Zeit- und Projektmanagement - inkl. Arbeitshilfen online

Neurowissenschaft und Methoden-Wissen erfolgreich vereint

Arne Prieß, Sebastian Spörer

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2014
• eBook-ISBN:
  9783648056042
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Wer die Funktionsweisen des menschlichen Gehirns berücksichtigt, erzielt bessere Projektergebnisse. Die Autoren zeigen Ihnen, wie Zeit- und Projektmanagement von den Erkenntnissen der Neurowissenschaften profitiert. Vorgestellt werden innovative Werkzeuge und Managementtools, die Sie bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten unterstützen.Inhalte: - Wenn das eigene Gehirn zum Problem wird.- Schlüsselqualifikationen für das Zeit- und Projektmanagement.- Wie Sie modernes Equipment zu effektiven Helfern machen.- Neuro-Tipps für das Zeit- und Projektmanagement.- So trimmen Sie Ihr Gehirn auf Disziplin.

1   Warum Zeit- und Projektmanagement notwendig ist

Ich werde in meinen Trainings manchmal gefragt, ob das ganze aktuelle „Geschrei” über Burn-Out, Stress und der Wunsch nach Work-Life-Balance nicht übertrieben und „schicki” ist und man früher nicht schon genau dieselben Herausforderungen hatte, ohne sich dieser neuen Begrifflichkeiten zu bedienen. Meine Antwort darauf ist eindeutig: Nein! Denn die Arbeitswelt unterliegt in den letzten Jahren einem zunehmend schneller werdenden Wandel, während der Mensch mit seinen Fähigkeiten nicht schnell genug hinterherkommt. Ich bin kein Evolutions-Forscher, aber mein GMV (Gesunder Menschenverstand) sagt mir, dass die menschliche Evolution nennenswerte Veränderungen bei unserer Bauart sicher nicht in Jahrzehnten, wahrscheinlich nicht einmal in Jahrhunderten herbeigeführt hat.

Die „Stressoren des 21. Jahrhunderts” sind jedoch stetig zunehmend und schneller im Fluss, als uns lieb sein kann, und sie verlangen uns vielfältige Anpassungen von Verhalten, Einstellungen und Kompetenzen ab. Vielleicht stimmen Sie mir bereits gefühlt zu und haben sich deshalb dieses Buch gekauft; vielleicht brauchen Sie aber an dieser frühen Stelle im Buch noch Argumente zur Motivation, das Buch bis zum Ende zu lesen und die Erkenntnisse in Ihr Leben zu integrieren. Deshalb hier erstmal eine kurze Aufzählung der Stressoren und gute Gründe, sich dagegen zu wappnen:[7]

Unsere sich verändernde Arbeitswelt zeichnet sich durch folgende Entwicklungen aus (siehe z. B. auch den Stressreport 2012 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, aus dem einige der u. g. Punkte entnommen sind):

• Tertiarisierung: Darunter versteht man die Entwicklung zur Dienstleistungsgesellschaft, in der man das Ergebnis seiner Arbeit immer weniger sehen und anfassen kann. Man arbeitet den ganzen Tag und abends kann man kaum beschreiben, was die Früchte dieser Arbeit sind. Da entsteht wenig Sichtbares, auf das man stolz sein könnte. Viel zu viele Meetings binden uns, die Zeit rauben und oft nur wenig Mehrwert stiften. Es wird geredet und gestritten, aber Sicht- und Anfassbares halten wir dann selten in Händen. Was muss es schön gewesen sein, als die Menschen noch überwiegend etwas gebaut, einen Acker bestellt oder einen Schuh oder ähnlich nützliche Dinge fürs Leben mit den eigenen Händen geschaffen haben. Heute kommt man zur Arbeit, kämpft sich durch die Mails und Meetings und dann ist es Zeit, nach Haus zu gehen. Und wenn die Kinder fragen, was für eine Arbeit man eigentlich hat, kann man diese nicht wirklich in Worte fassen. Verstehen Sie mich richtig, ich plädiere nicht für „zurück auf den Acker, zurück an die Werkbänke”, aber wir sollten uns darüber im Klaren sein, dass der geschaffene Wert einer Arbeit nicht mehr leicht zu erkennen ist und wir uns zur eigenen Seelenhygiene immer wieder vor Augen führen sollten, was man mit seiner eigenen Arbeit Sinnvolles zur Gesellschaft beigetragen hat. Hoffentlich fällt Ihnen dazu etwas ein, was Sie befriedigt, dann wäre schon viel geschafft.[8]
• „Informatisierung”, Technisierung & Digitalisierung: Moderne Kommunikationstechnologien machen uns zu „digital workers”. Wir sind immer und überall erreichbar, per Mail oder Telefon, auf unzähligen Social-Media-Kanälen oder mit einer schnellen SMS. Man entwickelt schon ein schlechtes Gewissen, wenn man nicht regelmäßig in die Mails schaut und antwortet – selbst im Feierabend und im Urlaub. Da bleibt wenig Raum für das Abschalten. Privat und im Feierabend zu sein, hat nicht mehr das Privileg des „Abgeschottet-Seins” von der Arbeit. Man muss darum kämpfen, nicht erreichbar sein zu dürfen, ja, es ist geradezu ein Luxus. Die Probleme mit der Flut der täglichen Mails und dem „Information-Overload”, den man „erleidet”, müssen gelöst werden, denn Informationen und Kommunikation sind zwar nötig, jedoch machen die Auswüchse den Menschen krank. Unternehmen reagieren dann oft mit neuem und noch modernerem Equipment. Das schickste „Device”, das mobilste „I-Gerät” und die neueste Software erleichtern zwar teilweise die Arbeit, erhöhen aber auch den Technisierungs- und Komplexitätsgrad. Immer mehr „Schnickschnack” ist zu bedienen und entwickelt oft ein Eigenleben. Insbesondere, wenn eine Vernetzung und Synchronisierung der Geräte nicht gelingt, machen einem die vielen Hilfsmittel mehr Arbeit, als sie einem abnehmen.[9]
• Subjektivierung: Man erhält eine zunehmende Eigenverantwortung für Arbeitsprozesse. Bei aller Automatisierung erhält der Mensch eine wachsende Verantwortung für Gesamtprozesse und Ergebnisse. Bewährte Management-by-Techniken, wie Management-by-Delegation (Führen durch Delegation von Verantwortung für Aufgaben) und Management-by-Objectives (Führen mit Zielen, die durch den Mitarbeiter selbst oder als Teil eines Teams erreicht werden sollen), kommen zwar dem Wunsch nach Gestaltungsspielraum entgegen und sind grundsätzliche Motivationsmotoren. Aber sie verstärken auch den Druck auf den Einzelnen, der sich nicht mehr im Kollektiv der Belegschaft mit seinen individuellen Beiträgen verstecken kann.
• Akzeleration: Eine stetig zunehmende Beschleunigung von Prozessen und eine Zunahme der Komplexität fordern ihren Tribut. Während wir noch dabei sind, einen bestehenden Arbeitsprozess zu optimieren, erzwingt der Arbeitsdruck schon ein schlankeres und noch effizienteres Vorgehen als geplant. Während gerade ein aktuelles Produkt auf den Markt kommt, bereiten wir schon das Nachfolgeprodukt vor, damit die Nachfrage nach „besser, billiger, schneller und neuer” befriedigt werden kann. Aber schnellere und kürzere Zyklen sind nicht allein die Herausforderung. Die Arbeitswelt wird immer komplexer, immer mehr Beteiligte erbringen Ergebnisse im Gesamtkonzert. Dieses Zusammenspiel muss gemanagt, die Abhängigkeiten erkannt und die Schnittstellen bedient werden. Selten folgen die Dinge heute einer geraden Linie, unzählige Handlungsstränge laufen parallel, haben Vernetzung zu anderen Themen und Vorhaben. Das alles noch zu durchschauen, ohne entkräftet aufzugeben, ist eine Kunst, die man lernen muss.[10]
• Neue Arbeitsformen: Die Arbeitswelt birgt viele berufliche Unsicherheiten. Hatte man vor wenigen Jahren noch das Gefühl, dass, wenn man bei einem der großen Konzerne arbeitet, man ausgesorgt hat und das Arbeitsleben und stetiges Einkommen bis zur Rente gesichert ist, so muss man heute zur Kenntnis nehmen, dass gerade die großen zu Tausenden rausschmeißen, wenn der Aktienkurs nach oben steigen soll. Nicht mehr nur die festen Arbeitsverhältnisse bestimmen das Bild in Unternehmen, Leiharbeitnehmer-Arbeitsverhältnisse, Werkverträge, befristete Arbeitsverträge und freie Mitarbeit werden immer öfter die Basis der Zusammenarbeit. Flexibilität auf der Seite der Unternehmen erzwingt Flexibilität bei den Mitarbeitern. Berufliche Laufbahnen werden immer mehr zur Mosaik-Karrieren, bei denen sich abwechselnde Formen der Arbeit am Ende eines Arbeitslebens ein buntes Gesamtwerk ergeben. Heute angestellt, morgen selbstständig, übermorgen als Leiharbeitnehmer an Bord. Die Flexibilität wird eine notwendige Eigenschaft für eine erfolgreiche Gestaltung unseres Berufsalltags werden.
  Es stellt sich deshalb die Frage, wie man sich damit mental arrangieren wird. Denn die nötige Flexibilität bringt auch stetige Instabilität und berufliche Unsicherheit mit sich. Über Jahre im Voraus zu wissen, wie der eigene berufliche Lebensweg verlaufen wird, wird zum Ausnahmefall.[11]
• Globalisierung und Virtualisierung: Es gibt kaum noch Unternehmen, die nicht über die Grenzen des eigenen Landes hinaus aktiv sind und so versuchen, ihren Markt und damit ihren wirtschaftlichen Erfolg zu vergrößern. Das bringt für die beteiligten Menschen mit sich, dass immer mehr Reisen nötig werden, immer mehr Kulturen und Sprachen verstanden und zur Effizienzsteigerung auch immer virtueller miteinander gearbeitet werden muss. Und diese Themen bergen nicht nur neue Herausforderungen, sondern auch neue Stressoren. Welche Reise klappt heute schon wie geplant? Der nächste Stau auf den überlasteten Straßen, der nächste Fluglotsenstreik oder eine ausgefallene Klimaanlage im Zugabteil bei 40 Grad machen das „Abenteuer Reisen” zumindest beruflich zu einem Stressor, denn Terminpläne sind eng und kommen ins Wanken, sobald in der Kette der Handlungen etwas stockt. Und wenn man dann ankommt, hat man z. B. zwar englische Sprachkenntnisse als Verständigungsbasis, aber häufig werden interkulturelle Kompetenzen vorher nicht vermittelt und man redet aneinander vorbei. Dann ist man froh, wenn man endlich wieder daheim ist, wo man sich versteht. Um sich die nächste Reise zu ersparen, stehen immer häufiger Kommunikationsanlagen zur Verfügung, bei denen man sich nicht nur hört, sondern auch sieht. Eine deutliche Entlastung, aber auch eine große Gefahr, denn 80 % der zwischenmenschlichen Kommunikation läuft nonverbal und die oft ruckeligen Bilder können dies nur begrenzt übermitteln. „Sich verstehen geht anders”, mag man meinen, und das zu Recht.[12]
• Projekte statt Linie: Immer mehr Arbeit wird nicht mehr in der klassischen Linienorganisation erledigt, da diese ihre Stärken nur in eingespielten Arbeitsprozessen, aber nicht in den sich dynamisch verändernden Rahmenbedingungen freisetzen kann. Deshalb werden immer häufiger insbesondere einmalige, große und komplexe Vorhaben, von denen viel abhängt, in parallel zur Linie agierende Projektorganisationen überführt. Eigentlich ein sinnvolles Vorgehen, da sich auf die Herausforderungen speziell aufgestellte Teams viel schlagkräftiger um solche Themen kümmern können. Bis hierhin ist alles o. k. und es wäre „einfach nur” nötig, mit professionellen Projektmanagement-Prozessen und -Know-how sowie einer guten Kommunikation und Abstimmung mit der Linienorganisation voranzuschreiten. Aber leider werden viel zu viele Aufgaben zu Projekten gemacht und diese müssen von der Linie nebenher betrieben werden. Ein „Projekt-Overkill” entsteht, unter der die Belegschaft früher oder später zusammenbricht, wenn man nicht einen Weg findet, wie man das Ausmaß an Projekten mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen in Einklang bringen kann.
• Das Privatleben wird komplizierter: Als Familienvater mit drei Kindern darf ich aus eigener Erfahrung sagen, dass neben den ganzen Veränderungen der Arbeitswelt genauso viele zusätzliche Anforderungen an die erfolgreiche Gestaltung des Privatlebens bestehen. Es grenzt für mich immer wieder an ein Wunder, wenn die Bedürfnisse aller in einer Familie irgendwie zufriedenstellend erfüllt worden sind, sobald man abends geschafft zu Bett geht. Während der eine Sohnemann mit den heutigen hohen Anforderungen der Schule kämpft, ist der andere Dauerlieferant der wildesten Seuchen aus der Kita, die jedes Mal die ganze Familie reihum heimsuchen. Und der dritte Bengel lernt gerade das Gehen und spielt im Haus „Unfall- und Gefahrensucher”, sodass man entweder Blessuren und Geschrei managen oder volle Windel wechseln muss. Und wenn dann der Elternzeit-nehmende Part in der Familie noch nebenberuflich etwas „im Job” bleiben will, dann wird es richtig schwierig und die tägliche Schul-, Freizeit- und Berufs-Jonglage wird zur logistischen und planerischen Meisterleistung, bei der nichts schiefgehen darf. Sobald „Kollege-Kita-Schnürschühchen” dann krank darniederliegt und zu Hause versorgt werden muss, bricht das filigrane Kartenhaus in sich zusammen.[13]

Und wenn man – was heute angesichts des demografischen Wandels und der Zunahme der Single- und kinderlosen Haushalte zunimmt – von den oben beschriebenen komplexen Familienfreuden nicht betroffen ist, dann verbleiben noch die vielen zunehmend komplexer werdenden Herausforderungen des täglichen Lebens. Bis man alle für das heutige Leben (angeblich) notwendigen Versicherungen abgeschlossen, alle Social-Media- und privaten E-Mail-, Dating- und Shopping-Portal-Accounts gepflegt, die private Altersvorsorge geplant, die Lieblingsserie im Fernsehen programmiert und geschaut, die zahlreichen Sport- und sonstigen Vereinsmitgliedschaften bedient, den Kühlschrank und Vorratskeller aufgefüllt, den Steuer- und sonstigen Pflichten nachgekommen ist und den Hausbau oder die Weltreise als Projekt sauber geplant hat, verbleiben dann neben dem Job noch 5 Minuten auf der Couch, bevor einem die Augen zufallen.[14]

Unter all den gerade benannten Herausforderungen, die sicher keine vollständige und abschließende Liste ergeben, muss man einen Weg finden, auf dem man erfolgreich durchs Leben gehen und dabei gesund bleiben kann – die Erschöpfungskrankheit Burnout lauert vor der Tür. „Das Leben ist kein Ponyhof” hat man schon als Kind verstanden, aber dass es eine solche Vielzahl von Erschwernissen bereithält, das hat uns keiner gesagt, als unsere Mütter uns aus ihrem heimeligen Schoß ins Leben entließen. Weil es aber nun einmal kein Zurück gibt in diesen Schoß, müssen sich die Menschen rüsten, damit einem das Ganze nicht um die Ohren und man selbst aus der Kurve fliegt. Und genau hier kommt dies in Ihren Händen befindliche Buch ins Spiel!

2 Zeitmanagement: Schlüsselqualifikation 1 für moderne Überlebenskünstler

Wenn Sie dieses Kapitel 2 über Zeitmanagement gelesen haben, werden Sie sagen: „Eigentlich keine Atomphysik und irgendwie keine mystischen Geheimnisse, die der Autor da von sich gibt!” Und damit haben Sie vollkommen Recht! Zeitmanagement besteht zu 30 % aus GMV (Gesunder Menschenverstand) und zu 20 % aus Methodenwissen mit hilfreichen Tipps (zu finden in zahlreichen Büchern). Und die restlichen 50 % beinhalten etwas durchaus Mystisches, ein Geheimnis, wenn auch nicht im positiven Sinne: Sie bergen das Mysterium, warum man Zeitmanagement eigentlich nicht so betreibt, wie die ersten 50 % es einem nahelegen.[15]

Dafür gibt es viele Gründe. Manche davon wird mein Co-Autor Dr. Spörer in den Neuro-Kapiteln und -Tipps erklären, wenn er den aktuellen Stand der Neurowissenschaft zu Rate zieht. Die meisten aber haben – und das werden Sie auch ohne den Griff in die Neuro-Kiste nachvollziehen können – etwas mit Ihnen zu tun. Mit Ihrer Komfortzone, in der Sie sich wohlfühlen. Mit dem, was und wie Sie sich angewöhnt haben, zu denken, zu arbeiten, zu entscheiden, zu fühlen etc. Außerhalb dieser Komfortzone ist das Leben anstrengender, so denkt man. Aber so ist es nur für den kurzen Moment, in dem man aus der Komfortzone heraustritt und sich in neue Verhaltens- und Denkweisen hineinbegibt, danach wird es schnell angenehmer. Aus diesem Grund sollte man Zeitmanagement als eine wichtige Schlüsselqualifikation zur Ausweitung und Neudefinition der Komfortzonen und für das Überleben in dynamischen Zeiten verstehen und sie als solche wertschätzen und sich nachhaltig aneignen.

Neuro-Tipp

Aus neurobiologischer Sicht haben wir einen riesigen Speicher (unsere Großhirnrinde), mit dem wir theoretisch unbegrenzt Wissen aufnehmen können. Praktisch scheitert es an der Kapazität unseres Arbeitsspeichers (Teile unseres Stirnlappens, des Präfrontalen Cortex), der bereits mit wenigen gleichzeitigen Informationen überfordert ist. Dieser Arbeitsspeicher ist der Flaschenhals, durch den das Wissen zunächst durch muss. Der Rest an Informationen wird einfach aussortiert. Wissenserwerb hat biologisch viel mit der geschickten Nutzung des Arbeitsspeichers zu tun. Diesen nutzen wir am besten, indem wir ihm die wichtigen Informationen besonders hervorgehoben[16] präsentieren und uns mit weniger bedeutenden Informationen nicht lange aufhalten.

Heben Sie wichtige Informationen hervor.

Wenn viele Inhalte des Zeitmanagement-Kapitels bereits zu Ihrem persönlichen Handwerkszeug gehören, werden Sie sich am Ende bestätigt und entlastet fühlen („ich mach das doch alles schon ganz gut, dann bin ich mit mir doch mal versöhnt”). Aus vielen Trainings und Coa...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Widmung
• Vorwort
• 1   Warum Zeit- und Projektmanagement notwendig ist
• 2   Zeitmanagement: Schlüsselqualifikation 1 für moderne Überlebenskünstler
• 3   Neurowissenschaft: Wenn das eigene Gehirn zum Problem wird
• 4   Projektmanagement: Schlüsselqualifikation 2 für moderne Überlebenskünstler
• 5   Wenn einem trotz Zeit-/Projektmanagement alles zu viel wird
• 6   Schlusswort
• Auflösung zu Gewohnheiten aus dem Kapitel 2.1.1.3
• Quellen und Literatur
• Autoren
• Arbeitshilfen online