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Module 1
PRENDRE SON POSTE EN MAIN
Prendre son poste en main signifie bien identifier ses dimensions dans l’entreprise et se positionner en conséquence.
S’il s’agit d’une création d’entreprise, la construction se fera autour de votre projet et vous vous affirmerez comme dirigeant.
S’il s’agit d’une création de poste ou d’une prise de relais avec remplacement d’une personne, par recrutement interne ou externe, il sera essentiel de répondre aux questions suivantes :
- Pour quoi et pourquoi ai-je été choisi(e) ?
- Quelles sont les attentes de ma hiérarchie ?
- Quelles sont les attentes de mes collaborateurs ?
Et, sans perdre de vue vos attentes personnelles, de définir les possibilités d’y répondre en devenant le titulaire de ce poste.
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1IDENTIFIER SES MARGES DE MANŒUVRE
Les marges de manœuvre procèdent directement des attentes de votre hiérarchie et des moyens que celle-ci est prête à vous accorder pour remplir votre mission. Plus vous serez au clair avec ce que votre nouvelle entreprise et votre hiérarchie attendent de vous, plus vous serez à l’aise pour exercer vos fonctions.
RECUEILLIR LES RÉPONSES DE LA DIRECTION
Pour délimiter vos marges de manœuvre, faites préciser au maximum à votre responsable direct, mais également à votre direction, ce que vous pouvez décider seul, sans contrôle, et ce qui nécessite un avis ou un feu vert, et de la part de qui.
Reformulez cet ensemble de réponses, par écrit si possible, car elles ne figureront pas dans le contrat de travail, et consignez-les sous forme de tableau, comme le modèle cidessous.
| Exemples d’activités, situations et décisions | Degrés d’autonomie |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| – Recruter un collaborateur | | X | | | |
| – Donner un avertissement | | | | X | |
| – Licencier | | X | | | |
| – Fixer les objectifs des collaborateurs | | | X | | |
| Code : 1. Ordre ou consigne donné par le responsable hiérarchique avant, compte rendu après. 2. Idée soumise à l’approbation du responsable hiérarchique, compte rendu après. 3. Pleine liberté d’action après confrontation avec le responsable hiérarchique. 4. Pleine liberté d’action, pas de confrontation avant, mise au courant du responsable hiérarchique après. 5. Pleine liberté sans en référer, ni avant ni après. |
Ce tableau aura aussi pour avantage de faire apparaître votre degré d’autonomie globale.
CLARIFIER ET FAIRE CLARIFIER
En outre, faites-vous décrire les processus de base et, pour chaque étape, le « qui fait quoi ».
Ne vous contentez pas de réponse du style « Je vous fais confiance », car, sur le terrain, cette imprécision peut représenter le plus gros obstacle de fonctionnement.
Le cas le plus courant : je décide et je suis contredit ensuite par ma hiérarchie, dans les paroles ou dans les faits et, du coup, ma crédibilité auprès de mes collaborateurs, de mes partenaires et de moi-même est sérieusement entamée ; les collaborateurs ne savent plus qui « entendre ».
Et puis, il y a aussi le « non-dit », les jeux de pouvoir, les besoins et les aspirations, conscients ou non, qui font que parfois une personne, ou un groupe de personnes, va s’interposer entre vous et vos objectifs !
La marge de manœuvre se mesure tous les jours par essais-erreurs, et évolue en positif ou en négatif : elle exige des ajustements.
Raison de plus pour « cadrer » ce qui est « cadrable » dès le départ, et laisser le moins de place possible à l’inspiration du moment et à l’arbitraire.
Il sera toujours temps, au moment d’un désaccord sur une décision que vous avez prise, de faire référence aux précisions que vous avez obtenues dès le départ ; et si le désaccord subsiste, demandez alors à votre hiérarchie s’il porte sur le fond ou sur la forme : « Est-ce le fait que j’ai pris cette décision alors que vous pensez que c’était à vous de la prendre, ou est-ce la nature de la décision elle-même, qui pose problème ? »
La question peut être identique envers un collègue qui conteste l’une de vos interventions.
Il est important pour les deux parties, et pour votre équipe, de pouvoir clarifier cet aspect de votre marge de manœuvre.
Il en sera de même avec vos collaborateurs : prendre la dimension de son poste permet d’aider ses collaborateurs à se positionner à leur tour.
Privilégiez au maximum l’écrit. Écrivez vos questions et essayez d’obtenir en retour des réponses écrites : documents existants, mails ou notes. Vous pourrez les consulter à tout instant, et elles pourront servir de base de discussion en cas de désaccord.
S’INFORMER SUR L’EXISTANT
Identifier sa marge de manœuvre procède aussi de la compréhension du fonctionnement antérieur de la structure. En conséquence, si vous prenez le relais d’une autre personne sur un poste, informez-vous auprès de votre hiérarchie et de vos collaborateurs sur les « incidents critiques » passés, ce qui avait posé problème, et comment celui-ci avait été résolu.
Voici quelques documents à vous procurer au plus vite :
• Lorsque vous demanderez à votre direction de préciser vos marges de manœuvre, vous provoquerez peut-être une première confrontation. Celle-ci sera cependant salutaire pour vos relations futures.
• N’attendez pas une situation d’urgence pour vous poser la question de votre marge de manœuvre et la poser à votre recruteur.
• Prenez en compte l’historique et l’existant de votre poste, d...
