Effektiver arbeiten

Werden Sie so gut, wie Sie sein können

Reinhold Haller, Hailka Proske, Johannes Friedrich Reichert, Eva Reiff, Sigrid Triebfürst

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2020
• eBook-ISBN:
  9783648140444
• Thema: Business
• Thema: Management

Dieses Buch gibt eine Vielzahl einfach umzusetzender Techniken an die Hand, mit denen es Schritt für Schritt gelingt, die täglichen Anforderungen besser zu erfüllen und das Beste aus sich herauszuholen. Einzelne Kapitel befassen sich mit den Kernkompetenzen Priorisieren und Delegieren. Lernen Sie zu bestimmen, was wirklich wichtig ist, und wie Sie eigene Grundlagen und Ziele erkennen. Zudem bekommen Sie mit der Einführung ins richtige Delegieren ein machtvolles Instrument an die Hand, Freiräume für eigene wichtige Tätigkeiten zu schaffen. Die perfekte Basis für ein effizienteres Arbeiten.Inhalt- Effektivität: die richtigen Dinge tun- Effektiv in der Zusammenarbeit- Strategien gegen Effektivitätsbremsen- Effektiver arbeiten mit den neuen Medien- Priorisieren: das A und O des Selbstmanagements- Was ist Ihnen wirklich wichtig?- Wie Sie den Überblick behalten- Methoden und Techniken des Priorisierens- Prioritäten in den Alltag integrieren- Priorisieren mit den neuen Medien- Was Sie durch Delegieren gewinnen- Richtig delegieren von Anfang an- Beim Delegieren Nachhaltigkeit schaffen- Mitarbeiter fördern und fordern- Delegationspraxis optimieren

[9]Teil 1: Effektivität – erreichen, was wichtig ist

[11]1 Einführung

»Wir müssen effektiver werden!« Diese Forderung löst bei so manchem ein leichtes bis starkes Unbehagen aus. Sie klingt nach Mehrarbeit und Umstellung gewohnter Verhaltensweisen. Dabei ist effektives Handeln etwas Großartiges: Es bedeutet nichts anderes als das zu erreichen, was wirklich wichtig ist.

Effektives Arbeiten heißt, dass man zielorientiert arbeitet. Das funktioniert nur, wenn man Ziele vor Augen hat, die erreichbar sind und mit denen man sich identifizieren kann.

In diesem Teil zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Ziele für sich definieren und erfolgreich erreichen können. Sie finden hier praktische Strategien, die gegen Effektivitätsbremsen wirken, und nützliche, einfach anwendbare Techniken, die Sie auf Ihrem Weg zu mehr Effektivität im Berufs- und Privatleben unterstützen.

Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg!

Hailka Proske, Johannes Friedrich Reichert, Sigrid Triebfürst

[13]2 Effektivität: die richtigen Dinge tun

Schneller, höher, weiter – in unserer heutigen Arbeitswelt spielen diese Schlagworte eine große Rolle. Dabei sind Sätze wie »Wir müssen effektiver werden!« und »Du musst effektiv arbeiten!« in aller Munde. Doch was ist Effektivität genau und was bringt sie uns?

In diesem Kapitel erfahren Sie,

• was es bedeutet, effektiv zu sein,
• wann es sich lohnt, effektiv zu sein – und wann nicht,
• ob Sie bereits effektiv arbeiten.

2.1 Was es bedeutet, effektiv zu sein

Beispiel

Die Geschäftsleitung ist überzeugt: Die Abteilung Controlling muss so umstrukturiert werden, dass ein effektiveres Arbeiten möglich ist!

Peter empfiehlt seiner Frau Doris: »Du musst halt effektiver werden, dann hast du auch mehr Zeit für dich!«

Effektiv handeln. Arbeit effektiv erledigen. Effektiver werden. Diese Redewendungen hören wir im heutigen Arbeitsalltag und auch im Privatleben allzu häufig. Wovon reden wir aber eigentlich, wenn wir so etwas sagen? Was heißt »Effektivität« genau?

2.1.1 Die Definition

Beginnen wir mit dem Begrifflichen. Das Wort Effektivität leitet sich von »effektiv« ab und dieses wiederum stammt von dem lateinischen Wort »effectivus« ab, was mit »schaffend, bewirkend« übersetzt wird. »Effekt« ist damit gleichbedeutend mit »Wirkung, Nutzen«. Effektivität bedeutet dann folgerichtig: »Ich erziele mit dem, was ich tue, eine Wirkung, einen Effekt, einen Nutzen.«

Wir sind also dann effektiv, wenn wir zielorientiert oder zielgerichtet handeln. Die Frage nach »War ich effektiv?«, kann damit auch so formuliert werden: »Habe ich mein Ziel erreicht?«

Wichtig

Erbringt eine Aktion den gewünschten Effekt, dann ist sie effektiv. Voraussetzung für effektives Handeln ist ein konkretes Ziel.

[14]2.2 Effektivität und Effizienz

Die reine Begriffsdefinition von Effektivität ist, wie wir gerade gesehen haben, einfach. Im allgemeinen Sprachgebrauch und im Alltag jedoch wird der Begriff Effektivität oft gleichgesetzt oder sogar verwechselt mit »Effizienz«. Man spricht von »effektiver werden« und meint damit eigentlich »schneller arbeiten«, was zur Effizienz gehört. Fakt ist: Die beiden Begriffe werden selten sauber unterschieden. Selbst der Duden beschreibt Effektivität und Effizienz als Synonyme. Worin also unterscheiden sich die beiden Begriffe?

Während bei Effektivität das gewünschte Ziel im Vordergrund steht, fragt Effizienz nach dem nötigen Aufwand, um dieses Ziel zu erreichen: Wie viel Zeit oder Ressourcen benötigt die Erledigung dieser Aufgabe?

Begriffe	Fokus auf …
Effektivität	Ziel
Effizienz	Aufwand, um dieses Ziel zu erreichen

• Das heißt einerseits: Ich kann effektiv sein, ohne dabei effizient zu sein. Mein Ziel kann ich nämlich auch erreichen, ohne dabei auf die benötigten Ressourcen (Zeit, Energie, Budget u. a.) zu achten.
• Das heißt andererseits: Ich kann sehr effizient handeln, ohne dabei effektiv zu sein. Wenn ich zwar sehr zeitsparend/ressourcenschonend arbeite, dennoch aber mein Ziel verfehle, bin ich nicht effektiv.

Die folgende Grafik verdeutlicht den Unterschied zwischen effektivem und effizientem Handeln.

Abb. 1: Der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität

[15]Handlung 1 führt am gewünschten Ziel vorbei – ist also nicht effektiv. Sie ist jedoch effizient, weil man mit möglichst geringem Ressourcenaufwand handelt.

Die Handlungen 2 und 3 erreichen das gewünschte Ziel und sind damit effektiv. Dabei ist die Variante 2 sowohl effektiv als auch effizient. Die 3. Variante erlaubt zahlreiche Kurven (= hoher Mitteleinsatz) – sie ist also nicht effizient, sondern nur effektiv.

Handlung 4 verfehlt das Ziel ganz. Sie ist nicht effektiv. Noch dazu werden viele Ressourcen aufgewendet – sie ist also noch nicht mal effizient.

Das folgende Beispiel von vier Kollegen, die ein und dasselbe Ziel haben, verdeutlicht die Unterschiede der vier Vorgehensweisen.

Beispiel

Vier Kollegen haben sich vorgenommen, in 4 Wochen 3 Kilo abzunehmen.

Vorgehen 1: Kollege Karl nutzt regelmäßig im Sportstudio das Rücken-Workout. Das Training macht ihm Spaß und beweglicher wird er dadurch auch – und das in kurzer Zeit: Seine Vorgehensweise ist also effizient. Allerdings nimmt er zu wenig ab, weil Rücken-Workout dafür eher ungeeignet ist. Er ist also nicht effektiv in Bezug auf das gewünschte Ziel.

Vorgehen 2: Horst kombiniert sein wöchentliches Laufpensum mit einer Ernährungsumstellung. Er wird damit fitter und nimmt in den vereinbarten 4 Wochen 3 Kilo ab. Horst ist damit effektiv und effizient

Vorgehen 3: Dieter hat keine Lust sich zu kasteien. Obwohl er sich eine Art Diät verschrieben hat, erlaubt er sich immer wieder sündige Ausnahmen beim Essen. Zudem gönnt er sich für teures Geld einen Personal Trainer und Spezialdiätprodukte. So erreicht er das gewünschte Ziel – muss aber viel Zeit und Geld dafür aufbringen (= hoher Ressourcenaufwand). Er ist also effektiv, aber nicht effizient.

Vorgehen 4: Lutz probiert in den vier Wochen Verschiedenes aus. Er startet eine Diät – beendet sie aber erfolglos nach kurzer Zeit. Teuer erstandene Diätprodukte wandern in den Müll, weil sie ihm nicht schmecken. Auch die Walking-Gruppe verlässt er nach wenigen Tagen wieder. Frustriert genehmigt er sich ab und zu Schokoriegel. Nach vier Wochen hat er zwar viel ausprobiert – abgenommen hat er jedoch nichts. Er war weder effektiv noch effizient.

Effektiv arbeiten	Effektiv arbeite ich dann, wenn ich etwas mache, das den gewünschten Effekt erzielt – das also zum gewünschten Ziel führt.
Effizient arbeiten	Effizient arbeite ich dann, wenn ich ein Ergebnis mit geringem Ressourcen-Aufwand (Zeit, Energie, Personaleinsatz) erreiche.
Effektiv und effizient arbeiten	Effektiv und effizient war ich dann, wenn ich mein geplantes Ziel mit möglichst geringem Ressourcen-Einsatz erreicht habe.

[16]Wichtig

Effektivität = Doing the right things

Effizienz = Doing things right

(Peter Ferdinand Drucker, US-amerikanischer Ökonom)

2.3 Muss man immer effektiv sein?

Die Antwort auf diese Frage lautet: Ja – und nein. Ja, denn es ist sinnvoll, seine Energie für die »richtigen« Dinge einzusetzen. Voraussetzung hierfür ist es, sich darüber klar zu werden, was denn diese »richtigen« Dinge sind. Für welche Ziele lohnt es sich, effektiv, also zielorientiert, zu handeln?

Eine mögliche Antwort auf diese Frage liefert der US-amerikanische Effektivitätsexperte Stephen R. Covey mit seinem Kreismodell. Es unterscheidet nach Einflussbereichen unseres Handelns.

Abb. 2: Kreismodell nach Stephen R. Covey

• Von mir allein steuerbar – Circle of Control: Das ist Ihr eigener Hoheitsbereich, der Bereich, in dem Sie nicht abhängig sind von anderen. Hier haben Sie die ...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Teil 1: Effektivität – erreichen, was wichtig ist
• Teil 2: Richtig priorisieren
• Teil 3: Delegieren
• Die Autoren
• Stichwortverzeichnis