Einkauf schnell erklärt

Basiswissen zum Einkauf

Lutz Schwalbach

• Verlag: Books on Demand
• Jahr: 2021
• ISBN drucken: 9783754374115
• eBook-ISBN: 9783754376737
• Auflage: 2
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Verwaltung

Das vorgelegte Buch - Einkauf schnell erklärt - stellt das Basiswissen zum Einkauf systematisch, fokussiert und leicht erlernbar dar. Es dient Ihnen als Handlungs- und Kompetenzerweiterung für den Einkauf und umfasst die wesentlichen Inhalte in neunzehn übersichtlich angeordneten Kapiteln. Die Grundlagenarbeit im Einkauf wird in vier Fokusansätzen der Prozessoptimierung, Preisoptimierung, Organisation und Mitarbeiterentwicklung im Einkauf aufgezeigt. Diese werden inhaltlich ergänzt um die Einkaufsziele, Bedarfsermittlung, Vertragsverhandlungen, Lieferantenqualifizierung/-performance, Controlling sowie die spezielle Vertiefung in Datenpflege und Digitalisierung. Nach der Durcharbeit des vorliegenden Buches hat der Leser einen umfassenden Überblick in den Einkauf erlangt, kann mögliche Defizite erkennen, aufzeigen und den Einkauf mitgestalten. Mit diesem Buch erhält der Leser eine schnelle Wissensvermittlung über die Einkaufstätigkeiten in Unternehmen, welches er auch als Nachschlagewerk verwenden kann. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Freude auf Ihrem neuen erfolgversprechenden Lernweg in die Einkaufswelt - happy shopping -.

1 Begriffe

Das vorgelegte Buch beinhaltet eine Schnellvorstellung des Einkaufs. Es dient Ihnen als Handlungs- und Kompetenzerweiterung für den Einkauf und umfasst fokussiert die wesentlichen Inhalte. Die Grundlagenarbeit im Einkauf wird in Fokusansätzen der Prozessoptimierung, Preisoptimierung, Organisation und Mitarbeiterentwicklung im Einkauf aufgezeigt. Diese werden inhaltlich ergänzt um die Einkaufsziele, Vertragsverhandlungen, Lieferantenqualifizierung/-performance, Controlling sowie die spezielle Vertiefung in Datenpflege und Digitalisierung. Nach der schnellen Durcharbeit des vorliegenden Buches hat der Leser einen ersten Überblick über den betrieblichen Einkauf erlangt und sein Wissen ausgebaut. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Freude am „Einkauf schnell erklärt” und zu ihrem erfolgversprechenden Einstieg in das Thema einkaufen.

1.1 Einkauf

Der Begriff Einkauf (EK) beschreibt den Zukauf von Gütern, Dienstleistungen oder immateriellen Dingen passend zur Unternehmensaufgabe (Arnolds, 2016, S.2-6, Hofbauer, 2013, S. 13). Aktuell wird der Begriff Einkauf erweitert um die Aufgabe der Entsorgung.

• Die Versorgung des Unternehmens mit Gütern, wobei der Anlieferort global sein kann.
• Dominanz der operativen und abwickelnden Tätigkeiten, wie Bestellung, Anfrage, Terminverfolgung usw.
• Einkauf bedarf eines Lieferanten (LF).
• Einkauf findet lokal und global statt.
• Es muss dazu keine Ware körperlich geliefert werden.
• Einkaufen ist immer mit einer Bezahlung verbunden (Tausch ⇔ Ware gegen Geld).

Der Begriff Beschaffung ergänzt den Einkauf um die strategischen Aspekte und der Beschaffungsmarktforschung (Hofbauer, 2013, S. 13).

• Operativer Einkauf plus strategische Einkaufsmanagement
• Versorgungssicherheit des Unternehmens mit Fremdwaren, Vorprodukten und deren Risiken
• Beschaffungsstrategien, global sourcing und Lieferantenmanagement

In den Klein- und Mittelständigen (KuM) Unternehmen ist Einkaufen Chefsache.

1.2 Einkaufswandlung

Früher stand primär der Einkaufspreis im Vordergrund und der Einkauf war Bestellschreiber/-abwickler. Heute ist der Einkauf tief integriert in die Unternehmen und seine Einbindungen und Schnittstellen reichen bis zu Partnerschaften, Alternativmaterialien, Lieferanten F&E, Qualitätsmaßnahmen, Beschaffungsstrategien, usw. Damit wurde eine deutliche Änderung im Einkauf, weg vom Bestellvollzug, hin zum bestellgestaltenden Einkauf als Wertgestalter/-bringer, bewirkt.

• Früher: Der Einkäufer vollzog früher den gesamten Einkaufsprozess. D.h. Lieferantenauswahl, Angebot, Auswahl, Vergabeentscheidung, Vergabe, Lieferung und Rechnungsfreigabe.
• Heute: Überwiegt das Einkauf-Sharing (Arbeitsteilung). Beispielsweise vollzieht ein Einkaufsassistent arbeitsteilig das Prüfen der Auftragsbestätigungen, Angebote, Rechnungsfreigabe und Lieferterminüberwachung.

Die Umfänge der heutigen und modernen Beschaffung zeigen Wandlungen auf, von der Bestellabwicklung der Beschaffungsabteilung zum Management der Materialien (Arnolds, S. 17). Dieser Wandel lässt sich anhand der folgenden Veränderungen aufzeigen.

• Von der singulären Preisreduktion, zum Gewinnbeitrag durch Gesamtkostenminimierung
• Vom Bestellempfänger/-abwickler zum Berater und Entscheidungsträger (Beschaffer)
• Einbindung in die Produktentstehung und F&E (Innovation, Kostendesign)
• Vom lokalen oder nationalen Einkäufer (sourcer), zum globalen Lieferquellenmanager (global sourcing)

Die Stärkung der Rolle des Einkaufs begründet sich in dem vermehrten Outsourcing der Fertigung. In starken Produktionsbetrieben ist der Einkauf der größte innerbetriebliche Mitbewerber, aufgrund der zu treffenden make or buy Entscheidung und der verbundenen Entscheidung pro Eigenfertigung oder pro Outsourcing. Die Unternehmen versuchen, sich von tariflichen Zwängen, schwankenden Auslastungen und hohen gewerblichen Personalzahlen zu befreien. Gleichfalls wollen Sie von niedrigeren Stundenlöhnen auf dem Lieferantenmarkt oder durch Ländervorteile profitieren.

• Übertragung des betrieblichen Risikos auf Lieferanten (Mitarbeiter, Qualität, Investition, Produktionsauslastung, usw.)
• Innen-/Selbstoptimierungen der Unternehmen auf Kernprozesse, verbunden mit Personalanpassungen (Effizienz)
• Zwang zur Kostensenkung (€) und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit (ROI)
• Unterlassene Investitionen bspw. in Erweiterung, Arbeitsschutz oder Modernisierung
• Immer besser werdende globale Kommunikation und Bezugsquellen. Positive Regulierungen oder Ausprägungen der Handelshemmnisse wie Zoll, Incoterms, Reisefreiheiten, Lieferantenqualitäten/-entwicklungen, Freihandelszonen bspw. EU/NAFTA/ WHO/ASEAN und Verbesserung der sozialen Standards über die globale Lieferkette bspw. BSCI

Abbildung 1: Wandlung des Einkaufs

1.3 Wertbeitrag

Die Bedeutung des Einkaufs ist in den letzten Jahren deutlich gewachsen. Der Einkauf erhält in den großen Unternehmen Einzug in ein Vorstandsressort oder ein vergleichbares Gewicht. Der Einkauf trägt einen Wertbeitrag zur Gewinnmaximierung des Unternehmens aktiv bei. Sein Hebel, die Senkung der Materialkosten, ist stark wirksam.

Die folgende Kalkulation der Gewinne stellen die hohe Bedeutung des Einkaufs, auf der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens, mit einem einfachen Beispiel deutlich dar (Melzer-Ridinger, 1989, S. 18), (Weigel U., 2013, S. 5), (Arnolds, 2016, S. 15).

Macht die Unternehmung 100 Mio. Euro Umsatz und 10% Gewinn, dann entspricht dies einem Gewinn vor Steuern von 10 Mio.€ Euro. Gelingt es dem Vertrieb, den Umsatz um 10% zu steigern, was einem sehr ambitionierten Ziel entspricht, so sind das 10 Mio.€ Euro Mehrumsatz. Aus den 10 Mio.€ Euro Mehrumsatz resultieren1 Mio.€ Gewinn, bei der angenommenen Marge von 10%.

Nehmen wir den Materialkostenanteil mit 50% auf den Umsatz (Menge x Artikelpreis im Verkauf = Umsatz) von 100 Mio. Euro an, dann sind das 50 Mio. €. Auf der Beschaffungsseite lassen sich 1 Mio.€ Gewinn wie folgt erzielen. Schafft es der Einkauf, die Materialkosten in Höhe von 50 Mio.€ um 2% senken, so liegt der identische Gewinn-/Ergebnisbeitrag vor.

• 100 Mio.€ * 10% = 10 Mio.€ Gewinn
  +10 Mio.€ * 10% = 1 Mio.€ Gewinn auf Mehrumsatz
• 100 Mio.€ * 50% = 50 Mio.€ Wareneinsatz (WE)
• 50 Mio.€ abzgl. 2% = 1 Mio.€ Ergebnisbeitrag aus WE

Der Unterschied zum Aufwand +10% Mehrumsatz zu -2% Senkung der Materialkosten ist selbsterklärend. Sie erkennen die Hebelwirkung einer Materialkostenreduktion versus einer Umsatzausweitung (Werbung, Neukundenakquise, Incentives, Investitionen, …).

1.4 Maverick Buying

Maverick buying beschreibt einen nicht zu unterschätzenden Anteil von nicht autorisierten oder unkoordinierten Einkäufen. Dies wird im Englischen als sogenanntes maverick buying bezeichnet. Es bezeichnet den Einkauf von Gütern und Dienstleistungen durch nicht Einkäufer wie Baustellen, Konstruktion, Disposition, Fertigung usw.

• In vielen Unternehmen beträgt das Volumen nicht selten mehr als 20-30 % des gesamten Einkaufsvolumens.

Betrachten wir dazu folgende Beispielrechnung: Würde festgestellt, dass bei einem Materialkostenanteil von über 50 % anteilig 20% nicht über den Einkauf beschafft wird, so entfällt dem Unternehmen dieser Einkaufsvorteil. Im schlimmsten Fall bedeutet dies, dass bei 100 Million Umsatz und somit einem Einkaufsvolumen von 50 Mio.€ (50%) anteilig 20 % = 10 Mio.€ bestellt, nicht verhandelt würden und frei vergeben durch nicht autorisierte Einkäufer. Allein ein kalkulierter Anteil von 4 % Materialkostenreduktion bedeutet in diesem Fall 400 T€ entgangener Verlust am Unternehmensergebnis.

• 100 Mio.€ * 50% *20% = 10 Mio.€ * 4% = 400 T€ Ergebnis.

Hier gilt es, mit einfachen Methoden die Beschaffung zu kontrollieren und zu disziplinieren. Unkoordinierte Bestellungen lassen sich über Bestellauslöser, welche nicht dem Einkauf angehören, schnell identifizieren durch Rechnung ohne Bestellbezug und mit IT-System Rechteentzug beseitigen (Weigel U., 2013, S. 7). Gleichfalls sind hier die Themen der Compliance mitzubetrachten, diese konsequent anzudrohen. Dieses unkoordinierte Einkaufsvolumen muss zwingend in den Einkauf zurückgebracht werden, um wirtschaftliche Ergebnisbeiträge für das Unternehmen zu realisieren. Es darf nicht geduldet werden, dass nicht Einkäufer ohne Marktkenntnis, ohne Lieferantenkenntnis und ohne Verhandlungskenntnisse Bestellungen frei Hand vergeben. Ergänzend sei hier angemerkt, dass hier erschwerend auch das Vieraugenprinzip unterlaufen wird.

2 Beschaffungsziele

Die Ziele des Einkaufs lauten (Hofbauer, 2013, S. 13, Arnold, 2016, S. 2f):

• Optimales Preis-/Leistungsverhältnis durch Beschaffungsmarktforschung, qualifizierten Angebotsvergleich und Vergabeverhandlung sowie routinebasierte Bestellabwicklung (Prozessmanagement)
  mit den Unterzielen:
• Sichere und kostengünstige Versorgung (Preis, Termin, Qualität).
• Risikomanagement als Sicherung gegen Liefer- und Lieferantenausfall
• Generierung von Mehrwerten und Wertbeitrag
• Minimierung oder Abbau von Beschaffungsrisiken

Die Ziele des Einkaufs (Arnolds, 2016, S. 8- 13) haben sich mit Verschiebung der Anteile der Eigenfertigung hin zum Fremdbezug in die nachfolgende Richtung verändert. Die betrieblichen Ziele dominieren als störungsfreier Betrieb durch sichere Materialversorgung.

• Gewährleistung des störungsfreien Produktionsprozesses, unter Berücksichtigung der terminlichen Materialversorgung und Produktqualität.
• Das Streben nach Gewinnmaximierung durch beste Einkaufspreise und Einkaufskonditionen im Vergleich zu den Wettbewerbern.
• Schaffen vo...

Inhaltsverzeichnis

• Veröffentlichungen
• Über den Autor
• Haftungsausschluss
• Abstrakt
• Inhaltsverzeichnis
• 1 Begriffe
• 2 Beschaffungsziele
• 3 Materialbedarfsplanung
• 4 Bedarfsermittlung
• 5 Einkaufsarbeit
• 6 Einkaufsorganisation
• 7 Vertragsverhandlungen
• 8 Qualitätsrichtlinien
• 9 Lieferantenperformance
• 10 Optimierungen
• 11 Einkaufsstrategien
• 12 Beschaffungsmarkt
• 13 Weltweite Beschaffung
• 14 Bezugsverträge
• 15 Methodenlehre
• 16 Datenpflege
• 17 Digitalisierung
• 18 Qualifizierung
• 19 Literaturverzeichnis
• Impressum