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Module 1
LES ACTEURS DU PROJET
Le terme d’« acteur » désigne toute personne qui prend une part déterminante dans une action.
Ce premier module présente les différents acteurs qui interviennent dans le cadre d’un projet, en distinguant les instances pérennes de l’entreprise, les instances liées uniquement au projet et les fonctions que l’on y trouve habituellement.
Selon le type de projet et sa taille, plusieurs catégories d’acteurs seront sollicitées et cela pour des rôles bien précis. Une bonne organisation de projet passe avant tout par une définition claire des missions et des responsabilités de chacun d’entre eux.
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1LES INSTANCES DE DÉCISION
Un projet nécessite une ou plusieurs instances de décision dont les rôles et les fonctions doivent être clairement définis. Dans le cadre d’un projet, sept rôles caractéristiques peuvent être tenus par les acteurs impliqués.
DÉFINIR LES INSTANCES
Une « instance » désigne un organisme ou service qui exerce certains pouvoirs de décision.
Un projet nécessite l’existence d’une ou plusieurs instances de décision, chacune dirigée par un président. Dans les projets de grande taille, il convient de définir leurs périmètres de responsabilité respectifs. Les instances de concertation (groupe d’expert, comité thématique) n’ont en revanche qu’un pouvoir de validation technique. Elles ne se prononcent que sur la conformité du produit aux besoins. Ces différents rôles sont décrits dans un organigramme du projet qui permet :
- d’identifier clairement chaque intervenant ;
- de définir précisément le rôle et les responsabilités de chaque acteur du projet ;
- de garantir que toutes les fonctions nécessaires à la conduite du projet sont prises en charge ;
- de disposer d’une vision globale du dispositif d’organisation et humain du projet.
Fonction de décision
Pour définir les instances, il est nécessaire de commencer dans un premier temps par déterminer les acteurs et les groupes qui assumeront la fonction de décision sur le projet, c’est-à-dire : être le garant de la stratégie, valider les objectifs fondamentaux, attribuer les moyens nécessaires, désigner le chef de projet, valider les orientations et la fin du projet.
Les acteurs impliqués sont le comité stratégique et/ou le comité de pilotage et/ou un seul décideur de niveau hiérarchique supérieur à l’ensemble des acteurs du projet.
Puis on découpe le projet en grandes fonctions ou éléments à produire afin de le structurer le plus logiquement possible. À chaque grande fonction ou élément à produire doit être rattaché un responsable de chantier ou de filière. Il est important à cette étape de ne pas oublier les chantiers transverses tels que le chantier « conduite du changement ».
Fonction de coordination
On établit ensuite la liste des acteurs et groupes qui assumeront la fonction de coordination sur le projet, c’est-à-dire : contrôler et suivre l’avancement des travaux, arbitrer, apporter des réponses aux questions et aux points en suspens remontant de l’équipe projet et veiller à l’atteinte des objectifs.
Les acteurs impliqués sont le comité de pilotage et le chef de projet.
Fonction de production
Enfin on désigne les acteurs et groupes qui assumeront la fonction de production sur le projet, c’est-à-dire : réaliser les actions définies, rendre compte au chef de projet, animer et coordonner les groupes de travail.
Les acteurs impliqués sont l’équipe projet (acteurs ayant une contribution pour mener à bien le projet), les groupes de travail (structures ponctuelles pour répondre à des besoins ponctuels), les correspondants (relais sur le projet) et les experts (consultés sur des points particuliers).
Une fois les acteurs inventoriés, la structure projet est formalisée clairement dans un organigramme.
Veillez à ce que chaque acteur ou groupe ait connaissance de son rôle dans le projet, de ses dates d’intervention et de la charge correspondante.
Veillez également à ce que, tout au long du projet, tous les acteurs aient toujours une vision claire du dispositif.
Pour des projets d’envergure ou stratégiques, publiez l’organigramme du projet dans un support de communication interne, afin que l’ensemble de l’entreprise l’identifie comme tel.
DÉFINIR LES FONCTIONS
La « fonction » désigne le rôle, l’utilité d’un élément dans un ensemble.
Les fonctions intervenant dans un projet sont nombreuses, et ce dès la phase d’étude préalable. Si certaines sont incontournables, comme celles de « commanditaire du projet » et de « chef de projet », d’autres sont nécessaires ou non selon les caractéristiques du projet.
On distingue sept rôles qu’un acteur peut remplir dans le cadre d’un projet :
- « S » : sponsoriser, commanditer, financer ;
- « D » : décider, arbitrer ;
- « V » : valider techniquement ;
- « C » : coordonner ;
- « R » : prendre en charge une tâche (appelée également « lot de travail ») ;
- « P » : participer ponctuellement (à titre d’expert technique ou métier) ;
- « I » : être informé.
Dans les projets portant sur les systèmes d’information, il est habituel de distinguer deux fonctions caractéristiques :
- celle de maîtrise d’ouvrage, qui définit les besoins et contrôle leur niveau de satisfaction ;
- celle de maîtrise d’œuvre, qui produit la réponse au besoin exprimé.
Ces deux fonctions complémentaires sont nécessaires pour que le projet réussisse. Cependant, trop souvent, la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre ne se comprennent pas et entretiennent des relations conflictuelles. Il est donc important de développer dès le début du projet des relations de compréhension mutuelle et de complémentarité entre la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre. En cas de conflit, c’est la maîtrise d’ouvrage qui a le pouvoir de décision, car c’est elle qui est mandatée par le commanditaire pour satisfaire les besoins exprimés.
Tant que le projet est « simple »...
