Geschäftsdiagramme mit Excel nach den SUCCESS-Regeln gestalten

Tipps und Tricks für Excel 2003 und 2007/2010

Holger Gerths, Rolf Hichert

• Publisher: Haufe
• Year: 2014
• ISBN:
  9783648053041
• Edition: 2
• Topic: Volkswirtschaftslehre
• Subtopic: Wirtschaftstheorie

Dieses Arbeitsbuch zeigt Ihnen, wie Sie mit den Bordmitteln von Excel - also ohne Programmierung - professionelle Geschäftsdiagramme erstellen. So können Sie die Regeln von HICHERT®SUCCESS praktisch und einfach umsetzen. Die Schulung erfolgt an einem durchgehenden Beispiel. Die hier gelernten Tipps und Tricks können Sie auch leicht auf andere Diagrammtypen von Excel übertragen.Inhalte: - Einführung in die Gestaltungsregeln von HICHERT®SUCCESS.- Tipps und Tricks für Excel 2007/2010.- Umfangreiches Übungsbeispiel in 30 Schritten.- Weitere Übungsbeispiele zum Nachbauen.- Sofort anwendbare Templates zum Download.

[11]1 Geschäftsdiagramme

Wenn man eine deutsche Übersetzung des englischen Begriffes business charts sucht, so ist man mit dem Wort Geschäftsdiagramme ganz gut bedient. Wir verstehen unter einem Geschäftsdiagramm die Visualisierung von Zahlenreihen geschäftlicher Inhalte, die man heute in PowerPoint-Präsentationen, in internen Managementberichten und externen Geschäftsberichten genauso findet wie in der Tagespresse oder in Wirtschaftsmagazinen. Vielfach geht es heute dabei um die Darstellung von Umsätzen, Gewinnen, Marktanteilen, Personalständen oder anderen betriebswirtschaftlichen Messgrößen in lustig anzusehenden Kreis- oder Ringdiagrammen, fröhlichen Liniendarstellungen und bodenständigen Säulendiagrammen. Fast immer sind sie ein bisschen zu bunt und zu groß – aber dabei durchaus geeignet, schwer lesbare Texte und trockene Tabellen gestalterisch etwas aufzulockern.

Wenn wir hier von „professionellen“ Geschäftsdiagrammen sprechen, so meinen wir solche, die nicht lediglich der Dekoration dienen, sondern die dafür geeignet sind, beim Analysieren betriebswirtschaftlicher Daten interessante Einsichten zu erhalten und beim Berichten oder Präsentieren geschäftlicher Inhalte wichtige Sachverhalte möglichst verständlich zu vermitteln. Und hierfür sind Kuchendiagramme mit drei Segmenten für die unterschiedlichen Exportanteile genauso wenig geeignet wie vier Säulen, die eine Umsatzsteigerung von 90 auf 130 Einheiten zeigen. Anspruchsvolle Geschäftsdiagramme vermitteln dagegen Inhalte, Einsichten und Botschaften, die man nicht ohne weiteres in verbaler Form vermitteln kann. In Abschnitt 1.3 werden einige praktische Beispiele gezeigt, die wir als „professionelle“, als fachmännische, als gut und richtig gemachte Geschäftsdiagramme bezeichnen möchten. Dabei beziehen wir uns auf das Gestaltungskonzept von HICHERT®SUCCESS. Und es wird die Aufgabe der Kapitel 2 und 3 sein zu zeigen, wie mit Hilfe von Excel-Standardfunktionen derartige Visualisierungen praktisch zu realisieren sind.

Die Erklärung dafür, dass heute bei Geschäftspublikationen wenig aussagekräftige Diagramme mit geringer Informationsdichte (wenige Elemente, wenige Dimensionen) vorherrschen, liegt auch an den begrenzten Standardfunktionen von Excel – vor allem dann, wenn man mit dem Diagramm-Assistenten von Excel arbeitet. Und Excel ist derzeit das Programm, mit dem wohl mit Abstand die meisten Diagramme erstellt werden, und zwar von Beratern und Hochschulassistenten, von Fachkräften in Firmen sowie Schülern und Studenten. Und es ist das Ziel dieses Buches dazu beizutragen, dass mit Hilfe einiger Tipps und grundlegender Tricks zur Anwendung von Excel möglichst viele Interessenten in die Lage versetzt werden, mit Excel „professionelle Diagramme“ zu realisieren, was bislang nur Spezialsoftware und PowerPoint-Handarbeit vorbehalten war.

Wir unterscheiden bei den Objekten zur Gestaltung von geschäftlichen Kommunikationsunterlagen wie Berichte, Statistiken, Präsentationen und Bildschirmlösungen neben den Diagrammen weitere Objekte wie Tabellen (Zahlen- und Wortanordnungen in Spalten und Zeilen), Texte (Beschreibungen, Erklärungen, Hinweise usw.) und Grafiken (Ablaufpläne, Landkarten, Entscheidungsbäume, Organigramme usw.).

Die von uns hier benutzten Begriffe Diagramme (charts) und Grafiken (graphs, graphics, conceptual charts, exhibits) werden nicht immer gleich interpretiert. Wir fassen unter Grafiken diejenigen Darstellungen zusammen, die nicht – wie die Diagramme – ausschließlich der Visualisierung von Zahlenreihen dienen. Allerdings bleibt es bei einer unscharfen Abgrenzung zwischen Diagrammen und Grafiken, wenn man beispielsweise Balkendarstellungen zur Kostenanalyse von Projekten betrachtet und diese mit Balkendarstellungen zur Terminanalyse von Projekten (Gantt Charts) vergleicht: Weil es bei der Kostenanalyse nur um den Zahlenvergleich geht, sprechen wir hier von Diagrammen, weil es bei der Terminanalyse zusätzlich noch um Kapazitätszuordnungen, Meilensteinhinweise und zeitliche Abhängigkeiten geht, sprechen wir hier lieber von Grafiken. Eine Übersicht zu unterschiedlichen Grafiktypen zeigt Abbildung 1.1.

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Abbildung 1.1: Übersicht zu unterschiedlichen Grafiktypen

Wenn wir uns in diesem Buch auch nicht mit dem Aufbau und der Darstellung kompletter Berichte und Präsentationen beschäftigen, so sollen doch kurz Hinweise zur begrifflichen Abgrenzung einzelner Seiten eines Berichts und einzelner Schaubilder einer Präsentation von den hier im Mittelpunkt stehenden Diagrammen gegeben werden: Eine Berichtsseite oder ein Präsentationsschaubild besteht in der Regel aus mehr als nur einem Diagramm. Sie bestehen meistens aus einer Kombination unterschiedlicher Objekte, häufig aus einer Kombination von Diagrammen, Texten und Tabellen.

Ein Schaubild – vor allem dann, wenn es bei Präsentationen eingesetzt wird – sollte aus folgenden Bestandteilen bestehen: a) Einer klaren Botschaft (ein ganzer Satz, der zweckmäßigerweise am oberen Rand gezeigt wird), b) einem verständlichen Titel (zur Identifikation aller wichtigen Dimensionen wie Firmenname, Messgröße samt Einheit und Zeitperiode), c) einem oder mehreren Diagrammen (mit einem einheitlichen und verständlichen Notationskonzept), d) einer visuellen Hervorhebung der Botschaft (wie mit Pfeilen, Umkreisungen oder Farben) sowie e) Erläuterungen in Form von Fußnoten, integrierten Erklärungen oder anderen Hinweisen.

Wir unterscheiden hier nicht konsequent die Begriffe „Diagramm“ und „Schaubild“, sie gehen ineinander über. Wir sind aber der Meinung, dass ein Diagramm nur dann für die Vermittlung von geschäftlichen Informationen geeignet ist, wenn es einen verständlichen Titel hat und eine klare Botschaft nennt, die darüber hinaus im Bild deutlich hervorgehoben ist. Dazu kommen in das Diagramm integrierte Erläuterungen, sofern erforderlich. Diese Forderungen an ein gutes Diagramm oder Schaubild folgen dem Motto: Ein (Schau)Bild sagt mehr als tausend Worte. Ein anspruchsvolles Geschäftsdiagramm (wir könnten auch Diagrammschaubild sagen) kann Inhalte verm...