Typologie des documents des organisations, 2e édition

De la création à la conservation

Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas, Dominique Maurel

• Éditeur: Presses de l'Université du Québec
• Année: 2020
• ISBN de l'eBook: 9782760551787

Les organisations, dans l'exercice de leurs multiples fonctions de gestion, produisent et reçoivent des documents qui témoignent de leurs activités. Les documents conventionnellement reliés à ces fonctions demeurent, même si leur mode de production et de gestion s'est transformé au cours des ans avec le développement de l'informatique, de différents formats et supports. La première édition de ce livre est née de la préoccupation de fournir un outil de base à la connaissance des documents produits ou reçus dans les organisations. C'est dans le même esprit que cet ouvrage a été conçu, en tenant compte des changements survenus dans les pratiques administratives et dans le champ des connaissances en archivistique et en sciences de l'information. Préparée avec la collaboration de gestionnaires de documents et des archives, cette édition revue et augmentée sur la typologie des documents analyse, selon une grille relevant de la diplomatique et de l'archivistique, les principaux documents des activités de gestion d'une organisation. Elle aborde ainsi les volets de la création, de la gestion et de la conservation des documents, et rappelle les législations ou règlements auxquels ils sont soumis. Chacune des descriptions analytiques des types de documents a été révisée et mise à jour. De plus, l'ajout de familles et de types de documents enrichit cette nouvelle mouture. Cet ouvrage se veut une source d'information utile aux étudiants en gestion des documents ou en archivistique, et s'adresse également à toute personne concernée par la gestion de l'information. Louise Gagnon-Arguin, Ph. D. en histoire, est professeure associée à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal. Sabine Mas, Ph. D. en sciences de l’information, est professeure agrégée à l’EBSI de l’Université de Montréal. Dominique Maurel, Ph. D. en sciences de l'information, est professeure agrégée à l'EBSI de l'Université de Montréal.

Les documents comptables et financiers

Dominic Boisvert
Cofondateur et associé principal de HB archivistes, S.E.N.C.¹

F.1. LE BON DE COMMANDE

CONTEXTE DE CRÉATION

Tout organisme doit se procurer des biens ou des services pour assurer la conduite de ses opérations et de ses activités régulières. C’est principalement par l’intermédiaire du bon de commande que s’acquièrent plusieurs des ressources matérielles nécessaires à une organisation.

DÉFINITION

Le bon de commande correspond au document que remplit un client, un consommateur ou un commerçant pour demander une marchandise ou un service à un fournisseur dans un délai déterminé et moyennant un certain prix (Portail Québec, s. d.a).

CONTENU

Le bon de commande se présente généralement comme un formulaire imprimé ou électronique contenant les éléments suivants :

• l’intitulé de document « Bon de commande » ;
• le nom et les coordonnées du fournisseur ;
• le nom et les coordonnées de l’organisme ou de l’entreprise qui effectue la commande ;
• la date de la commande et celle à laquelle la marchandise doit être livrée ;
• la désignation des articles commandés (code des produits), leur quantité et leur prix.

Le bon de commande peut également fournir tout autre renseignement susceptible d’éclairer le client : son numéro de référence, le numéro de référence des articles, le numéro de la demande d’achat, le numéro d’autorisation d’achat, le mode de paiement, le mode d’expédition, etc.

CONDITIONS DE VALIDITÉ

Le bon de commande, en plus des informations qu’il contient généralement, doit :

• être daté ;
• être numéroté ;
• indiquer lisiblement la dénomination sociale de l’organisme (Loi sur les compagnies, RLRQ, c. C-38, art. 33 et Loi sur les sociétés par actions, RLRQ, c. S-31.1, art. 19 et 22) ;
• être signé par le client ou son représentant ;
• être approuvé par une personne autorisée.

FONCTIONS

Le bon de commande :

• consigne et matérialise la commande d’un client. Il en définit également les conditions ;
• permet et autorise l’approvisionnement de biens et de services. Les informations contenues dans le bon de commande peuvent parfois être recueillies et conservées aux fins de suivi et de statistiques pour l’acheteur. Pour le fournisseur, c’est-à-dire l’organisme qui reçoit le bon de commande, celui-ci devient un outil de planification pour la production, la distribution d’un produit ou les deux ;
• s’insère dans les activités comptables en permettant le contrôle et la vérification lors du paiement de la facture ;
• devient un contrat écrit qui lie l’acheteur et le fournisseur dès qu’il est accepté (par un accusé de réception) et signé par le fournisseur (Ménard, 2011, p. 1130-1131).

CONSERVATION

Le bon de commande est conservé par l’organisation :

• pour la période nécessaire à la vérification comptable ;
• selon les délais prescrits par les lois sur l’impôt si le bon de commande est utilisé pour appuyer les renseignements que contiennent les journaux comptables ;
• jusqu’au paiement total de la facture ou, dans le cas d’un litige, jusqu’au règlement complet de ce dernier ;
• jusqu’à l’expiration de la garantie si le bon de commande en fait foi.

RESPONSABLE

Dans les organisations où il existe, le service des achats, de l’approvisionnement ou de la production a la responsabilité de remplir le bon de commande. Dans les organisations qui reçoivent, c’est le service des ressources mobilières qui conserve ce document.

DOCUMENTS ET DOSSIERS RELIÉS

Certaines informations contenues dans le bon de commande, relativement à la réception de la marchandise, peuvent aussi se retrouver à l’intérieur d’un bon de livraison ou d’un connaissement. Ces documents accompagnent normalement la marchandise au moment de l’expédition. Ils sont comparés à la copie du bon de commande que possède le commis à la réception (dans les organismes où un service de réception de marchandises existe). Ce dernier peut émettre ensuite un avis ou un bon de réception qui énumère les articles reçus et leur condition au moment de la réception.

En ce qui concerne le paiement de la commande, le fournisseur qui reçoit un bon de commande expédie la marchandise et produit une facture. Cette facture est par la suite comparée au bon de commande conservé par le service de comptabilité de l’acheteur pour autoriser le paiement de la facture et l’émission d’un chèque (effets de commerce).

Il est à noter que le processus précédemment expliqué est celui que l’on observe couramment pour le bon de commande sur support papier. Il peut en être autrement pour le bon de commande sur support électronique et en particulier celui produit dans le contexte de l’ÉDI (échange de documents informatisés). En effet, l’apparition de l’ÉDI dans les organismes a complètement modifié la manière d’effectuer les transactions commerciales. Là où l’utilisation du bon de commande papier favorisait la création d’autres documents, comme la facture et l’avis de réception, l’ÉDI permet dorénavant, par le seul échange d’un bon de commande électronique, d’effectuer la commande et d’autoriser le paiement.

Dans certaines organisations, le bon de commande fait partie du dossier d’acquisition des ressources mobilières. Dans d’autres organisations, le bon de commande fait partie, avec les autres pièces justificatives, du dossier des comptes à payer. Lorsque le bon de commande fait foi de la garantie, il fait partie du dossier du bien mobilier qui est l’objet du bon de commande.

Le bon de commande peut être sur support papier ou électronique, conformément à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1).

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Une distinction est à faire entre le bon de commande et la demande d’achat (appelée aussi « demande d’approvisionnement », « bon de sortie » ou « bon de magasin »). Le bon de commande est rempli par le service des achats et il est expédié à l’extérieur de l’organisme. Quant à la demande d’achat, elle est remplie par un employé qui a besoin de matériel ou de services et expédiée au service des achats. Même s’ils peuvent contenir le même genre d’informations, le bon de commande est un document destiné à être envoyé à l’extérieur de l’organisme tandis que la demande d’achat est un document d’usage interne seulement.

On peut parfois confondre le bon de commande avec le bulletin de commande, le bulletin de vente ou le bordereau de vente. Un document ou un imprimé dont l’en-tête est celui de l’acheteur constitue un « bon de commande ». Si l’en-tête est celui du vendeur ou du fournisseur, il s’appelle « bulletin de commande ».

Notons que l’expression réquisition d’achat, souvent employée comme synonyme de « bon de commande », est un anglicisme et n’est pas acceptée en langue française.

Équivalent anglais : purchase order.

LOIS ET RÈGLEMENTS

Loi sur l’administration fiscale (RLRQ, c. A-6.002)

Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1)

Loi sur les compagnies (RLRQ, c. C-38)

Loi sur les sociétés par actions (RLRQ, c. S-31.1)

Loi de l’impôt sur le revenu (L.R.C. (1985), ch. 1 (5^e suppl.))

Règlement de l’impôt sur le revenu (C.R.C., ch. 945)

F.2. LE BON DE LIVRAISON

CONTEXTE DE CRÉATION

Les organismes qui produisent et vendent des marchandises doivent généralement les faire parvenir à ceux qui les ont commandées. À ce moment, on crée un bon de livraison, qui accompagne les biens à livrer.

DÉFINITION

Le bon de livraison est le document qui fournit le détail exact des marchandises à être livrées.

CONTENU

Le bon de livraison se présente généralement comme un formulaire contenant les éléments suivants :

• l’intitulé de document « Bon de livraison » ;
• le nom de l’organisme ;
• le numéro de la commande ;
• le numéro du compte auquel la commande fait référence ;
• les nom et adresse du destinataire ;
• la date à laquelle a été effectuée la commande ;
• le mode d’expédition et la feuille de route ;
• la description de la marchandise.

Le bon de livraison peut également fournir tout autre renseignement susceptible d’éclairer le client : le nom de la personne qui commande, le nom de la personne qui a préparé la commande, le prix ou le montant de la commande, etc.

CONDITIONS DE VALIDITÉ

Le bon de livraison, en plus des informations qu’il contient généralement, doit :

• être daté ;
• indiquer lisiblement la dénomination sociale de l’organisme (Loi sur les compagnies, RLRQ, c. C-38, art. 33) ;
• être signé de façon à faire valoir la décharge pour le livreur et la prise en charge par le réceptionnaire.

FONCTIONS

Le bon de livraison :

• constitue un outil de vérification et de contrôle, puisqu’il permet au réceptionnaire de vérifier si la marchandise expédiée est conforme à celle qu’il reçoit ;
• une fois signé par les deux parties, il atteste la réception de la marchandise commandée et constitue ainsi un élément de preuve entre l’expéditeur et le réceptionnaire ;
• est utilisé pour le contrôle de l’inventaire de l’organisation expéditrice (vols, pertes, ruptures de stock, etc.).

CONSERVATION

Le bon de livraison est conservé par l’organisation :

• pour la période nécessaire à la vérification comptable ;
• jusqu’au paiement total de la facture reliée au bon de livraison.

RESPONSABLE

Dans les organisations où il existe, le service de l’expédition a la responsabilité de remplir le bon de livraison.

DOCUMENTS ET DOSSIERS RELIÉS

Certaines informations contenues dans le bon de commande relativement à l’expédition de la marchandise se retrouvent à l’intérieur du bon de livraison ou du connaissement. Ces documents accompagnent normalement la marchandise au moment de l’expédition. Ils sont comparés à la copie du bon de commande que possède le commis à la réception. Ce dernier peut émettre ensuite un avis de réception.

Dans certaines organisations, le bon de livraison fait partie du dossier d’acquisition des ressources mobilières. Dans d’autres organisations, le bon de livraison fait partie du dossier de gestion des biens mobiliers, soit dans le dossier même d’un bien ou dans un dossier d’inventaire des biens mobiliers.

Le bon de livraison peut être sur support papier ou électronique, conformément à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1).

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Une distinction est à faire entre le bon de livraison et le connaissement. Le bon de livraison est un document sur lequel sont énumérés les articles ou les colis qu...

Table des matières

• Couverture
• Page de titre
• Copyright
• Préface
• Remerciements
• Liste des sigles et des acronymes
• Introduction
• Une brève histoire des archives
• La catégorisation des actifs informationnels, élément structurant de la sécurité de l’information
• La grille d’analyse
• A Les documents constitutifs
• B Les documents de réunion
• C Les documents de direction
• D Les documents de ressources humaines et de relations de travail
• E Les documents de communication
• F Les documents comptables et financiers
• G Les documents juridiques
• H Les ressources mobilières et immobilières
• I Les documents de gestion des ressources informationnelles
• Notices biographiques