Projektmanagement mit Excel für Dummies

Andrea Windolph,Alexander Blumenau

• Publisher: Wiley-VCH
• Year: 2018
• ISBN:
  9783527810406
• Edition: 1
• Topic: Informatique
• Subtopic: Applications de bureau

Sie wollen Projekte effizienter umsetzen, aber nicht in spezielle Software investieren? Dieses Buch bietet Anleitungen und Tipps für die wohl am meisten verbreitete Software im Projektmanagement: Microsoft Excel. Sie erfahren, wie Sie Excel beim Initiieren, Planen, Überwachen und Abschluss eines Projekts unterstützt - und wo die Grenzen des Programms liegen. Risikoanalyse, Gantt-Chart, Prognoserechnungen: Lernen Sie typische Projektmanagement-Methoden kennen und erfahren Sie insbesondere, wie Sie Informationen und Daten ansprechend visualisieren und vor Auftraggeber und Team präsentieren.

Teil II

Projektinitiierung und Planung

In diesem Teil …

In den frühen Projektphasen werden die Grundlagen für den Projekterfolg gelegt. Viele Projektmanagement-Methoden kommen daher gleich zu Beginn zum ­Einsatz.

Zieldefinition, Stakeholder- und Risikoanalyse, Grob- und Feinplanung, Kick-off und vieles mehr: In diesem Teil erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Methoden für einen optimalen Projektstart …

… und wie Excel Sie dabei unterstützen kann: Lernen Sie, wie Sie überzeugende Formulare, Listen, ­Organigramme, Gantt-Charts und eingängige Analysen für Ihr Projekt erstellen.

Kapitel 4

Es geht los – Ein Projekt wird initiiert

In diesem Kapitel

Was Sie während der Projektinitiierung ­beachten müssen

Wie Sie einen Projektauftrag als Formular ­erstellen

Wie Sie die Ziele Ihres Projekts SMART ­formulieren und mit Checklisten verwalten

Die Visualisierung und Verwaltung von ­Stakeholdern und Risiken

Die Grundidee des Projekts steht – nun soll es beginnen. Erste mündliche Ressourcenzusagen liegen vor, ein Projektleiter wurde bestimmt und mit der Planung beauftragt. Vielleicht sind ja genau Sie dieser Projektleiter und wollen sich auf die Planung stürzen. Doch bevor Sie mit der eigentlichen Projektplanung beginnen können, sollte ein Projektauftrag vorbereitet werden. Dieser ist in den meisten größeren Organisationen als grundlegende Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter vorgeschrieben. Auch in weniger formalen Umgebungen ist ein solcher Auftrag sinnvoll, dokumentiert er doch das gemeinsame Verständnis darüber, wie das Projekt aussehen soll.

Zentraler Punkt im Projektauftrag sind die Projektziele. Ohne klar (SMART!) formulierte Ziele, weiß niemand, wohin die Reise gehen soll. Was ist sonst noch wichtig? Die mit dem Projekt einhergehenden Risiken und Stakeholder. Sind diese dokumentiert, kann Ihnen niemand vorwerfen, Sie hätten sich darüber keine Gedanken gemacht.

Dieses Kapitel führt durch die wichtigsten Schritte und Dokumente der Projektinitiierung und zeigt, wie Excel Sie dabei unterstützen kann.

Der Projektauftrag als Basis für die weitere Arbeit

Gibt es in Ihrem Projekt einen Projektauftrag? Nein? Dann sollten Sie schnellstens dafür sorgen, dass ein solcher erstellt wird, denn ohne ihn existiert keine formale Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Auftraggeber! Oder würden Sie Ihr Auto nur auf Basis mündlicher Zusagen oder ein paar schludriger Notizen an einen neuen Besitzer übergeben? Wohl kaum.

Was ist ein Projektauftrag?

In Abbildung 4.1 sehen Sie ein Beispiel für einen Projektauftrag – oder besser: ein Formular für selbigen. Vielleicht kennen Sie ihn auch unter einer anderen Bezeichnung, zum Beispiel Projektsteckbrief oder Project Charter. Wie auch immer er in Ihrem Projekt genannt wird, er sollte folgende Eigenschaften aufweisen:

Ein Projektauftrag ist die grundlegende Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter.

Er fasst alle wichtigen Informationen zum Projekt knapp und übersichtlich zusammen.

In ihm werden unter anderem Projektziele, Risiken, Kosten und wichtige Beteiligte genannt.

Er wird oft in einer frühen Phase grob erstellt und anschließend verfeinert.

Er passt im Idealfall auf eine Seite – disziplinieren Sie sich selbst und fassen Sie sich kurz!

Vielleicht sind Ihnen auch die Begriffe Projektidee und Projektantrag untergekommen. Was genau unterscheidet diese vom Projektauftrag? In vielen Unternehmen funktioniert das wie folgt:

Meist geht dem Projektauftrag eine Beschreibung der Projektidee voraus, event...