Nachhaltige Zeitmanagement-Tipps fĂŒr SelbstĂ€ndige und Unternehmer: Mehr Geld durch Effizienz und Nachhaltigkeit
// Von Simone Janson
Zeitmanagement ist nur etwas fĂŒr Leute, die zu viel Zeit haben, denken viele und gerade SelbstĂ€ndige â und ĂŒbersehen dabei, dass Effizienz und nachhaltiges Wirtschaften erheblich zum Erfolg eines Unternehmens beitrĂ€gt.
Wie Selbstorganisation und Zeitmanagement erheblich zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen
Möglicherweise haben Sie schon öfter von Zeitmanagement gehört, aber bislang noch nie die MuĂe gehabt, sich damit zu beschĂ€ftigen. Als SelbstĂ€ndiger sollten Sie das aber, denn Zeit ist Geld â und es ist Ihr Geld und Ihre Zeit, die Sie durch eine schlechte Arbeitsorganisation verschwenden, nicht das Geld Ihres Chefs. Wie sich das auswirken kann, beweist jĂ€hrlich aufs Neue die weltweite ProduktivitĂ€tsstudie der amerikanischen Unternehmensberatung Proudfoot Consulting:
In Deutschen Unternehmen werden im Schnitt 32,5 Tage im Jahr verschwendet â durch Managementfehler wie zu viel Verwaltung, Doppelarbeit und endlose Konferenzen. Zeit ist Geld: 170 Milliarden Euro pro Jahr verliert die deutsche Wirtschaft dadurch. Dabei stehen die Deutschen im internationalen Vergleich noch gut dar: Weltweit werden 30 Prozent der geleisteten Arbeitszeit unproduktiv zugebracht.
Prozesse optimieren: Arbeitsorganisation im Griff
Vielleicht sind Sie nur ein relativ kleines Unternehmen, vielleicht sogar ein Ein-Mann-Betrieb mit einer sehr ĂŒberschaubaren Struktur und noch wenigen AuftrĂ€gen. Doch je höher die Umsatzzahlen Ihres Unternehmens werden, je mehr Kunden es hat und je mehr AuftrĂ€ge Sie nebeneinander abwickeln mĂŒssen, sprich, je mehr Ihr Unternehmen wĂ€chst, desto wichtiger wird es, dass Sie Ihre Arbeitsorganisation im Griff haben.
Denn je gröĂer Sie werden, desto mehr Aufwand haben Sie auch: Der BĂŒrokratische Aufwand wĂ€chst, etwa durch Forderungen des Finanzamtes oder das Einstellen von Mitarbeitern, Sie mĂŒssen mehr Akten anlegen, mehr Projekte verwalten, den Ăberblick ĂŒber mehr Termine behalten und vieles mehr. Dann ist es gut, wenn Sie von vorneherein gut organisiert und strukturiert gearbeitet haben, am besten gleich in der Anfangsphase Ihrer GrĂŒndung. Denn wenn sich falsche Arbeitstechniken erst einmal einschleifen, ist es hinterher um so schwerer, diese Verhaltensweisen wieder zu Ă€ndern.
Ăkologisches Wirtschaften auf dem Vormarsch
Ein ebenso wichtiger Aspekt ist heutzutage nachhaltiges, ökologisches Wirtschaften: Immer mehr Unternehmer verstehen, wie wichtig es ist, sich aktiv fĂŒr die Umwelt zu engagieren und diese AktivitĂ€ten auch nach drauĂen zu tragen. Denn Unternehmer sind eine wichtige SĂ€ule der Gesellschaft.
Die umweltbewusste, effiziente Organisation aller ArbeitsablĂ€ufe will gut geplant und durchdacht sein. Nutzen Sie Phasen, in denen Sie wenig AuftrĂ€ge haben, gezielt, um Zeitmanagementtechniken zu ĂŒben und Nachhaltigkeit zu implementieren, statt nur herumzusitzen und auf neue Kunden zu warten. Dann sind Sie vorbereitet, wenn Sie plötzlich von AuftrĂ€gen und Kunden ĂŒberrannt werden.
Arbeitsorganisation im Griff = Unternehmen im Griff
Aber selbst wenn Sie vorhaben sollten, ein Kleinstunternehmen zu bleiben, ist es wichtig, dass Sie Ihr Zeitmanagement im Griff haben: Denn je besser Sie Ihre Zeit planen, desto mehr können Sie in der Ihnen zur VerfĂŒgung stehenden Zeit erreichen. Denn der Erfolg Ihres Unternehmens hĂ€ngt nicht nur von Ihrer Fachkompetenz hat: âWer seine Arbeitsorganisation im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griffâ, so ein (leicht abgewandeltes) Sprichwort. Nicht ohne Grund: Denn welchen Vorteil haben Sie, wenn Sie zwar viele AuftrĂ€ge haben, aber nur wenig Geld dafĂŒr bekommen, weil Sie Ihren Zeitbedarf nicht richtig eingeschĂ€tzt und schlecht verhandelt haben? Oder was bringt Ihnen, wenn Sie zwar gut verdient, aber wichtige Termine beim Finanzamt vergessen haben? Und was haben Sie davon, wenn Sie zwar kompetent und engagiert sind, wichtige Entscheidungen aber immer wieder aufschieben und dadurch Kunden verlieren?
Die Gesundheit leidet mit
Doch nicht nur die ProduktivitĂ€t, sondern auch Ihre Gesundheit leidet unter einem schlechten Zeitmanagement. âNatĂŒrlichâ, werden Sie sagen, âjeder hat Stress, das ist heutzutage etwas völlig Normales. Wer Zeit hat, macht etwas falschâ. TatsĂ€chlich ist es gerade unter ExistenzgrĂŒndern chic, mehrmals am Tag per Handy angeklingelt zu werden oder ĂŒber die stĂ€ndige Dauerbelastung zu klagen. Aber ist das auch sinnvoll? Tatsache ist: Wer sich nicht regelmĂ€Ăige Auszeiten gönnte, bleibt auf Dauer nicht gesund und damit produktiv. Und damit ist der Erfolg des Unternehmens wieder gefĂ€hrdet. Sorgen Sie daher fĂŒr eine ausgeglichene Balance zwischen Arbeits- und Privatleben und trennen Sie beides â das ist als SelbstĂ€ndiger gar nicht so einfach, wie Sie vielleicht schon gemerkt haben. Nur dann können Sie auf Dauer motiviert und mit Freude arbeiten.
Als SelbstĂ€ndiger haben Sie bei der Gestaltung Ihrer Arbeitsorganisation einen klaren Vorteil: Sie sind nicht von den Vorgaben eines Vorgesetzen abhĂ€ngig, sondern selbst der Chef und können so organisieren, wie es Ihnen am Besten passt. Das jedoch birgt auch einen Nachteil in sich: Sie mĂŒssen sich praktisch selbst organisieren, niemand zwingt Sie zur Arbeit und niemand hĂ€lt Sie davon ab, zu viel zu arbeiten. Und Sie mĂŒssen alle Entscheidungen selbst treffen. Das kann auf Dauer belastend sein.
Organisation hilft, produktiver zu arbeiten
SchlieĂlich hilft eine optimale Arbeitsorganisation Ihnen nicht nur, besser und produktiver zu arbeiten, sondern auch, andere von Ihrer QualitĂ€ten zu ĂŒberzeugen. Wie eine optimale Wirkung auf andere, seien es Mitarbeiter oder Kunden, ist praktisch auch das Ergebnis einer guten Selbstorganisation. Denn: Andere Menschen merken Unsicherheiten sehr schnell â ob das nun fehlende Motivation und Ziele sind oder eine Schlechte Planung und Vorbereitung Ihrer Arbeit. Je stĂ€rker motiviert und ĂŒberzeugt Sie von sich sind und je besser organisiert und vorbereitet Sie jedoch anderen begegnen, desto kompetenter wirken Sie nach auĂen und desto besser können Sie andere von sich ĂŒberzeugen. Und je organisierter Sie selbst arbeiten, desto besser und effizienter können Sie auch ArbeitsablĂ€ufe mit anderen planen und durchfĂŒhren.
Sie finden Zeitmanagementtechniken umstĂ€ndlich und glauben, sie haben dafĂŒr keine Zeit? Das erscheint Ihnen nur am Anfang so. Untersuchungen zeigen, dass Sie eine Arbeitstechnik einundzwanzigmal ĂŒben mĂŒssen, bevor Sie Ihnen in Fleisch und Blut ĂŒbergeht. Dann machen Sie es ganz automatisch! Ihre bisherige, möglicherweise uneffektivere Arbeitsweise, haben Sie ja auch irgendwann gelernt. Probieren Sie doch einfach mal etwas Neues aus!
Schritte zum erfolgreichen Zeitmanagement
Gute Arbeitsorganisation wirkt sich also gleich in mehrerlei Hinsicht auf den Erfolg Ihres Unternehmens aus. Schauen Sie sich dazu die folgenden Beispiele typischer Situationen von SelbstÀndigen an. Sie machen klar, dass die optimale Organisation den Erfolg eines Unternehmens erheblich verbessern kann und dass Ihnen das Lesen dieses Textes dabei hilft. Vielleicht erkennen Sie sich in der einen oder anderen Situation ja wieder.
Vor dem Lesen dieses Textes | Nach dem Lesen dieses Textes |
Herr A. schafft es einfach nicht, sich zur Arbeit zu motivieren. Morgen, Morgen ist seine Devise. Wie soll das so etwas werden? | Herr A. hat sich bewusst gemacht, welche Ziele er hat und was dazu notwendig ist. Da er jetzt weiĂ, was er will, fĂ€llt es ihm viel leichter, darauf zuzusteuern und er schiebt auch unliebsame Arbeiten nicht mehr auf. |
Herr S. schafft es nicht, neue Kunden zu gewinnen, da er selbst nicht recht von seiner Leistung ĂŒberzeugt ist. | Herr S. hat seine StĂ€rken und SchwĂ€chen analysiert und weiĂ nun, was er kann und was nicht. Das motiviert ihn. |
Frau P. ist unschlĂŒssig, welche Projekte Sie annehmen soll und welche nicht. Daher wirkt Sie auf potenzielle Kunden oft unentschlossen und verzettelt sich bei verschiedenen Projekten. Ihr fehlt ein eindeutiges, klares Unternehmensprofil, dass Sie von der Konkurrenz abhebt | Frau P. hat sich Ihre Ziele klar gemacht und weiĂ nun, was Sie will. Danach sucht Sie sich die Projekte aus und lehnt auch mal Projekte ab, die Ihr langfristig keinen Erfolg versprechen. Dadurch kann Sie sich besser auf das Wesentliche konzentrieren und erledigt Ihre Arbeit besser. |
Frau L. ist oft mĂŒde und abgespannt. Sie arbeitet Tag und Nacht und dennoch wird Sie nicht fertig. Sie hat hĂ€ufig das GefĂŒhl, zu arbeiten und doch nichts hinzubekommen. | Frau L. hat gelernt, Ihre Leistungskurve in Ihren Arbeitsrhythmus einzubauen, öfter mal Pausen zu machen und bewusst Ăbungen zur Stressreduktion zu machen. Seitdem arbeite Sie zwar weniger, aber produktiver. |
Herr K. vergisst hĂ€ufiger Termine und verliert sehr viel Zeit beim Suchen von Adressen, wichtigen Notizen und Arbeitsmaterialien. | Herr K. hat sich ein effizientes Ordnungssystem geschaffen, in dem es ihm leicht fĂ€llt, Sachen abzulegen und wiederzufinden. AuĂerdem hat er nach einigem Herumprobieren den passenden Organizer fĂŒr seine Adressen und Terminplanung gefunden. |
Frau C. will, dass Ihre Kunden immer zufrieden sind. Wenn sich doch jemand beschwert, ist das ein schwerer Schlag fĂŒr Sie, das sie mit eigenen Fehlern einfach nicht umgehen kann. | Frau C. hat gelernt, auch zu Kunden mal âNeinâ zu sagen. AuĂerdem sieht Sie Beschwerden nun positiv als konstruktive Kritik, seit Sie gelernt hat, mit Fehlern umzugehen. |
Herr F. FĂŒhlt Sich von der tĂ€glich auf ihn zustĂŒrmenden Arbeit schlicht ĂŒberfordert: Seine eigentliche Arbeit erledigen, die Buchhaltung erledigen, Kundentelefonate entgegennehmen, in der Branche stets auf dem neuesten Stand bleiben â das geht einfach nicht. | Herr F. hat einen Mitarbeiter auf 400-Euro-Basis eingestellt, an den er einfach Arbeiten delegiert. AuĂerdem hat er die BĂŒrokratie vereinfacht und weiĂ nun besser mit der tĂ€glichen Informationsflut aus Zeitungen, Branchenzeitschriften, FachbĂŒchern und eMails umzugehen. FĂŒr Kunden ist er nur noch eingeschrĂ€nkt erreichbar. |
Frau N. braucht sehr lange, um Entscheidungen zu fĂ€llen. Wenn die Entscheidung dann gefĂ€llt ist, denkt Sie hĂ€ufig noch lange darĂŒber nach. | Frau N. hat systematische Entscheidungsfindungsmethoden fĂŒr sich entdeckt. So kann sie sich ihren Entscheidungsprozess verdeutlichen. Und auch hinterher ist sie nun nicht mehr unsicher, sondern kann sich verdeutlichen, dass die Entscheidung wohlĂŒberlegt war. |
Welche Arbeit als SelbstÀndiger auf Sie zukommt
Vor allem wollten Sie sich natĂŒrlich selbstĂ€ndig machen, um Ihre Gedanken, KreativitĂ€t, WĂŒnsche usw. zu verwirklichen. An viele andere Aufgabenfelder haben Sie vermutlich gar nicht gedacht. Viele aufgaben sind neu. Gelegentlich werden Sie sich ĂŒberfordert fĂŒhlen. Denn neue Aufgaben laufen in der Regel noch nicht so routiniert ab wie bereits tausendmal gemachtes. Aber das ist genau der Sinn des Planens: Sie solle bestimmte ArbeitsgĂ€nge und BewegungsablĂ€ufe einĂŒben. AuĂerdem sollte dafĂŒr die AusrĂŒstung stimmen, d.h. ordentlich sein. DafĂŒr ist Planung sinnvoll: Um Routine bei der Arbeit zu bekommen.
Ihre eigentliche fachliche TĂ€tigkeit
Als Berater ist es Ihr Hintergrundwissen, als Friseur die FĂ€higkeit, Haare zu schneiden: Die fachliche TĂ€tigkeit macht den Kern Ihres Unternehmens aus, hierauf bauen Sie. Und das ist auch Ihre HaupttĂ€tigkeit. Doch Sie mĂŒssen Ihre Kompetenzen auch erhalten und verbessern, um sich damit gegen die Konkurrenz durchzusetzen: Daher ist es wichtig, dass Sie sich regelmĂ€Ăig weiterbilden und sich mit anderen Fachleuten Ihrer Branche austauschen und sich ĂŒber aktuelle Entwicklungen und zukĂŒnftige Trends in der Branche informieren. Denn darauf bauen Sie schlieĂlich auf und daher gehört auch Weiterbildung in jedweder Form in Ihren Zeitplan.
Umgang mit Kunden
Neben Ihren fachlichen FĂ€higkeiten ist es vor allem Ihre FĂ€higkeit gefragt, andere von Ihren FĂ€higkeiten zu ĂŒberzeugen. Das geht nicht von heute auf morgen, Sie brauchen etwas Geduld um das Vertrauen Ihrer potenziellen Kunden zu gewinnen. Daher sollten Sie regelmĂ€Ăig Zeit und Geld in entsprechende WerbemaĂnahmen investieren. Wie das im einzelnen aussieht, ist von Branche von Branche verschieden: Als Inhaber eines Geschenkeshops sind liebevoll gestaltete Werbezettel fĂŒr die BriefkĂ€sten sinnvoll, als Betreiber eines Internetportals sollten Sie sich mit Suchmaschinenoptimierung, eMails und Aktionen im Internet beschĂ€ftigen.
Bevor Sie Ihre eigene Werbekampagne starten, mĂŒssen Sie jedoch herausfinden, was die effektivste Form der Werbung wĂ€re, beispielweise durch Erfahrungen von Fachleuten, indem Sie potenzielle Kunden fragen oder einfach durch ausprobieren. Die WerbemaĂnahmen mĂŒssen geplant werden, ganz egal ob Sie die Werbung selbst in die Hand nehmen oder Fachleute beauftragen: Sie mĂŒssen die Werbemittel vorbereiten, indem Sie beispielsweise Handzettel entwerfen oder Inhalte festlegen und das Budget bestimmen. Selbst wenn Ihre Werbung nur ein Telefonanruf ist, sollten Sie vorher schriftlich festhalten und ĂŒben, was Sie sagen wollen. Erst nach der Planung kommt die Umsetzung. Der Zeitaufwand hierfĂŒr ist sehr unterschiedlich: Wenn Sie eine Sonderaktio...