Zeitmanagement fĂŒr Perfektionisten: Angst vor den PrioritĂ€ten
// Von Simone Janson
Zeit ist Geld ist Geld, lautet die Devise in unserer hektischen Gesellschaft. Da bleibt wenig Zeit fĂŒr Genauigkeit. Wie bekommt man hohe AnsprĂŒche und Zeitmanagement dennoch unter einen Hut?
Hilfe, zu hohe AnsprĂŒche
Jetzt verrate ich Ihnen etwas: Dass Sie ein wenig perfektionistisch sind, vielleicht einen Ordnungsfimmel haben oder hohe AnsprĂŒche an sich selbst stellen, ist eigentlich kein Problem. Sie mĂŒssten auch keinen Stress oder Angst vor Fehlern haben. Lassen Sie mich das erklĂ€ren: All diese Dinge wĂ€ren eigentlich kein Problem, wenn Sie im Gegenzug dafĂŒr eines unbegrenzt hĂ€tten: die Zeit â all die Dinge mit der Sorgfalt zu tun, die Ihnen als Perfektionisten angemessen erscheint.
Im Job geht es hĂ€ufig darum, Dinge möglichst schnell zu erledigen. Und vergessen Sie nicht: Auch Ihre Lebenszeit ist begrenzt. Um dennoch alles zu schaffen, was sie sich vorgenommen haben, hetzen viele Perfektionisten geradezu durch den Tag und werden durch den unaufhaltsam vorrĂŒckenden Uhrzeiger immer weiter angetrieben.
Die Angst, PrioritÀten zu setzen
So wie Angela, Redakteurin einer Zeitschrift: Sie steht jeden Morgen bereits um sechs Uhr auf, weil Sie um sieben Uhr um BĂŒro sein will, um wichtige Dinge abzuarbeiten, bevor gegen neun Uhr das Telefon unaufhörlich zu klingeln beginnt. Um elf Uhr ist Redaktionskonferenz, danach Mittagessen. Auch nachmittags gelingt es ihr meist nicht wirklich, weiter an ihren Artikeln zu arbeiten: Mal hat sie Termine, mal sind zusĂ€tzliche Meetings angesetzt, mal hat der Chefredakteur noch einen dringenden Auftrag. KĂŒrzlich gab es am Tag vor Redaktionsschluss plötzlich Probleme mit dem EDV-System. Leider hatte eine der Praktikantinnen den Artikel noch nicht abgespeichert und der zustĂ€ndige Kollege war schon nach Hause gegangen.
âKönnten Sie das nicht schnell neu schreibenâŠâ, fragte der Chefredakteur. Angela konnte â bis ein Uhr nachts. Dann fuhr sie todmĂŒde nach Hause. Aber auch sonst gibt es kaum Abende, an denen sie vor 21 Uhr zu Hause ist und selbst dann fragt sie sich oft genug, ob sie wohl alles richtig gemacht hat und hat ein schlechtes Gewissen, dass sie doch nicht alles geschafft hat. FĂŒr ihren Freund bleibt da kaum noch Zeit, geschweige denn fĂŒr Freunde. Und obwohl Angela sich bewusst ist, dass ihr soziales Leben unter der Arbeit leidet und dass sie Raubbau an ihrer Gesundheit betreibt, kann sie nicht anders.
Getrieben von den eigenen AnsprĂŒchen
Viele Perfektionisten werden von ihren eigenen AnsprĂŒchen getrieben: Angela etwa steht auch deshalb jeden Morgen so frĂŒh auf, weil sie ihren Artikel nicht einfach irgendwie gut, sondern sehr gut schreiben möchte. Sie glaubt fatalistisch, es könnte etwas wirklich Schlimmes passieren, wenn sie ihre hohen AnsprĂŒche auch nur einen Deut herunterschraubt. Daher benötigt sie fĂŒr jede Aufgabe wesentlich lĂ€nger, als es vernĂŒnftig wĂ€re.
Dahinter steckt die Angst, Fehler zu machen und, damit verbunden, eine gewisse Unentschlossenheit â mit höchst negativen Auswirkungen auf die Arbeitsorganisation vieler Perfektionisten. Denn wenn Sie allen Aufgaben perfekt gerecht werden wollen, schaffen Sie es nicht, PrioritĂ€ten zu setzen und zu entscheiden, was zuerst gemacht werden muss und was weniger wichtig ist. Stattdessen verzetteln Sie sich in Ihren Aufgaben.
Zeitmangel â das Hauptproblem vieler Perfektionisten
Stellen Sie sich vor, Sie mĂŒssten eine Kundenbeschwerde bearbeiten, ein Projekt organisieren und eine PrĂ€sentation ausarbeiten, die Sie morgen halten sollen. Doch ist es nicht Ihr Ziel, sich bei Ihrem Chef im besten Licht darzustellen? Ist nicht das gute Gelingen der PrĂ€sentation fĂŒr dieses Ziel am dienlichsten, hat absolute PrioritĂ€t und muss sofort erledigt werden? Ist das Projekt nicht auch sehr wichtig, hat aber noch ein wenig Zeit? TatsĂ€chlich haben nicht wenige Perfektionisten, die sich eher auf Details konzentrieren und dabei gern das eigentliche Ziel aus den Augen verlieren, damit Probleme, PrioritĂ€ten zu setzen.
Doch achtung, das ist eine Falle, hier handelt es sich um typisch perfektionistische Zeitfresser: Neben dem Grundproblem, keine PrioritÀten setzen zu können, tappen Perfektionisten jeden Tag in eine Reihe von weiteren Zeitfallen.
Die Angst, entbehrlich zu sein
Stellen Sie sich nun vor, dass zu dem bereits vorhandenen Stress noch weiterer hinzukommt, etwa weil Ihr Chef Sie bittet, noch schnell eine spezielle Aufgabe fĂŒr ihn zu erledigen, die nur Sie schaffen können. Sie ĂŒbernehmen diese ungeplante Zusatzarbeit also, denn Sie können ja nicht anders⊠Doch, Sie können! Doch haben viele Perfektionisten gerade im Umgang mit anderen zwei Probleme:
Zum einen fĂ€llt es ihnen schwer, anderen Menschen Bitten abzuschlagen. Zum anderen haben viele Perfektionisten Schwierigkeiten, Arbeit an Kollegen oder Mitarbeiter abzugeben, denen sie nichts zutrauen. Daher halten sie sich fĂŒr unersetzbar. Sie bĂŒrden sich aus diesem Grund oft Zusatzarbeiten auf, die ihren Zeitplan vollstĂ€ndig sprengen und ihnen noch mehr Stress verursachen. Doch dieser Stress ist vermeidbar! BegrĂŒnden Sie Ihrem Chef und Ihren Kollegen vernĂŒnftig, warum Sie deren Bitten nicht nachkommen können.
Aufschieberitis â die Angst vor dem groĂen Berg
Wenn Sie hingegen alles perfekt erledigen wollen, was andere und auch Sie selbst erwarten, oder immeretwas GroĂes und Innovatives leisten wollen, wissen Sie bald nicht mehr, wo Sie anfangen sollen: âOh Gott, was ich alles zu tun habe, das schaffe ich nie!â Kennen Sie dieses GefĂŒhl auch? Der Berg an Arbeit, der sich da vor Ihnen aufgetĂŒrmt hat, scheint plötzlich unĂŒberwindbar. Die beste Lösung wĂ€re, einfach in kleinen Schritten damit anzufangen, den Berg abzutragen.
Einige Perfektionisten tun leider das genaue Gegenteil: Sie werfen plötzlich jede Vernunft und Ihren Zeitplan, sofern Sie vorher einen festgelegt haben, ĂŒber Bord und beschĂ€ftigen sich mit völlig unwichtigen Dingen. Ja, sie schĂŒtzen in geradezu blindem Aktionismus GeschĂ€ftigkeit vor, wĂ€hrend sie Aufgaben, die eigentlich PrioritĂ€t haben, immer weiter hinausschieben. TatsĂ€chlich haben Managementberater festgestellt, dass mancher erschöpfte, hart arbeitende Workaholic bis zu 80 Prozent seiner Arbeitszeit mit eher unnötigen TĂ€tigkeiten fĂŒllt: Telefonate, unnötige Meetings, Herumtragen von Unterlagen oder das Herumspielen am Computer gehören zu den bevorzugten Ablenkungsmanövern. In vielen FĂ€llen ĂŒberprĂŒft niemand, wie effizient ein Perfektionist wirklich arbeitet und auch diesem selbst ist der fehlende Sinn hinter vielen seiner Handlungen oft gar nicht klar.
Seien Sie ehrlich: Haben Sie sich nicht auch schon dabei ertappt, eben etwas im Internet nachzuschauen, wÀhrend Sie eigentlich eine wichtige Akte auf dem Schreibtisch liegen hatten? Und wie oft haben Sie sich schon mit dem Kollegen verschwÀtzt, obwohl Sie doch dringend einen wichtigen Kunden anrufen sollten? Vermutlich passiert das viel öfter, als Sie denken.
Einfach unerfĂŒllbar, diese AnsprĂŒche
Stopp! Niemand möchte Ihnen vorwerfen, dass Sie nicht hart und ausdauernd arbeiten. Ganz im Gegenteil: Wenn Perfektionisten einmal mit ihrer Arbeit angefangen haben, sind sie oft ĂŒberhaupt nicht mehr zu stoppen. Denn was sie auch tun, nie ist es ihnen gut genug, und sie finden immer noch einen Grund, ihre Leistung zu verbessern. Andrea beispielsweise sitzt auch deshalb so lange an der Neufassung des Artikels, weil sie ihre Aufgabe perfekt erledigen will.
Daher recherchiert sie noch in der Nacht vor Redaktionsschluss im Internet einige unwichtige Details, die sie noch einbauen will. Die Angst, sie wĂŒrde den Artikel unvollkommen abgeben und jemand könnte in dem fertigen Text noch Fehler finden, wiegt fĂŒr sie schlimmer als die Vernunft, nach Hause zu gehen und sich zu entspannen. Hier hilft nur eines: Werden Sie sich bewusst, was Sie mit Ihrer Zeit anfangen, wo Sie Zeit verlieren und wann Sie zu lange fĂŒr eine Aufgabe brauchen.
Was sich Perfektionisten einmal vornehmenâŠ
Doch keine Angst: Ich möchte Sie nicht dazu anhalten, zu einer Effizienzmaschine zu werden, die jeden Arbeitsschritt kritisch beĂ€ugt und jeden unproduktiven Arbeitsgang gnadenlos eliminiert. Denn bei manchen Perfektionisten birgt Zeitplanung genau diese Gefahr: Die Tendenz, sich an Regeln und ein starres Ordnungssystem zu halten, fĂŒhrt dazu, dass sich diese Menschen rigide an ihren (selbst erdachten) Zeitplan ketten. Sie zwingen sich mitunter regelrecht, alles frĂŒhzeitig, detailliert und dann auch unverĂ€nderbar vorauszuplanen, um Misserfolge zu verhindern. Doch gerade weil sie auch Unwichtiges besonders gut machen wollen, rauben ihnen letzte Optimierungen wertvolle Arbeitszeit und Energie.
Wenn sie dennoch nicht schaffen, was sie sich vorgenommen haben, stĂŒrzt sie das in Verzweiflung. Sie fĂŒrchten, die Kontrolle zu verlieren und sie leiden unter einem schlechten Gewissen. Im Extremfall wollen derart rigide Menschen gar nicht einsehen, dass Dinge auch ungeplant passieren können und dass sie selbst auch spontan und emotional handeln. Sie fĂŒhren dann vor sich selbst allerlei logische BegrĂŒndungen an, warum es dennoch passiert ist, etwa: âEs ist gut, dass gestern der Computer abgestĂŒrzt ist â die zweite Version des Artikels wird jetzt viel besser als der ersteâ, oder auch: âEs war wichtig, dass ich heute morgen statt zu arbeiten, bei Ebay herumgesurft habe â ich habe dadurch viel ĂŒber Browser gelernt.â Und dank solcher absurd wirkender VerknĂŒpfungen erhalten sie dann geradezu beschwörend das Bild aufrecht, alles im Griff zu haben.
Machen Sie es besser!
Machen Sie es besser â aber nicht perfekt. Gute Zeitplanung bedeutet nicht, sich noch stĂ€rker als Sie es vielleicht ohnehin schon tun, von der Uhr oder Ihrem Timer hetzen zu lassen. Vielmehr passen Sie den Zeitplan flexibel Ihren WĂŒnschen an. Planen Sie moderat, denn auf die richtige Mischung kommt es an.
Verplanen Sie nicht Ihren gesamten Tagesablauf, sondern lassen Sie etwa 40 Prozent fĂŒr spontane Ereignisse frei. Dann können Sie bei Ăberraschungen flexibel reagieren. Wenn Sie zu stringent planen, bleibt dazu kein Raum mehr!
Darauf kommt es an
Wichtig ist auch, dass sich interessante, fordernde Aufgaben und Routineaufgaben abwechseln. NatĂŒrlich sind diese eher langweilig, aber Sie können sie automatisch und ohne viel MĂŒhe durchfĂŒhren und dabei etwas entspannen. Sind Sie bei der Planung Ihres Tagesablaufs bisher dem Leitsatz âErst die Arbeit, dann das VergnĂŒgenâ gefolgt? Vergessen Sie das! Viele Perfektionisten ĂŒbersehen gern, dass auch ihre eigenen Ressourcen zur Neige gehen und sie ihre Kraftreserven wieder auftanken mĂŒssen: Planen Sie daher Freizeit bewusst in Ihr Zeitbudget ein, aber verplanen Sie nicht Ihre Entspannungsphasen, sondern gestalten Sie sie spontan danach, worauf Sie gerade Lust haben. Und haben Sie kein schlechtes Gewissen, weil Sie Ihre Zeit nicht optimal ausgenutzt und bis zur Erschöpfung gearbeitet, sondern mit VergnĂŒgen âvergeudetâ haben. GenieĂen Sie Ihre Freizeit lieber bewusst mit schönen Dingen, mit der Familie und mit Freunden.
Wenn Sie Ihre Zeitplanung aktiv umkrempeln, kann es sein, dass Sie auf einige WiderstĂ€nde stoĂen. Vielleicht sind Kollegen sauer, weil Sie Aufgaben, die Sie bisher immer ĂŒbernommen haben, nicht mehr machen wollen oder Ihr Chef nimmt Ihnen ĂŒbel, dass Sie nun frĂŒher in den Feierabend gehen. Lassen Sie sich dadurch nicht unter Druck setzen, sondern vertreten Sie Ihre Meinung mit rhetorischem Geschick: ErlĂ€utern Sie, warum ĂŒbertriebener Perfektionismus und Arbeitseifer langfristig gesehen alles andere als produktiv ist. Und genau das kann Ihnen helfen, Ihr perfektionistisches Verhalten im Umgang mit anderen abzulegen. Es kann aber sein, dass Sie sich selbst im Weg stehen. Die Umstellung Ihrer Arbeitsweise kostet Zeit und Geduld und funktioniert nicht von heute auf morgen. Werfen Sie also nicht gleich die Flinte ins Korn, wenn es nicht sofort klappt.
Selbstanalyse
Analysieren Sie mit Hilfe der folgenden Ăbersicht mindestens eine Woche lang Tag fĂŒr Tag genau, wie Sie Ihre Zeit verbringen. FĂŒr jeden neuen Tag erstellen Sie eine Tabelle wie in dem unten gezeigten Beispiel. Notieren Sie fĂŒr jede TĂ€tigkeit die Startzeit. Tragen Sie dann die Art der TĂ€tigkeit in Stichworten ein. Benutzen Sie fĂŒr jeden TĂ€tigkeitswechsel eine neue Zeile. Kreuzen Sie das Feld Routine an, wenn es sich um eine RoutinetĂ€tigkeit handelt. Schreiben Sie in der nĂ€chsten Spalte genau auf, ob und durch was Sie bei Ihrer Arbeit unfreiwillig unterbrochen wurden und sozusagen unbewusst eine Pause gemacht haben; oder ob Sie ganz bewusst eine Pause eingelegt und sich aktiv entspannt haben. Wichtig ist, dass Sie sich diese Entspannungsphasen vor Augen fĂŒhren. Tragen Sie dann in die letzte Spalte die Dauer der TĂ€tigkeit, der Störung beziehungsweise der Pause in Minuten ein. Die Spalte âWertâ lassen Sie zunĂ€chst noch frei.
Auch Angela aus dem Beispiel oben hat eine solche Ăbersicht angefertigt. Sie sieht nun zum ersten Mal, wie viel der Zeit, die sie eigentlich fĂŒr das Schreiben ihres Artikels braucht, fĂŒr unwichtige Dinge aufwendet. Gleichzeitig stellt sie erstaunt fest, dass sie ĂŒber den Tag verteilt doch mehr Pausen macht, als sie gedacht hat und öfter mal mit den Kollegen schwĂ€tzt. Dabei hatte sie immer den Eindruck, den ganzen Tag nur zu arbeiten. Angela nimmt sich vor, diese Entspannungsphasen in Zukunft bewusster wahrzunehmen und zu nutzen. Angelas Ăbersicht sieht so aus:
Wochentag: Montag |
Zeit | TÀtigkeit | Routine | Störung/Pause | Wert | Dauer |
7.00 | Artikel schreiben | | | A | 30 Min. |
8.33 | Anruf | | Störung | D | 10 Min. |
8.43 | Artikel schreiben | | | A | 7 Min. |
8.50 | Anruf | | Störung | D | 5 Min. |
8.55 | Artikel schreiben | | | A | 22 Min. |
9.17 | Anruf | | Störung | D | 14 Min. |
9.31 | Artikel schreiben | | | A | 12 Min. |
9.43 | Anruf | | Störung | D | 8 Min. |
9.51 | Artikel schreiben | | | A | 9 Min. |
10.00 | Zweites FrĂŒhstĂŒck | | Pause | | 20 Min |
10.20 | Layout mit Kollegin besprechen | X | | B | 23 Min. |
11.00 | Redaktionskonferenz | | | B | 69 Min. |
12.09 | Mittagessen | | Pause | | 51 Min. |
13.00 | Unterhaltung mit Kollegen | | Störung | D | 17 Min. |
13.17 | Bilder sichten | X | | C | 45 Min. |
14.02 | Freund angerufen | | Störung | D | 7 Min. |
14.09 | Artikel schreiben | | | A | 11 Min. |
14.20 | Kaffee holen | | Pause | | 6 Min. |
14.26 | PrÀsentation ausarbeiten | | | A | 23 Min. |
14.48 | SchwĂ€tzchen mit BĂŒrokollegen | | Störung | D | 12 Min. |
15.00 | Kleine Konferenz des Ressorts | | | D | 70 Min. |
16.10 | ⊠| | | | |
PrioritÀten setzen
Jetzt kommt die Spalte âWertâ zum Tragen. Denn der Wert ist nichts weiter als die Wichtigkeit, die Sie einer Aufgabe in Ihrem Zeitplan geben. PrioritĂ€ten setzen heiĂt aber auch, sich fĂŒr eine Sache zu entscheiden und gegen eine andere. Das können Sie nur, wenn Sie wissen, welches Ziel Sie haben und welche ArbeitsgĂ€nge fĂŒr das Erreichen Ihrer Ziele notwend...