Smart Working

Tool e attitudini per gestire il lavoro da casa e da remoto

Cristiano Carriero

• Publisher: Hoepli
• Year: 2020
• ISBN:
  9788820398644
• Topic: Business
• Subtopic: Small Business
• Index: Business

Una guida completa di tutto ciò che serve per lavorare da remoto: dal software all'organizzazione del lavoro, dal project management alla gestione di un team.Smart Working offre una visione specifica sul modo di lavorare agile e flessibile, promuovendo la condivisione di idee e di esperienze, l'organizzazione e la predisposizione di tutti gli strumenti e le app utili per essere sempre organizzati e produttivi e raggiungere gli obiettivi prefissati.Alle parti più tecniche, in cui sono analizzati i tool specifici che consentono di lavorare da remoto e da mobile insieme alle app ad hoc per call, chat, videochiamate, webinar e project management, si affiancano sezioni ricche di esperienze e di analisi su come organizzare il tempo di lavoro, i viaggi e gestire il team. Un approccio utile anche a chi, già da tempo, lavora in smart, per migliorare prestazioni e costi, e superare gli ostacoli grazie alla tecnologia e all'ottimizzazione del tempo.Un vero e proprio manuale "full optional" per lavorare con smartphone, tablet e computer, ma soprattutto per sfruttare al meglio tempo, skill e creatività.

Capitolo 1

Uno smartphone non ci salverà, il pensiero mobile sì

Rimandare: se fosse una disciplina olimpica vincerei la medaglia d’oro. Ma non alle prossime Olimpiadi, forse a quelle successive.

Michael Heppel¹

Non importa che tu sia un libero professionista, un manager o un dipendente, ciò che conta è la consapevolezza che il mondo del lavoro è totalmente cambiato. La diffusione degli smartphone e dei device tecnologici impone una riconsiderazione del tempo: possiamo continuare tranquillamente a pensare a orari di lavoro fissi, ma nel frattempo saranno gli strumenti a dettarci task, compiti e orari. Con un conseguente aumento dello stress. Ci svegliamo la mattina e troviamo già delle notifiche sul nostro smartphone: si va dalle e-mail ai messaggi su WhatsApp, fino agli strumenti di project management come Asana e Trello. Passiamo gran parte del tempo in riunione, spesso deconcentrati, perché nel frattempo lo schermo dello smartphone continua a illuminarsi. E quando decidiamo di staccare, la sera, siamo spesso tentati dal controllare le notifiche e, così, andiamo a letto con il pensiero di quello che dovremo fare il giorno dopo.

Ma il mondo del lavoro di oggi non è peggiore di quello di ieri, è solo un mondo diverso, con abitudini diverse da quelle che sono state le nostre per anni. Oggi è possibile, per esempio, lavorare in mobilità con la stessa efficienza con cui si lavora da una postazione fissa. A volte anche meglio. Nell’ultimo anno ho viaggiato tantissimo per lavoro. Per di più ho preso treni, ma anche aerei e auto. E ho scoperto che tutto passa da un’adeguata organizzazione della settimana, che il tempo si dilata e che quattro ore intense possono valere più di quattro giorni non organizzati. D’altronde lo diceva anche Timothy Ferriss, nel suo bellissimo 4 ore alla settimana. Ricchi e felici lavorando 10 volte meno². Ti faccio un esempio: se so che devo fare due viaggi di tre ore l’uno, in treno, cerco di tenermi per quel momento l’operatività. Per esempio la scrittura di un progetto o la preparazione di una presentazione in PowerPoint. O, ancora, la stesura di un post per il mio blog. È importantissimo non vivere alla giornata perché, così facendo, gli spostamenti diventano un peso, il tempo perso si accumula e diventa quasi impossibile, poi, risalire la china. Se quel tempo non l’abbiamo sospeso noi. Quando sono costretto a guidare, perché magari devo recarmi in posti poco serviti dalla ferrovia, cerco di sfruttare quel percorso per fare delle telefonate, non importa che siano di lavoro o utili a tenere vive delle relazioni – vedremo l’importanza del networking – ciò che conta è, ancora una volta, la capacità di organizzare il tempo e il lavoro. Perché è di questo che parliamo in questo libro, non soltanto di tool.

Uno strumento imprescindibile: il pensiero mobile

Va da sé che, senza i tool adeguati, sarebbe molto più difficile organizzarsi. Avere un router wi-fi, dei carica batteria sempre a portata di mano, una libreria di file condivisa che ci consenta di trovare subito ciò che cerchiamo, da qualunque postazione, è il minimo indispensabile. Ma questi consigli non sono validi soltanto per chi viaggia, o per chi ha fatto della mobilità uno stile di vita. Sono consigli validissimi anche per chi non si muove mai dal proprio ufficio. Perché capita spesso di avere a che fare, durante la giornata, con telefonate, Skype call, riunioni ed e-mail inaspettate che spostano il focus della nostra attenzione. È molto difficile fare le cose rapidamente e con efficienza: i team lavorano su obiettivi che si sovrappongono, la pressione conduce a errori e, a volte, il momento migliore per “fare” un lavoro non è quello che gli altri hanno pensato per noi. Ottimizzare le risorse ed evitare lo spreco di tempo significa valorizzare al massimo il talento delle persone. Pensare “mobile” è profondamente diverso dal sapere utilizzare bene lo smartphone. Certo, conoscere le applicazioni migliori per la produttività aiuta, e non mancherò di suggerirtele durante questo percorso. Ma non raggiungerai mai i risultati che ti sei prefissato se non impari a comprendere come ottimizzare il tempo, il tuo tempo, a renderti responsabile di come lo usi. In un’epoca in cui l’organizzazione del lavoro è diventata flessibile, ci troviamo di fronte a un grande problema e, al tempo stesso, a una grande responsabilità. Essere always on è una criticità che va affrontata e dominata, non gestita. Se il tuo team di lavoro ti inserisce, tuo malgrado, in una chat di WhatsApp, fai capire che la cosa non ti rende né felice né produttivo. Se il mezzo preferito di qualche collega per inviarti file è Facebook, non rispondergli. E così via. Non è comunicando su qualunque applicazione che si diventa efficienti.

“Pensare ‘mobile’ è profondamente diverso dal sapere utilizzare bene lo smartphone”

Figura 1.1 – La grafica di IQT Consulting evidenzia, nelle differenze tra smart worker e altri lavoratori, un trend a vantaggio dei primi³.

Un consiglio

Ottimizzare le risorse ed evitare lo spreco di tempo significa valorizzare al massimo il talento delle persone. Pensare “mobile” è qualcosa di profondamente diverso dal sapere utilizzare bene lo smartphone.

Secondo quanto rilevato dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, le soluzioni a maggiore penetrazione sono quelle a supporto della sicurezza e dell’accessibilità dei dati da remoto e da diversi device (95%), seguite dalle iniziative di Mobility, che prevedono la presenza di device mobili e mobile business app (82%) e dai servizi di Social Collaboration (61%). Di fatto, gli italiani oggi comunicano attraverso una pluralità di dispositivi proprietari e aziendali (dal 2011 si vendono, e non a caso, più smartphone e tablet che pc): il Bring Your Own Device (BYOD), un tempo avversato in azienda, è diventato il driver principale dello smart working⁴.

Fare ordine e cambiare forma mentis

In questo libro imparerai a conoscere tutti gli strumenti ideali per lavorare mobile, ma è importantissimo che sia tu, alla fine, a scegliere il terreno sul quale giocare. Ho letto libri molto interessanti in questi anni e ho capito che uno dei problemi di questa generazione di professionisti sarà gestire le informazioni senza lasciarsi sopraffare da esse. Si spiega così, a mio parere, il successo di libri come Il magico potere del riordino⁵ di Marie Kondo e Il magico potere di sbattersene il ca**o⁶ di Sarah Knight. Nel primo, la Kondo sostiene che, facendo ordine in casa e in ufficio in modo radicale, cambiando drasticamente la propria forma mentis, cambiano il proprio modo di vivere e la propria esistenza. Perché tutto questo non dovrebbe riguardare anche oggetti non fisici? Non ti mette l’ansia vedere quelle 1.500 e-mail non lette, quel numero spropositato di notifiche sulla chat di WhatsApp, tutte quelle applicazioni che non usi o il desktop del computer così disordinato? E attenzione, perché non si tratta di diventare schematici, ligi alle regole e distaccati. La propensione alla sperimentazione, all’arte, alla creatività intesa come rottura degli schemi va mantenuta ed è proprio per questo che il pensare mobile diventa una necessità. Ci sono sempre più aziende che spingono i loro dipendenti a lavorare durante la settimana da postazioni diverse, a contatto con persone diverse, anche “uscendo” dall’azienda. È un modo incredibilmente produttivo per confrontarsi con altri professionisti o anche solamente cambiare prospettiva per qualche ora. E cambiare ambiente aiuta a trovare nuove soluzioni. In un mercato in cui moltissimi servizi sono simili e il prezzo non è più, finalmente, la leva principale delle nostre scelte, la creatività diventa una skill fondamentale. Per salvaguardarla, dobbiamo tenerci lontani dallo stress che la sindrome da notifica ci trasmette tutti i giorni, da quando ci svegliamo a quando andiamo a dormire. Non ho detto di eliminare totalmente lo stress, perché la tensione serve e questo non è un libro sul digital detox. Significa piuttosto comunicare, anche attraverso i propri canali (sì, parleremo anche dell’influenza del personal branding sulla propria organizzazione), e in maniera chiara, quali siano i mezzi preferiti per ricevere delle informazioni; significa, andando ancora più a fondo, chiarire quali siano le nostre competenze, dove possiamo dare il meglio e – perché no? – anche a che ora. Quando ero in agenzia, ho lavorato per anni con un art director che dava il meglio di sé dalle 10 di mattina in poi, e che non amava le chat. Il suo capo continuava a mandargli delle notifiche su WhatsApp alle 8, pretendendo una risposta. Pensate che questo abbia portato dei vantaggi all’agenzia? Io stesso non amo ricevere telefonate prima della 9 e, se un tempo fingevo di essere sveglio già da due ore, oggi non mi faccio problemi a inviare un messaggio (chiaramente lì dove non c’è un’urgenza palese di rispondere) per dire “Ti richiamo tra poco, il tempo di essere operativo”. Lo smart working è anche sincerità, è scegliersi per quello che si è e per quello che si può dare agli altri. È rispettare i tempi, rispettandosi.

L’impatto sulle aziende e sul lavoro

Lo smart working ha avuto un impatto notevole anche sulle aziende, impegnate oggi a garantire che l’infrastruttura presente sia adeguata e consenta di cogliere appieno i vantaggi offerti da una maggiore mobilità: è una grande opportunità da cogliere subito, un metodo che premia un approccio gradito anche alle giovani generazioni che iniziano ad avere ruoli importanti all’interno delle aziende e della società stessa. I dispositivi sono diventati rapidamente molto di più che semplici gadget consumer. Sono strumenti di business preziosi, in grado di soddisfare ogni tipologia di lavoro: dalla condivisione di file all’accesso a dati aziendali importanti, fino alla partecipazione alle video conference call da postazioni diverse. Da non sottovalutare il fatto che questo nuovo approccio ha abbattuto i confini e permesso ad aziende di diverse nazioni (e anche di differenti continenti) di collaborare in continuità. Adottare un modello di tipo Smart non significa solamente lavorare da casa, ma anche rivedere il modello di leadership che si propone a favore del concetto di collaborazione. L’auspicio di questo processo è stimolare nuove idee e, quindi, nuovo business. Le tecnologie digitali hanno la funzione di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, abilitando e supportando, così, nuove metodologie di approccio a situazioni aziendali diversificate⁷.

Anywhere & Anytime

La rivoluzione mobile ha il potere di liberare le informazioni, accrescere la produttività e rendere più indipendente lo staff, ma a patto di operare una scelta, che coinvolge tutte le parti in gioco, relativa al confine tra l’essere lavorativamente connessi e il non esserlo. I dati sullo stress da lavoro sono impressionanti e dovrebbero farci riflettere sulla società che abbiamo costruito e sulla sua sostenibilità. Dobbiamo...