodik der Projektarbeit gehört auch die Projektdokumentation. Damit können Sie die Projektbeteiligten regelmäßig informieren über den aktuellen Stand, aber auch für Sie selbst durch regelmäßige Fortschrittskontrollen den Projektstatus klären und Abweichungen vom Plan frühzeitig erkennen.

Vorteil 7: Motivation. Mit einem gut geplanten Projekt fühlen sich die Teammitglieder sicher. Die Zusammenarbeit mit Auftraggebern, Sponsoren, Förderern läuft reibungsloser.

Vorteil 8: Weiterentwicklung. Gutes Projektmanagement ermöglicht systematisches Projektlernen. Das heißt: Projekterfahrungen können für potenzielle zukünftige Projekte genutzt werden. Das Rad muss nicht immer neu erfunden werden!

Vorteil 9: Qualität. Gutes Projektmanagement führt also zu qualitativ hochwertigen Projektergebnissen und zuverlässige Projektarbeit zur Zufriedenheit aller Projektbeteiligten!

Was sind Projekte?

Projekte sind Vorhaben oder Aufgabenstellungen, die sich dadurch auszeichnen, dass sie einmalig sind, sich also nicht regelmäßig wiederholen. Sie sind häufig komplex oder auch ungewöhnlich.

Für die Umsetzung eines Projektes werden unterschiedliches Fachwissen und Kompetenzen benötigt, d. h. eine Person alleine kann diese Aufgabe nicht leisten. Projekte werden also durch ein Team, das sein Fachwissen aus unterschiedlichen Bereichen beisteuert, realisiert.

Ein Projekt ist also:

• einmalig
• neuartig
• komplex
• außergewöhnlich

Ein Projekt grenzt sich inhaltlich von anderen Aufgabenstellungen bzw. anderen Projekten ab. Ein Projekt ist zeitlich begrenzt und erhält ein eigenes Projektbudget. Um das Projekt umzusetzen, werden Personen zu einem Projektteam zusammengestellt.

Ein Projektleiter koordiniert und überwacht die unterschiedlichen Aufgaben im Projekt. Er übernimmt alle notwendigen Projektmanagementaufgaben. Dazu gehören die Planung, das Reporting an verschiedene Personen oder Organisationen sowie die Führung des Projektteams. Eine wichtige Führungsaufgabe ist z. B. die Kommunikation und Information des Projektteams.

Die DIN 69901 beschreibt dies so: »Unter Projektmanagement versteht man die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts.«

Teil 1: Der rote Faden ‒ vier Schritte im Projekt

Viele Organisationen entwickeln zwar individuell zugeschnittene Prozesse und Methoden für ihre Projekte. Tatsächlich erweist sich jedoch in der Praxis, dass vier Schritte für das Management von Projekten wichtig sind.

Diese vier Schritte können für einerseits viele verschiedene Projekttypen und andererseits auch in verschiedensten Organisationsstrukturen eingesetzt werden ‒ und passen eben auch ganz hervorragend für die Projektarbeit in Vereinen.

Lesen Sie in den folgenden Kapiteln, welche vier Schritte das sind und wie Sie diese jeweils erfolgreich umsetzen.

2Übersicht: Vier Schritte im Projekt­management

• Schritt 1: Projektstart
• Schritt 2: Projektplanung
• Schritt 3: Pro...

Inhaltsverzeichnis

• Cover Page
• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Vorwort
• 1 Was sind Projekte und welche Vorteile bieten sie?
• Teil 1: Der rote Faden ‒ vier Schritte im Projekt
• Teil 2: Projektbegleitende Aufgaben, Methoden und Tools
• Abbildungsverzeichnis
• Tabellenverzeichnis
• Stichwortverzeichnis