Capitolo 1
Uno smartphone non ci salverĂ , il pensiero mobile sĂŹ
Rimandare: se fosse una disciplina olimpica vincerei la medaglia dâoro. Ma non alle prossime Olimpiadi, forse a quelle successive.
Michael Heppel1
Non importa che tu sia un libero professionista, un manager o un dipendente, ciĂČ che conta Ăš la consapevolezza che il mondo del lavoro Ăš totalmente cambiato. La diffusione degli smartphone e dei device tecnologici impone una riconsiderazione del tempo: possiamo continuare tranquillamente a pensare a orari di lavoro fissi, ma nel frattempo saranno gli strumenti a dettarci task, compiti e orari. Con un conseguente aumento dello stress. Ci svegliamo la mattina e troviamo giĂ delle notifiche sul nostro smartphone: si va dalle e-mail ai messaggi su WhatsApp, fino agli strumenti di project management come Asana e Trello. Passiamo gran parte del tempo in riunione, spesso deconcentrati, perchĂ© nel frattempo lo schermo dello smartphone continua a illuminarsi. E quando decidiamo di staccare, la sera, siamo spesso tentati dal controllare le notifiche e, cosĂŹ, andiamo a letto con il pensiero di quello che dovremo fare il giorno dopo.
Ma il mondo del lavoro di oggi non Ăš peggiore di quello di ieri, Ăš solo un mondo diverso, con abitudini diverse da quelle che sono state le nostre per anni. Oggi Ăš possibile, per esempio, lavorare in mobilitĂ con la stessa efficienza con cui si lavora da una postazione fissa. A volte anche meglio. Nellâultimo anno ho viaggiato tantissimo per lavoro. Per di piĂč ho preso treni, ma anche aerei e auto. E ho scoperto che tutto passa da unâadeguata organizzazione della settimana, che il tempo si dilata e che quattro ore intense possono valere piĂč di quattro giorni non organizzati. Dâaltronde lo diceva anche Timothy Ferriss, nel suo bellissimo 4 ore alla settimana. Ricchi e felici lavorando 10 volte meno2. Ti faccio un esempio: se so che devo fare due viaggi di tre ore lâuno, in treno, cerco di tenermi per quel momento lâoperativitĂ . Per esempio la scrittura di un progetto o la preparazione di una presentazione in PowerPoint. O, ancora, la stesura di un post per il mio blog. Ă importantissimo non vivere alla giornata perchĂ©, cosĂŹ facendo, gli spostamenti diventano un peso, il tempo perso si accumula e diventa quasi impossibile, poi, risalire la china. Se quel tempo non lâabbiamo sospeso noi. Quando sono costretto a guidare, perchĂ© magari devo recarmi in posti poco serviti dalla ferrovia, cerco di sfruttare quel percorso per fare delle telefonate, non importa che siano di lavoro o utili a tenere vive delle relazioni â vedremo lâimportanza del networking â ciĂČ che conta Ăš, ancora una volta, la capacitĂ di organizzare il tempo e il lavoro. PerchĂ© Ăš di questo che parliamo in questo libro, non soltanto di tool.
Uno strumento imprescindibile: il pensiero mobile
Va da sĂ© che, senza i tool adeguati, sarebbe molto piĂč difficile organizzarsi. Avere un router wi-fi, dei carica batteria sempre a portata di mano, una libreria di file condivisa che ci consenta di trovare subito ciĂČ che cerchiamo, da qualunque postazione, Ăš il minimo indispensabile. Ma questi consigli non sono validi soltanto per chi viaggia, o per chi ha fatto della mobilitĂ uno stile di vita. Sono consigli validissimi anche per chi non si muove mai dal proprio ufficio. PerchĂ© capita spesso di avere a che fare, durante la giornata, con telefonate, Skype call, riunioni ed e-mail inaspettate che spostano il focus della nostra attenzione. Ă molto difficile fare le cose rapidamente e con efficienza: i team lavorano su obiettivi che si sovrappongono, la pressione conduce a errori e, a volte, il momento migliore per âfareâ un lavoro non Ăš quello che gli altri hanno pensato per noi. Ottimizzare le risorse ed evitare lo spreco di tempo significa valorizzare al massimo il talento delle persone. Pensare âmobileâ Ăš profondamente diverso dal sapere utilizzare bene lo smartphone. Certo, conoscere le applicazioni migliori per la produttivitĂ aiuta, e non mancherĂČ di suggerirtele durante questo percorso. Ma non raggiungerai mai i risultati che ti sei prefissato se non impari a comprendere come ottimizzare il tempo, il tuo tempo, a renderti responsabile di come lo usi. In unâepoca in cui lâorganizzazione del lavoro Ăš diventata flessibile, ci troviamo di fronte a un grande problema e, al tempo stesso, a una grande responsabilitĂ . Essere always on Ăš una criticitĂ che va affrontata e dominata, non gestita. Se il tuo team di lavoro ti inserisce, tuo malgrado, in una chat di WhatsApp, fai capire che la cosa non ti rende nĂ© felice nĂ© produttivo. Se il mezzo preferito di qualche collega per inviarti file Ăš Facebook, non rispondergli. E cosĂŹ via. Non Ăš comunicando su qualunque applicazione che si diventa efficienti.
âPensare âmobileâ Ăš profondamente diverso dal sapere utilizzare bene lo smartphoneâ
Figura 1.1 â La grafica di IQT Consulting evidenzia, nelle differenze tra smart worker e altri lavoratori, un trend a vantaggio dei primi3.
Un consiglio
Ottimizzare le risorse ed evitare lo spreco di tempo significa valorizzare al massimo il talento delle persone. Pensare âmobileâ Ăš qualcosa di profondamente diverso dal sapere utilizzare bene lo smartphone.
Secondo quanto rilevato dallâOsservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, le soluzioni a maggiore penetrazione sono quelle a supporto della sicurezza e dellâaccessibilitĂ dei dati da remoto e da diversi device (95%), seguite dalle iniziative di Mobility, che prevedono la presenza di device mobili e mobile business app (82%) e dai servizi di Social Collaboration (61%). Di fatto, gli italiani oggi comunicano attraverso una pluralitĂ di dispositivi proprietari e aziendali (dal 2011 si vendono, e non a caso, piĂč smartphone e tablet che pc): il Bring Your Own Device (BYOD), un tempo avversato in azienda, Ăš diventato il driver principale dello smart working4.
Fare ordine e cambiare forma mentis
In questo libro imparerai a conoscere tutti gli strumenti ideali per lavorare mobile, ma Ăš importantissimo che sia tu, alla fine, a scegliere il terreno sul quale giocare. Ho letto libri molto interessanti in questi anni e ho capito che uno dei problemi di questa generazione di professionisti sarĂ gestire le informazioni senza lasciarsi sopraffare da esse. Si spiega cosĂŹ, a mio parere, il successo di libri come Il magico potere del riordino5 di Marie Kondo e Il magico potere di sbattersene il ca**o6 di Sarah Knight. Nel primo, la Kondo sostiene che, facendo ordine in casa e in ufficio in modo radicale, cambiando drasticamente la propria forma mentis, cambiano il proprio modo di vivere e la propria esistenza. PerchĂ© tutto questo non dovrebbe riguardare anche oggetti non fisici? Non ti mette lâansia vedere quelle 1.500 e-mail non lette, quel numero spropositato di notifiche sulla chat di WhatsApp, tutte quelle applicazioni che non usi o il desktop del computer cosĂŹ disordinato? E attenzione, perchĂ© non si tratta di diventare schematici, ligi alle regole e distaccati. La propensione alla sperimentazione, allâarte, alla creativitĂ intesa come rottura degli schemi va mantenuta ed Ăš proprio per questo che il pensare mobile diventa una necessitĂ . Ci sono sempre piĂč aziende che spingono i loro dipendenti a lavorare durante la settimana da postazioni diverse, a contatto con persone diverse, anche âuscendoâ dallâazienda. Ă un modo incredibilmente produttivo per confrontarsi con altri professionisti o anche solamente cambiare prospettiva per qualche ora. E cambiare ambiente aiuta a trovare nuove soluzioni. In un mercato in cui moltissimi servizi sono simili e il prezzo non Ăš piĂč, finalmente, la leva principale delle nostre scelte, la creativitĂ diventa una skill fondamentale. Per salvaguardarla, dobbiamo tenerci lontani dallo stress che la sindrome da notifica ci trasmette tutti i giorni, da quando ci svegliamo a quando andiamo a dormire. Non ho detto di eliminare totalmente lo stress, perchĂ© la tensione serve e questo non Ăš un libro sul digital detox. Significa piuttosto comunicare, anche attraverso i propri canali (sĂŹ, parleremo anche dellâinfluenza del personal branding sulla propria organizzazione), e in maniera chiara, quali siano i mezzi preferiti per ricevere delle informazioni; significa, andando ancora piĂč a fondo, chiarire quali siano le nostre competenze, dove possiamo dare il meglio e â perchĂ© no? â anche a che ora. Quando ero in agenzia, ho lavorato per anni con un art director che dava il meglio di sĂ© dalle 10 di mattina in poi, e che non amava le chat. Il suo capo continuava a mandargli delle notifiche su WhatsApp alle 8, pretendendo una risposta. Pensate che questo abbia portato dei vantaggi allâagenzia? Io stesso non amo ricevere telefonate prima della 9 e, se un tempo fingevo di essere sveglio giĂ da due ore, oggi non mi faccio problemi a inviare un messaggio (chiaramente lĂŹ dove non câĂš unâurgenza palese di rispondere) per dire âTi richiamo tra poco, il tempo di essere operativoâ. Lo smart working Ăš anche sinceritĂ , Ăš scegliersi per quello che si Ăš e per quello che si puĂČ dare agli altri. Ă rispettare i tempi, rispettandosi.
Lâimpatto sulle aziende e sul lavoro
Lo smart working ha avuto un impatto notevole anche sulle aziende, impegnate oggi a garantire che lâinfrastruttura presente sia adeguata e consenta di cogliere appieno i vantaggi offerti da una maggiore mobilitĂ : Ăš una grande opportunitĂ da cogliere subito, un metodo che premia un approccio gradito anche alle giovani generazioni che iniziano ad avere ruoli importanti allâinterno delle aziende e della societĂ stessa. I dispositivi sono diventati rapidamente molto di piĂč che semplici gadget consumer. Sono strumenti di business preziosi, in grado di soddisfare ogni tipologia di lavoro: dalla condivisione di file allâaccesso a dati aziendali importanti, fino alla partecipazione alle video conference call da postazioni diverse. Da non sottovalutare il fatto che questo nuovo approccio ha abbattuto i confini e permesso ad aziende di diverse nazioni (e anche di differenti continenti) di collaborare in continuitĂ . Adottare un modello di tipo Smart non significa solamente lavorare da casa, ma anche rivedere il modello di leadership che si propone a favore del concetto di collaborazione. Lâauspicio di questo processo Ăš stimolare nuove idee e, quindi, nuovo business. Le tecnologie digitali hanno la funzione di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, abilitando e supportando, cosĂŹ, nuove metodologie di approccio a situazioni aziendali diversificate7.
Anywhere & Anytime
La rivoluzione mobile ha il potere di liberare le informazioni, accrescere la produttivitĂ e rendere piĂč indipendente lo staff, ma a patto di operare una scelta, che coinvolge tutte le parti in gioco, relativa al confine tra lâessere lavorativamente connessi e il non esserlo. I dati sullo stress da lavoro sono impressionanti e dovrebbero farci riflettere sulla societĂ che abbiamo costruito e sulla sua sostenibilitĂ . Dobbiamo...