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Projektmanagement mit Excel für Dummies
Andrea Windolph, Alexander Blumenau
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Projektmanagement mit Excel für Dummies
Andrea Windolph, Alexander Blumenau
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Sie wollen Projekte effizienter umsetzen, aber nicht in spezielle Software investieren? Dieses Buch bietet Anleitungen und Tipps für die wohl am meisten verbreitete Software im Projektmanagement: Microsoft Excel. Sie erfahren, wie Sie Excel beim Initiieren, Planen, Überwachen und Abschluss eines Projekts unterstützt - und wo die Grenzen des Programms liegen. Risikoanalyse, Gantt-Chart, Prognoserechnungen: Lernen Sie typische Projektmanagement-Methoden kennen und erfahren Sie insbesondere, wie Sie Informationen und Daten ansprechend visualisieren und vor Auftraggeber und Team präsentieren.
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Teil II
Projektinitiierung und Planung
Kapitel 4
Es geht los – Ein Projekt wird initiiert
Die Grundidee des Projekts steht – nun soll es beginnen. Erste mündliche Ressourcenzusagen liegen vor, ein Projektleiter wurde bestimmt und mit der Planung beauftragt. Vielleicht sind ja genau Sie dieser Projektleiter und wollen sich auf die Planung stürzen. Doch bevor Sie mit der eigentlichen Projektplanung beginnen können, sollte ein Projektauftrag vorbereitet werden. Dieser ist in den meisten größeren Organisationen als grundlegende Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter vorgeschrieben. Auch in weniger formalen Umgebungen ist ein solcher Auftrag sinnvoll, dokumentiert er doch das gemeinsame Verständnis darüber, wie das Projekt aussehen soll.
Zentraler Punkt im Projektauftrag sind die Projektziele. Ohne klar (SMART!) formulierte Ziele, weiß niemand, wohin die Reise gehen soll. Was ist sonst noch wichtig? Die mit dem Projekt einhergehenden Risiken und Stakeholder. Sind diese dokumentiert, kann Ihnen niemand vorwerfen, Sie hätten sich darüber keine Gedanken gemacht.
Dieses Kapitel führt durch die wichtigsten Schritte und Dokumente der Projektinitiierung und zeigt, wie Excel Sie dabei unterstützen kann.
Der Projektauftrag als Basis für die weitere Arbeit
Gibt es in Ihrem Projekt einen Projektauftrag? Nein? Dann sollten Sie schnellstens dafür sorgen, dass ein solcher erstellt wird, denn ohne ihn existiert keine formale Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Auftraggeber! Oder würden Sie Ihr Auto nur auf Basis mündlicher Zusagen oder ein paar schludriger Notizen an einen neuen Besitzer übergeben? Wohl kaum.
Was ist ein Projektauftrag?
In Abbildung 4.1 sehen Sie ein Beispiel für einen Projektauftrag – oder besser: ein Formular für selbigen. Vielleicht kennen Sie ihn auch unter einer anderen Bezeichnung, zum Beispiel Projektsteckbrief oder Project Charter. Wie auch immer er in Ihrem Projekt genannt wird, er sollte folgende Eigenschaften aufweisen:
Vielleicht sind Ihnen auch die Begriffe Projektidee und Projektantrag untergekommen. Was genau unterscheidet diese vom Projektauftrag? In vielen Unternehmen funktioniert das wie folgt: