1.1 Die Buchführung
Eine Buchführung hat die Aufgabe, die periodischen Betriebsergebnisse der einzelnen Wirtschaftsjahre und das Gesamtergebnis eines Unternehmens von Beginn an bis zur Betriebsaufgabe festzustellen. Die Grundlage hierfür ist die laufende Dokumentation aller Geschäftsvorfälle.
Dem Unternehmer ist freigestellt, ob er seine Buchhaltung manuell oder mithilfe der EDV führt. Eine manuelle Buchführung ist heute nur noch selten zu finden. Aber es gibt sie noch: Einzelne kleinere Betriebe führen auch heute noch ein Buch, in das sie alle anfallenden Geschäftsvorfälle handschriftlich und nach Datum und Kontenbereich geordnet eintragen. Die aufsummierten Bewegungsdaten dieses früher viel verwendeten sog. amerikanischen Journals werden heutzutage regelmäßig in das EDV-System des Steuerberaters übernommen und dort abschließend verarbeitet.
Solche Ausnahmefälle beschränken sich jedoch auf Kleinstbetriebe, bei denen der Unternehmer aus Altersgründen und im Hinblick auf die in Kürze bevorstehende Betriebsaufgabe keine Umstellung zur EDV mehr vornehmen möchte.
Sind eigene Buchführungskenntnisse vorhanden, wird er vielleicht aus Kostengründen zumindest die laufenden Geschäftsvorfälle auf altherkömmliche Weise manuell erfassen.
Wichtig!
Es gibt keine Verpflichtung zur digitalen Buchführung!
Zur Erfassung der Geschäftsvorfälle in chronologischer oder sachlich gegliederter Form unterscheidet die Buchführung:
- Grundbücher,
- Hauptbücher,
- Nebenbücher und
- Hilfsbücher.
Alle diese »Bücher« müssen die ihr zugedachte Funktion in der Buchhaltung erfüllen. Form und Aussehen spielen keine Rolle. Ein »Buch« kann auch ein handschriftlich geführtes Heft, eine geordnete Loseblattsammlung oder eine digitale Datenzusammenstellung sein.
[16]Das Grundbuch
Ein Grund- oder Hauptbuch kann man nicht im Fachhandel kaufen. Der Unternehmer kauft ein Kassenbuch, das in der Buchhaltung die Funktion eines Grundbuchs erfüllen soll.
Das Kassenbuch ist das wichtigste Grundbuch. Ein Grundbuch enthält Aufzeichnungen in zeitlicher Reihenfolge und setzt gleichzeitig eine geordnete Belegablage voraus, in der sich auch sachverständige Dritte zurechtfinden müssen.
Eine geordnete und übersichtliche Belegablage kann auch alleine schon die Grundbuchfunktion erfüllen. Der Gesetzgeber macht keine Vorgaben, wie eine geordnete Belegablage auszusehen hat. Die Belege (z. B. Z-Bons, Rechnungen, Quittungen) können in zeitlicher Reihenfolge, nach Belegnummern sortiert oder alphabetisch abgelegt werden. Eine planlose Aufbewahrung in einer Schuhschachtel wäre dagegen nicht ordnungsmäßig.
Wichtig!
Ein nicht ordnungsmäßig geführtes, in sich unschlüssiges oder unglaubwürdiges Grundbuch besitzt keine Beweiskraft und ist wertlos!
Neben dem Kassenbuch gehören auch Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbücher, Bankbücher, in denen die unbaren Geldbewegungen festgehalten werden, und das für Gebrauchtwagen geführte Wageneingangs- und Wagenausgangsbuch der Kfz-Händler zu den Grundbüchern.
Das Hauptbuch
Die Aufgabe des Hauptbuchs ist die systematische und sachliche Erfassung der Geschäftsvorfälle auf den Personen- und Sachkonten.
Das Nebenbuch
Ein Nebenbuch ergänzt die Aufzeichnungen der Grund- und Hauptbücher. Ein typisches Nebenbuch ist das Inventarverzeichnis.
Das Hilfsbuch
Unter Hilfsbüchern sind die gesammelten Aufzeichnungen des Unternehmers zu Statistik, Planung, Kontrolle sowie Termin- und Auftragsbücher zu verstehen.
