![]()
Module 1
DÉCOUVRIR ET ORGANISER SON ESPACE DE TRAVAIL
L’efficacité au travail repose sur la capacité à organiser les informations. Nous évoquerons dans ce chapitre cinq techniques fondamentales.
![]()
1NOMMER ET CLASSER SES DOSSIERS ET FICHIERS
Tout manager ou contrôleur de gestion a besoin de données quantitatives pour prendre ou pour préparer des décisions. Ces informations sont souvent contenues dans des fichiers Excel. Pour être utiles, elles doivent cependant être classées selon une logique qui facilitera vos recherches.
LES OBJECTIFS VISÉS
Retrouver rapidement l’information voulue suppose d’avoir réfléchi auparavant à l’organisation du classement. Chacun peut avoir son propre modèle mais les organisations étant de plus en plus collaboratives, les données deviennent un bien commun à partager. Nous proposons ici un classement fondé sur l’expérience et qui facilitera les recherches.
COMMENT UTILISER EXCEL ?
Vous utiliserez Excel pour nommer les fichiers. Ces fichiers sont également appelés classeurs. Lors de la sauvegarde, vous pourrez définir les noms des classeurs en cohérence avec le thème du répertoire de classement : par exemple, sauvegarde d’un classeur Excel dans le répertoire COÛT/Gamme Produit A/Annee 2014/fichier Camera 1A HD-2014.xlsx ou FORECAST/Annee 2014/F1/F1-2014 version du 1402.xlsx.
Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer sous, puis dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez le répertoire avant la saisie du nom du fichier et le choix du type de fichier : le format Excel .xlsx est affiché par défaut. Pour une diffusion large à titre d’information, vous pourrez choisir un format PDF lisible avec Acrobat Reader.
Il est possible également d’ajouter un mot clef. Utilisez le chemin suivant : Fichier, Enregistrer sous, puis cliquez sur la commande inscrite en bleu Ajouter un mot clef, située en bas à droite de la boîte de dialogue. Vous pouvez, d’ailleurs, en ajouter plusieurs ! Pensez à les séparer du signe point-virgule. Cette option facilitera par la suite la recherche du document si vous le classez mal par mégarde.
Vous pourrez toujours renommer un fichier via l’explorateur Windows si son nom ne convient pas à l’usage. Il faudra cependant être attentif aux liens éventuels avec d’autres fichiers. Dans ce cas, passez par le menu Édition, Liaisons, choisissez Modifier la source et sélectionnez le nouveau fichier.
On a structuré le répertoire des fichiers utilisés par la PME FILM+ avec l’explorateur Windows.
D’abord par grands thèmes :
Puis par périodes : par années, voire par mois, car le tri chronologique couplé à un thème donné facilite la recherche et la comparaison de données.
• Avec l’explorateur Windows, structurez le répertoire des fichiers par thème.
• Pensez à nommer vos fichiers de manière standardisée.
• Ajoutez un mot clef à chaque fichier au moment de l’enregistrement.
Gérer les incidents : récupérer et sauvegarder des fichiers
![]()
2AUDITER ET NETTOYER LES FICHIERS
La performance d’une entreprise dépendant de la qualité de ses décisions, les informations fournies pour cette prise de décision sont importantes. Pour bâtir des relations de confiance, le contrôleur de gestion sera donc attentif à mettre en place un audit de ses données.
LES OBJECTIFS VISÉS
Pour cette opération d’audit des données...
