Benchmarking in Steuerkanzleien

Wie Sie durch Digitalisierung Ihre Kanzleizahlen systematisch verbessern

Patrik Luzius, Sandra Weigert, Petra Kunde

• Verlag: Schäffer-Poeschel
• Jahr: 2019
• eBook-ISBN:
  9783791046730
• Thema: Business
• Thema: Management

Die Autoren, erfahrene Kanzleiberater, zeigen auf, wie Benchmarking in der Steuerkanzlei zielgerichtet eingesetzt werden kann.- Was sind die Benchmarks erfolgreicher Kanzleien?- Warum sind andere Kanzleien besser?- An welchen Stellschrauben muss gedreht werden, um selbst besser zu werden?- Wo muss insbesondere die Digitalisierung vorangetrieben werden und wie können entsprechende Maßnahmen konkret in die Praxis umgesetzt werden?- Wie lassen sich Digitalisierungsmaßnahmen in Geschäftszahlen nachvollziehen?Die Autoren beleuchten die Fragen und geben konkrete Strategien an die Hand. Praxisorientiert erläutern sie, wie die Steuerkanzlei der Zukunft ausgerichtet sein muss, damit durch eine systematische Verbesserung der Kanzleizahlen die Profitabilität gesteigert und in der Folge ein hoher Kanzleiwert erreicht werden kann. Damit dieser auch in der Zukunft noch eine stabile Altersvorsorge sicherstellen kann.Teilnehmerstimmen aus dem Benchmarking-Zirkel: "Völlige Transparenz und der Austausch unter den Kanzleien liefern beim Benchmarking Informationen, die anders auf keine Weise zu beschaffen wären. Daraus entsteht ein unglaublicher Mehrwert für alle Teilnehmer, wenn man den Grundsatz 'geben und nehmen' beherzigt.""Ich betrachte meine Kanzlei aus einer ganz anderen Perspektive. Das bringt mich weiter. (...)""Der Nutzen des Benchmarkings besteht darin, dass ich mir die Zeit nehme um strategisch an der Kanzlei zu arbeiten."

[17]Teil 1: Benchmarking als Kanzleitreiber

[19]1 Benchmarking bringt Sie voran

1.1 Vergleichen, trainieren, optimieren

Jeder Spitzensportler hat selbstverständlich einen persönlichen Coach und ein auf ihn abgestimmtes Trainingsprogramm. Genauso bietet Benchmarking für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ein optimales Trainingsumfeld: ambitionierte Kollegen, moderne Trainingsmethoden und eine laufende Erfolgskontrolle.

Seit den 1970er-Jahren ist Benchmarking ein gängiger Begriff in der Industrie, der jedoch lange Zeit nicht in direkte Verbindung mit der Branche der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung gebracht wurde. Josef Weigert erkannte 1993 diese Marktlücke und entwickelte ein maßgeschneidertes Benchmarking-Konzept für diese Berufsgruppe. Auslöser für diese Idee war eine Veranstaltung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Er stellte fest, dass sich die 30 teilnehmenden Kanzleiinhaber und Partner zum Thema Kanzleistrategie, -führung, -struktur, -organisation und -prozesse nur wenig zu sagen hatten. Sie diskutierten aneinander vorbei.

Die Analyse des Workshops ergab: Die Gruppe war nicht homogen! Die Kanzleien hatten unterschiedliche Größenordnungen: Vom Einzelkämpfer mit drei Mitarbeitern bis hin zur partnerschaftlich geführten Kanzlei mit 30 Mitarbeitern war alles vertreten. Den jungen Kollegen mit drei Mitarbeitern beschäftigten Themen, die für den Kollegen mit 30 Mitarbeitern nicht oder nicht mehr relevant waren. Auch Einzelkämpfer und Partner zu kombinieren war schwierig. Bei einem Einzelberater stehen andere Schwerpunkte im Vordergrund als bei partnerschaftlich geführten Kanzleien. Aus dieser Erkenntnis heraus entstand die Idee »Benchmarking für Steuerkanzleien«. In homogenen Gruppen mit gleicher Zielrichtung und der Bereitschaft, zu »geben und zu teilen«, öffnen sich beim Benchmarking die Kanzleiinhaber/Kanzleien und zeigen ihre Produkte, Prozesse, Strukturen und Strategien auf. Diese Offenheit schafft die Grundlage zu Vergleich, Austausch und zum Lernen von den Besten. Das gelingt, indem »Best Practices« identifiziert, auf die eigenen Belange angepasst und entsprechend umgesetzt werden.

1.2 Lernen Sie von den Besten!

Benchmarking in Kanzleien bedeutet nicht, den Erfolgreichsten zu imitieren, sondern die ständige Überprüfung der eigenen Prozessabläufe unter Beachtung der Best Practices anderer Kanzleien.

[20]Dabei ist es eines der wichtigsten Prinzipien, Benchmarking als einen ständigen Prozess im Unternehmen zu etablieren. Nur so erzielen Sie langfristig Verbesserungen in allen Bereichen und können sich letztendlich im Wettbewerb behaupten. In den letzten Jahren haben sich die Rahmenbedingungen für Steuerkanzleien erheblich geändert. Sie kämpfen mit Gesetzesvorgaben, Informationsüberfluss, steigenden Anforderungen und bewegen sich ständig an der Grenze der Belastbarkeit. Beim Benchmarking werden die Informationen gefiltert, in konkret anwendbares Wissen für Kanzleiinhaber umgewandelt und in die Kanzleien transportiert. Die Kanzleiinhaber und Mitarbeiter profitieren von diesen auf das Wesentliche reduzierten Informationen und gewinnen dadurch Zeit. Benchmarking lebt von Unternehmerpersönlichkeiten, die bereit sind zu geben. Und sie bekommen ein Vielfaches zurück. Lohnende Trends werden sofort umgesetzt, nur modische Trends entzaubert.

Benchmarking für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ermöglicht einen branchenweiten Vergleich von Effizienz-Parametern der Kanzleien wie zum Beispiel:

• Wie viele Stunden arbeitet der Kanzleiinhaber?
• Welche Führungsinstrumente setzt er ein?
• Wie ist die Struktur der Kanzlei?
• Wie sind die Abläufe?
• Wie ist der Spezialisierungsgrad?
• Wie hoch ist die Leistung pro Vollzeit-Mitarbeiter?
• Wie hoch ist die Produktivität?
• Wie ist die Auslastung definiert?
• Wie hoch ist die Leistung pro Stunde und Mitarbeiter?
• Wie hoch ist der Umsatz pro angefallene und bezahlte Stunde?
• Wie hoch ist die Leistung pro verrechenbare Stunde?
• Wie ist der Krankenstand in der Kanzlei im Vergleich zu den Benchmarking-Kanzleien?
• Wie viele Buchungen erledigt eine klar strukturierte, gut organisierte Kanzlei innerhalb einer Stunde?
• Wie viele Minuten benötigt ein Mitarbeiter für eine Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Dies sind nur einige Vergleichsparameter, mit denen sich die Effizienz von Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften messen lässt. Die Kunst besteht darin, homogene Gruppen zu bilden, die über Jahrzehnte hinweg erfolgreich zusammenbleiben. Die Herausforderung bei der Zusammensetzung der Teilnehmer ist, besondere Stärken und Fähigkeiten zu kombinieren, damit sie sich ergänzen und dadurch ein langfristiger Nutzen für die Teilnehmer gewonnen werden kann. Benchmarking ist von hoher gegenseitiger Wertschätzung geprägt. Die Motivation aus der Grundstimmung [21]des Tages ist maßgebend für den Erfolg der Umsetzung. Das Vertrauen der Teilnehmer in das Ergebnis aus dem Benchmarking ist sehr groß. Der Anspruch des Veranstalters ist, dass es den Teilnehmern nach jedem Workshop noch besser geht.

1.3 Offenheit lohnt sich

Benchmarking-Teilnehmer sind offene und veränderungsbereite Unternehmer, die erkannt haben, dass sich ihr Input mehr als rechnet. Die Formel lautet: »Aus eins mach zehn!«

Damit ist gemeint: Eine Idee oder ein Vorschlag werden in die Runde gegeben und fünf bis zehn Anmerkungen, Bestätigungen oder Verbesserungen kommen immer zurück. Auch an konstruktiver Kritik wird nicht gespart. Ziel ist, Fehler und Fehlentscheidungen zu vermeiden.

BEISPIEL

Im Benchmarking-Workshop wird vereinbart, dass die Prozesse zur »Mandatsannahme« und »Mandatsbeendigung« ausgetauscht werden. Jeder Teilnehmer gibt seinen Input in Umlauf. Im Klartext heißt das: Der Teilnehmer gibt seinen Prozess in die Runde und bekommt zahlreiche erprobte Prozesse anderer Kanzleien dafür zurück. Mit dem Austausch wächst automatisch die Möglichkeit zur Qualitätssteigerung der eigenen Leistung.

Die Zuordnung zu einer Benchmarking-Gruppe erfolgt mit großem Fingerspitzengefühl und hohen Erfahrungswerten. Um nachhaltig einen effizienten Austausch zwischen den Mitgliedern zu gewährleisten, ist eine Gruppe mit maximal 15 Teilnehmern besetzt. Zur Vermeidung einer unmittelbaren Wettbewerbssituation ist festgelegt, dass die Kanzleien räumlich mindestens 50 km voneinander entfernt sind, wobei es in Ballungsgebieten nach Absprache mit den betroffenen Kanzleien auch zu Ausnahmen kommen kann. Hard Facts wie z.B. Jahresumsatz, Anzahl der Partner und Mitarbeiter, ...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Vorwort
• Abkürzungsverzeichnis
• Teil 1: Benchmarking als Kanzleitreiber
• Teil 2: Benchmarking und Digitalisierungsmaßnahmen
• Teil 3: Digitalisierung und Kanzleiwertentwicklung
• Teil 4: Digitales Benchmarking
• Stichwortverzeichnis
• Arbeitshilfen Online