Prokrastination und Aufschieberitis im Zeitmanagement: Es kommt andersâŠ
// Von Simone Janson
Warum erreichen viele Menschen Ihre Ziele nicht durch heftiger BemĂŒhungen? Oft sind Ablenkungen und Störfaktoren schuld daran, dass wir etwas aufschieben â oder die eigene innere Einstellung. Wie kann man das Ă€ndern?
Wie sieht Aufschieberitis aus?
Beginnen wir mit einem Beispiel: Herr G. will seine Zeit in Zukunft genau planen und sich an diese Plan auch halten. Doch bald merkt er, dass trotz genauester Planung die Dinge nicht so laufen, wie er sich das vorgestellt hat. âIn der Theorie klingt das ja alles ganz nett, aber in der Praxis sieht das anders, denn da muss ich flexibel reagieren und dafĂŒr ist die ganze Planerei einfach zu unspontanâ, redet er sich seinen Frust schön und schiebt mit dieser Ausrede das Thema Zeitmanagement erstmal zur Seite.
Doch soweit muss es gar nicht kommen. NatĂŒrlich sind gerade im Berufsleben oft Ă€uĂere Faktoren daran schuld, dass Sie nicht alles schaffen, was Sie sich vorgenommen haben: Schwierige Kunden, ein defekter Computer, insolvente Arbeitgeber oder eine Autopanne. Darauf haben Sie leider keinen Einfluss. Doch es kommt immer auch darauf an, wie Sie mit solchen Schwierigkeiten umgehen. Und manche Faktoren, die Ihr erfolgreiches Selbstmanagement verhindern, sind einfach auch hausgemacht. Wenn Sie Probleme haben, Ihre Planung auch wirklich konkret umzusetzen, sollten Sie daran arbeiten.
Ăberwinden Sie den âinneren Schweinehundâ
Mit dem Lesen von Literatur zum Thema Zeitmanagement tun Sie zwar den ersten Schritt zu einem optimalen Selbstmanagement â aber eben nur den ersten Schritt. Jetzt mĂŒssen Sie Ihr Wissen auch konkret umsetzen. Und dazu mĂŒssen Sie die VerĂ€nderung auch wirklich wollen, denn wenn das nicht der Fall ist, werden Sie Ihre Planung nicht konsequent genug im oft stressigen Arbeitsalltag umsetzen. Haben Sie dabei aber auch etwas Geduld mit sich selbst: Sie können nicht sofort all ihre Angewohnheiten Ă€ndern.
Wenn Sie zu viel auf einmal wollen, werden Sie scheitern und dann vermutlich vorschnell frustriert aufgeben. Um so etwas zu verhindern, sollten Sie sich zunĂ€chst einmal klar machen, wo sich bei Ihnen der âinnere Schweinehundâ zeigt, der Sie an der optimalen Umsetzung Ihrer Planung hindert. Ăberlegen Sie dazu zunĂ€chst, wann Sie Ă€hnliche Ausreden benutzen wie Herr G. in dem Beispiel oben. Analysieren Sie dann, welche Motive hinter diesen Ausreden stecken.
Ursachen von Prokrastination â eine Ăbersicht
Wenn Sie wissen, wo die eigentliche Ursache liegt, können Sie meist auch gleich dagegen vorgehen. Die folgende Ăbersicht soll Ihnen dabei helfen:
Ausrede | Ursache dahinter | Ihre Vorgehensweise |
âHeute habe ich zu viel zu tun, ich fange morgen mit der Umsetzung an.â | Sie schieben die Umsetzung auf. | Beginnen Sie entweder sofort mit der Umsetzung, denn Sie haben keine Zeit zu verlieren. Machen Sie sich einen Zeitplan, wann Sie welchen Planungsschritt umsetzen wollen, damit Sie am Ball bleiben. |
âDa ist so viel zu beachten, Ich weiĂ gar nicht, wo anfangen und am Ende bleibe ich doch nicht bei der Sache.â | Sie wollen alle Tipps auf einmal umsetzen und verlieren dabei den Ăberblick und die Lust. | Beginnen Sie mit ĂŒberschaubaren Problemen. Ein Schritt nach dem anderen â Sie mĂŒssen nicht alles sofort umsetzen. Machen Sie nicht zu viel auf einmal. Bleiben Sie geduldig und optimistisch. |
âDas sind so viele verschiedene Methoden, ich weiĂ gar nicht, mit welcher ich anfangen will.â | Sie wollen alle Zeitmanagementmethoden auf einmal ausprobieren, statt herauszufinden, welche fĂŒr Sie ideal ist. | Planen Sie, mit welchen Methoden Sie beginnen wollen. Sie mĂŒssen nicht alle Methoden ausprobieren, es reicht, wenn Sie einige wenige versuchen (Pareto Prinzip), sonst laufen Sie Gefahr, sich zu verzetteln. Finden Sie heraus, welche Methode Ihnen am Besten liegt. |
âManche Tipps sind so banal, das lohnt sich gar nicht, dass ich mich damit beschĂ€ftige!â | Sie glauben, einfache Methoden seien weniger hilfreich, weil Sie so einfach sind und Sie wĂŒrden das ohnehin so machen. | Probieren Sie auch einfache Methoden aus. Sie werden ĂŒberrascht sein, wie effektiv auch einfache Techniken sein können. Wenn Sie da auch selbst drauf gekommen wĂ€ren: Um so besser! |
âIch kann ja mal anfangen, aber ich bleibe eh nicht bei der Sache.â | Sie sind bei der Umsetzung einfach inkonsequent. | Bleiben Sie konsequent. Machen Sie sich klar, wie wichtig Zeitmanagement fĂŒr optimales Arbeiten ist. Belohnen Sie sich selbst fĂŒr die Umsetzung auch einzelner Techniken oder zwingen Sie sich (mehr dazu erfahren Sie unten). Auch kleine Schritte bringen weiter. Schauen Sie sich die anderen Ausreden an: Was hindert Sie an einer konsequenten Umsetzung? |
âWenn ich zu viel plane, kann ich nicht flexibel reagieren.â Oder: âZeitmanagement ist nur effektiv, wenn ich wirklich alles umsetze.â | Das sind zwei extreme Positionen ein und derselben Sache. Sie glauben entweder, Zeitmanagement ist total unnötig oder nur effektiv, wenn Sie alles umsetzen. | Vermeiden Sie Perfektionismus. Die Haltung, entweder alles zu machen, oder gar nichts, bringt Sie nicht weiter. VergegenwĂ€rtigen Sie sich, dass auch kleine Verbesserungen schon ein Erfolg sind. |
Ich habe einige Techniken ausprobiert, aber ich weiĂ nicht recht, ob das sinnvoll ist. | Sie haben keine Möglichkeit, Ihren Erfolg zu ĂŒberprĂŒfen. Dadurch könnten Sie die Lust verlieren. | PrĂŒfen Sie, ob sich schon etwas verbessert hat â z.B. indem Sie schauen, ob Sie den Vertrag mit sich selbst (siehe unten) eingehalten haben. Oder bitten Sie jemand anderen um ein Feedback. Wichtig: Wenn Sie Verbesserungen feststellen, werden Sie weitermachen. |
Notieren Sie Ihren Plan genau
Wenn Sie immer noch unsicher sind, ob Sie Ihre Planung auch konsequent umsetzen werden, greifen Sie zu einem ungewöhnlichen Hilfsmittel: Schreiben Sie genau auf, wie Sie sich die Umsetzung ihres persönlichen Selbstmanagementprogramms in den nÀchsten vier Wochen vorstellen. Terminieren Sie möglichst exakt, wann Sie welche Vorgabe erreicht haben wollen. Nehmen Sie sich dabei nicht zu viel vor. Machen Sie sich beim Aufschreiben nochmals Ihre persönlichen Ziele klar, vergegenwÀrtigen Sie sich, wo Ihre StÀrken und SchwÀchen liegen und welche Methoden und Hilfsmittel Sie einsetzen wollen.
Sie können sich nun jemand anders suchen â etwa einen Partner oder Freund â der anhand dieses Plans kontrolliert, ob Sie die VorsĂ€tze auch eingehalten haben. Sie können auch kleinere Sanktionen und Belohnungen vereinbaren. Vielleicht motiviert Sie dieser Druck von auĂen, konsequent am Ball zu bleiben. Vielleicht reicht es aber auch, wenn Sie sich einfach mit jemandem zusammentun, der auch seine Arbeitsorganisation verbessern will, und Sie motivieren sich von nun an gegenseitig. Sie können Ihre Vorgaben aber auch als Vertrag mit sich selbst formulieren: Treffen Sie klare Absprachen und setzen Sie Datum und Unterschrift darunter. Vereinbaren Sie aber auch kleinere Sanktionen, falls Sie vertragsbrĂŒchig werden.
Sagen Sie manchmal âNein!â
Sie sollten in Ihrem Zeitplan 40 Prozent frei lassen fĂŒr unvorhergesehene Ereignisse. Dennoch kann es sein, dass diese 40 Prozent freie Zeit nicht ausreichen. Das kann passieren, weil Sie es nicht schaffen, anderen Menschen Bitten und WĂŒnsche auch einmal abzuschlagen. Dahinter können im tĂ€glichen Umgang mit anderen Menschen sehr emotionale Motive stecken, etwa. die Angst, jemanden mit einer Absage zu krĂ€nken, der Wunsch zu gefallen oder das BedĂŒrfnis, anderen helfen zu wollen. Was Sie in einer solchen Situation tun, zeigen Ihnen die unten dargestellten Tipps.
Der Ton macht die Musik â gerade beim âNeinâ-Sagen. Wenn sie sich bedrĂ€ngt oder ĂŒberfordert fĂŒhlen, neigen viele Menschen dazu, ĂŒbertrieben heftig und unfreundlich ânein!â zu sagen. Bleiben Sie stets höflich und verpacken Sie Ihr ânein!â geschickt, wie es Ihnen die Beispiele unten zeigen.
Gerade SelbstĂ€ndige sehen Sie sich mit einem besonderen Problem konfrontiert: Sie mĂŒssen Geld verdienen und daher so viele AuftrĂ€ge wie möglich annehmen. Gleichzeitig wollen Sie sich am Markt etablieren und jedem Kunden einen möglichst optimalen Service bieten, der ihnen allerdings in der Regel zunĂ€chst kein zusĂ€tzliches Einkommen einbringt (auch wenn sich guter Service langfristig durch Kundebindung und Mundpropaganda sicher auszahlt). Allerdings tun Sie sich selbst keinen Gefallen, wenn Sie versuchen, alle AuftrĂ€ge anzunehmen und alle WĂŒnsche Ihrer Kunden zu erfĂŒllen; bald nichts mehr grĂŒndlich und zuverlĂ€ssig erledigen, verpassen Termine und mĂŒssen schlieĂlich doch absagen, weil Sie einfach keine Wahl haben. Ihre Kunden sind dann aber unzufriedener, als wenn Sie gleich abgelehnt hĂ€tten, denn auch die Kunden haben Vorgaben und PlĂ€ne, die sie einhalten wollen und das nun, dank Ihnen, vielleicht nicht mehr können. Sie verlieren das Vertrauen in Ihre Firma und Sie gelten bald als jemand, der unentschlossen zwar alles ein bisschen, aber nichts richtig macht. Besser ist es da, sich auf seine Zielsetzung (siehe oben) zu besinnen und entschlossen im richtigen Augenblick âNein!â zu sagen.
Typische Probleme beim âNeinâ-Sagen
Die folgenden Beispiele zeigen Situationen, wie Sie bei SelbstÀndigenn typischerweise vorkommen können. Die Tipps erlÀutern, wie Sie das jeweilige Dilemma lösen können.
Dilemma | Lösung | Der Tipp fĂŒr S... |