Aufwand-Analyse und Stress-BekÀmpfung: Wie Sie Ihren Tagesablauf verbessern
// Von Simone Janson
Vielleicht gehören Sie auch zu den flexiblen Leuten, die gerne alles spontan aus dem Ărmel schĂŒtteln. Dann finden Sie es möglicherweise ĂŒberflĂŒssig zu planen, denn âes kommt ja eh immer alles anders, als man denkt!â. Dennoch hilft eine Aufwand-Analyse Ihnen, Stress zu bekĂ€mpfen und Ihren Tagesablauf zu verbessern.
Sie sind lieber spontan
Sie wollen sich lieber spontan auf neue Gegebenheiten einstellen, statt sich an einen festen Plan zu halten, den Sie ohnehin stĂ€ndig umschmeiĂen mĂŒssten. Und auĂerdem haben Sie jeden Tag so viel zu, dass Ihnen Planung wie die reinste Zeitverschwendung vorkommt. Wenn sie dann trotzdem den Ăberblick behalten und allen Anforderungen gerecht werden: herzlichen GlĂŒckwunsch. Generell aber gilt: Je höher die Anforderungen werden, desto eher mĂŒssen Sie auf eine gute Organisation als wichtiges Hilfsmittel zurĂŒckgreifen. Und desto besser sollte Ihre Planung sein, damit Sie sich im Bedarfsfall auch darauf verlassen können.
Vielleicht können Sie sich Ihre Termine auch im Kopf merken. Wenn Sie aber immer mehr Termine haben und auch immer langfristiger planen mĂŒssen, wird das bald nicht mehr gehen: Dann brauchen Sie eine gut strukturierte und auf Ihre BedĂŒrfnisse zugeschnittene Terminplanung.
Planung â Theorie vs. Praxis
Vielleicht haben Sie aber auch schon einmal versucht, Ihre ArbeitsablĂ€ufe genau zu planen und sind daran klĂ€glich gescheitert, weil Sie die Planung aus der Theorie einfach nicht in die Praxis umsetzen konnten (warum das so gewesen sein könnte, erfahren Sie in einem spĂ€teren Kapitel). Nun wollen Sie von Planung nichts mehr wissen und SĂ€tze wie âDas funktioniert vielleicht bei anderen, aber bei mir nicht!â oder âDafĂŒr bin ich einfach nicht konsequent genugâ schieĂen Ihnen durch den Kopf. Doch Sie sollten nicht aufgeben, sondern es wieder versuchen â Rom ist schlieĂlich auch nicht an einem Tag erbaut worden. Eine optimale Arbeitsorganisation ist eine wichtige Grundvoraussetzung fĂŒr den beruflichen Erfolg. Wenn Sie sich darauf verlassen, dass Ihnen im Ernstfall schon spontan das richtige einfallen wird, kann das schiefgehen. AuĂerdem reagieren Sie dann meist nur passiv auf die Ereignisse. Wenn Sie hingegen vernĂŒnftig planen und Ihre Ziele dabei im Auge behalten, können Sie diese auch aktiv umsetzen.
Selbstmanagement bedeutet nicht, stur einen Plan zu entwerfen und diesen 1zu1 in die Praxis umzusetzen, denn manchmal mĂŒssen Sie Ihre Organisation auch einfach ĂŒber Bord werfen und flexibel reagieren. Aber ein guter Plan hindert Sie nicht daran, auch mal spontan zu sein â wenn aber Schwierigkeiten auftreten, haben Sie nur einfach mehr Möglichkeiten.
Ihre Zeit analysieren
Sie wollen endlich tun können, was Sie wollen, selbstbestimmt und ohne Vorgaben â und nun sollen Sie sich schon wieder nach einem Zeitplan richten? Bevor Sie jetzt entrĂŒstet das Buch weglegen, sollten Sie bedenken, dass es da einige Unterschiede gibt: Wenn Sie bisher als Arbeitnehmer gearbeitet haben, war Ihr Tagesplan zumindest grob von Ihrem Chef vorher bestimmt und Sie hatten wenig Möglichkeiten, die Arbeitszeiten zu hinterfragen. Als SelbstĂ€ndiger können Sie hingegen selbst bestimmen, wann Sie arbeiten wollen und wann nicht.
Weitestgehend zumindest, denn wenn Sie einen eigenen Laden betreiben, mĂŒssen Sie sich nach dem Ladenschlussgesetz richten und öffnen, wenn Ihre Kunden bei Ihnen einkaufen wollen, wenn Sie an der Volkshochschule unterrichten, mĂŒssen Sie sich an die Unterrichtszeiten halten und auch wenn Sie freiberuflich von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie zumindest gelegentlich zu normalen BĂŒrozeiten fĂŒr Ihre Auftraggeber erreichbar sein. Dennoch bietet die berufliche SelbstĂ€ndigkeit optimale Möglichkeiten zur freien Zeiteinteilung wie sonst keine BerufstĂ€tigkeit. Viele SelbstĂ€ndigen schĂ€tzen gerade ihre freie Zeiteinteilung schĂ€tzen. Die aber birgt auch mögliche Gefahren:
Zu viel Arbeit
Lassen Sie uns einmal beim Beispiel berufliche SelbstĂ€ndigkeit bleiben, denn es zeigt sehr gut, wie sehr Menschen selbst verantwortlich sind fĂŒr Ăber- oder Unterforderung, Stress und fehlende Effizienz: Gerade am Anfang der SelbstĂ€ndigkeit, wenn ein GrĂŒnder stark motiviert ist, das eigene Unternehmen aufzubauen, aber auch wenn Kunden ausbleiben und ExistenzĂ€ngste kommen, neigen viele SelbstĂ€ndige dazu, ĂŒbermĂ€Ăig zu arbeiten. Besonders dann, wenn sie vom Charakter her eher der nervöse Typ sind.
TatsĂ€chlich arbeiten viele GrĂŒnder NĂ€chte und Wochenenden durch, vernachlĂ€ssigen private Kontakte, das Sportprogramm und eine ausgewogene ErnĂ€hrung und verschieben den Urlaub immer wieder. TatsĂ€chlich kursieren Checklisten âSind Sie ein Unternehmertypâ, in denen sich u.a. auch die Frage findet: âSind Sie bereit, in den ersten drei Jahren auf Sport und Urlaub zu verzichten?â.
Tatsache ist: Man kann, ja muss diese Frage getrost verneinen und trotzdem ein erfolgreicher Unternehmer werden: Zu einem erfolgreichen Privatleben gehört auch, dass Menschen im Allgemeinen auf Ihre Gesundheit achten und einen Ausgleich zu Ihrer fordernden TĂ€tigkeit haben â sonst sind Sie nicht nur stĂ€ndig gestresst, sondern verderben sich auf Dauer auch die Freude an der Arbeit.
Zu wenig Arbeit
Andere Mensch, vor allem auch phlegmatische Naturen, haben aber vielleicht eher das umgekehrte Problem: Sie tun zu wenig, weil Sie durch die freie Zeiteinteilung verfĂŒhrt sind, sich stĂ€rker Ihrem Privatleben zu widmen.
Andere verdrĂ€ngen gerne, wenn es mal nicht so lĂ€uft, indem Sie sich mit den schönen Dingen des Lebens ablenken, statt zum Beispiel der fehlenden Kundennachfrage mit Akquise-MaĂnahmen zu begegnen und so das Problem zu lösen. Denn in jedem Fall wirkt sich Ihr persönlicher Einsatz in der Regel direkt auf Ihr Einkommen aus.
Zu viel und zu wenig Arbeit gleichzeitig
Auch das kann passieren, denn nicht zu allen TĂ€tigkeiten sind Sie gleich stark motiviert. Vermutliche widmen Sie sich lieber den Dingen, von denen Sie Ahnung haben, etwa Ihrem Fachgebiet. Aufgaben die Sie als unangenehm empfinden behandeln Sie möglicherweise eher stiefmĂŒtterlich. Das kann (muss aber nicht) zu Problemen fĂŒhren.
Eine gute Zeitplanung hilft in jedem Fall, die drei oben genannten Probleme zu umgehen. Gute Zeitplanung bedeutet aber nicht, sich von der Uhr oder Ihrem Timer hetzen zu lassen, sondern passt sich flexibel Ihren WĂŒnschen an. Denn natĂŒrlich lĂ€sst sich Zeit nicht sparen. Aber sie lĂ€sst sich gewinnen und effektiveres Arbeiten.
Analysieren Sie Ihre Zeit schriftlich
Um das zu erreichen, sollten Sie einmal mit Hilfe der folgenden Ăbersicht mindestens eine Woche lang Tag fĂŒr Tag genau analysieren, wie Sie Ihre Zeit herumbringen. FĂŒr jeden neuen Tag erstellen Sie eine Tabelle wie in dem unten gezeigten Beispiel. Notieren Sie fĂŒr jede TĂ€tigkeit die Startzeit. Tragen Sie dann die Art der TĂ€tigkeit in Stichworten eine. Benutzen Sie fĂŒr jeden TĂ€tigkeitswechsel eine neue Zeile. Kreuzen Sie das Feld Routine an, wenn es sich um eine RoutinetĂ€tigkeit handelt. Schreiben Sie in der nĂ€chsten Spalte genau, auf, ob und durch was Sie bei Ihrer Arbeit unterbrochen wurden oder ob Sie eine Pause eingelegt und sich aktiv entspannt haben. Tragen Sie dann in die letzte Spalte die Dauer der TĂ€tigkeit, der Störung beziehungsweise der Pause in Minuten ein. Legen Sie diese Ăbersicht so ab, dass Sie sie wiederfinden: Sie werden sie fĂŒr Ihre Zeitplanung und auch die Umsetzung immer wieder brauchen.
Wochentag und Datum: Montag, 16.04 |
Zeit | TÀtigkeit | Routine | Störung/Pause | Wert | Dauer |
8.00 | Projektkonzeption | | | A | 30 Min. |
8.33 | | | Störung durch Kundenanruf | C | 10 Min. |
8.43 | Projektkonzeption | | | A | 95 Min. |
10.18 | | | Pause | | 19 Min |
10.37 | Rechnungen Schreiben | X | | B | 23 Min. |
11.00 | Morgenbesprechung | | | D | 69 Min. |
12.09 | | | Mittagessen | | 51 Min. |
13.00 | KundengesprÀch | | | C | 53 Min. |
13.53 | | | Pause | | 9 Min. |
14.02 | Vorbereitung Telefonakquiese | X | | B | 33 Min. |
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Wie Sie mit Stress umgehen
Wahrscheinlich kennen Sie das auch: Gerade wenn Sie es besonders eilig haben, scheint plötzlich alles schief zu gehen und Ihr sorgsam gemachter Zeitplan gerĂ€t vollends aus dem Lot. Die ganze Welt scheint sich gegen Sie verschworen zu haben. Doch dieser Eindruck tĂ€uscht: TatsĂ€chlich ist es einfach so, dass Sie bei ĂŒbermĂ€Ăigem negativem Stress in der Regel weniger achtsam sind und die Dinge dadurch eher schieflaufen
Eigentlich ist Stress eine natĂŒrliche und nĂŒtzliche Reaktion des menschlichen Organismus auf Reize, Anforderungen oder Bedrohungen der Umwelt. Zum ernsten Problem fĂŒr Gesundheit und LeistungsfĂ€higkeit wird er, wenn Anforderungen stĂ€ndig ĂŒber den Kopf wachsen und keine Mittel und Wege in Sicht sind, diese Anforderungen zu bewĂ€ltigen. Daher ist Stress heute zum Sammelbegriff fĂŒr Hektik, ĂberforderungsgefĂŒhle, unkontrollierbare Situationen, unangenehme Erlebnisse oder stĂ€ndig enttĂ€uschte Erwartungen geworden.
Stress ist auch Ansporn
Stress ist nicht nur schĂ€dlich, sondern auch ein Ansporn. Erfolgreich bewĂ€ltigte Stresserlebnisse können das Vertrauen stĂ€rken, Herausforderungen zu meistern. Bleiben solche Situationen eingegrenzt, kann der Stress abgebaut werden. Körperlichen und psychischen Funktionen wie Herzschlag, Blutdruck, Atmung und Konzentration werden wieder auf ein Normallevel gebracht. Dauert dieser Alarmzustand aber ĂŒber lange ZeitrĂ€ume an, fehlt dem Körper das ZurĂŒck in die NormalitĂ€t.
Bei Dauerstress geraten Stoffwechselprozesse und psychische Verarbeitungsmuster schleichend aber dauerhaft aus dem Ruder: Blutdruck, Herzfrequenz, Blutfett- und Blutzuckerspiegel und der Immunstatus können kritische Werte erreichen. Die gesteigerte Muskelspannung fĂŒhrt zu Schmerzen im RĂŒcken-, Nacken- und Schulterbereich, auf die Dauer können ernsthafte OrganschĂ€den auftreten. Auch die psychischen BeeintrĂ€chtigungen sind nicht ohne: Chronischer Stress kann zu stĂ€ndiger Gereiztheit, KonzentrationsmĂ€ngeln und Schlafstörungen fĂŒhren. Arbeitsstress ist eine hĂ€ufige Ursache von Depressionen und Burn-Out. Der Körper sendet in der Regel schon lange vorher Warnsignale, wenn er unter schĂ€dlichen Dauerstress geraten ist, etwa stĂ€ndige MĂŒdigkeit, Mattigkeit, hĂ€ufige Gereiztheit, NervositĂ€t, anhaltende Schlafstörungen, KonzentrationsschwĂ€chen, Vergesslichkeit, zunehmender Konsum von Genussmitteln, abnehmende Bereitschaft oder FĂ€higkeit zur Entspannung.
Vor allem der wirtschaftliche Druck ist eine Stressquelle, die in Ihrem Alltag immer wieder neu gespeist wird. Sie mĂŒssen mit negativen Faktoren umgehen lernen und Sie sich selbst immer wieder motivieren. Auch das Problem, wie Sie bei hĂ€ufig wiederkehrendem Stress Ihren Zeitplan ĂŒberdenken (und weniger vollpacken!) sollten, sollten Sie lösen. Dennoch ist es wichtig, dass Sie bei dauernd hoher Belastung auch Techniken erlernen, mit denen Sie ein gewisses MaĂ an Stress akzeptieren können, um gesundheitliche Auswirkungen unter Kontrolle zu halten.
Persönliche Einstellungen und Bewertungen ĂŒberprĂŒfen und Ă€ndern
Nicht alle Menschen sind gleich anfĂ€llig gegen Stress. Bestimmte persönliche Sichtweisen und Einstellungen erhöhen das Risiko, immer wieder unter schĂ€dlichen Stress zu geraten. Diese Grundmuster wurden zumeist ĂŒber lange ZeitrĂ€ume erlernt und werden in der Alltagserfahrung gar nicht mehr wahrgenommen. Dazu gehören:
- Perfektionismus: An sich selbst sehr hohe AnsprĂŒche stellen und alles stets fehlerfrei machen wollen
- Pessimismus: Stets negativen Seiten der Arbeits- und Alltagerlebnisse sehen
- Ăberhöhte AnsprĂŒche: die Bereitschaft, sich stĂ€ndig stark zu verausgaben und dabei nicht auf die Warnsignale des Körpers zu achten
- GeltungsbedĂŒrfnis und Konkurrenzdenken: Die Arbeit und Leistung immer auch mit Konkurr...