30 Minuten Führungsaufgabe Kontrolle

Hans-Jürgen Kratz

• Verlag: GABAL Verlag
• Jahr: 2015
• eBook-ISBN: 9783956231988
• Auflage: 1
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Personalmanagement

Mitarbeiterkontrolle – bei diesem Wort sträuben sich sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitern häufig die Nackenhaare. Schnell werden negative Assoziationen geweckt, die oft zu Frustrationen, Leistungszurückhaltung und einer Verschlechterung des Arbeitsklimas führen. Doch das muss nicht sein: Kontrolle ist eine unverzichtbare Führungsaufgabe, die maßgeblich zum Unternehmenserfolg beiträgt – wenn sie fair und konstruktiv durchgeführt wird.

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie Kontrollen zielgerichtet einsetzen können, um leistungs- und erfolgshemmende Faktoren zu beseitigen und so zu einer Verbesserung der gegenwärtigen Situation und zur Weiterentwicklung des Unternehmens beizutragen – auf Augenhöhe mit Ihren Mitarbeitern.

1. Kontrolle als unverzichtbare Führungsaufgabe

Woran liegt es, dass manche – insbesondere erstmalig in Führungsverantwortung stehende – Vorgesetzte der Führungsaufgabe Kontrolle eher zurückhaltend nachkommen? Bereitet es ihnen Schwierigkeiten, ihren Führungswillen mittels Kontrolle zu dokumentieren? Ist es ihnen unangenehm, zu kontrollieren, weil sie sich noch gut daran erinnern, wie sie selbst unter dem unzulänglichen Kontrollverhalten von Vorgesetzten gelitten haben? Fehlt ihnen der Mut, Mitarbeitern „über die Schulter zu schauen“, um ihnen anschließend wenig Erfreuliches zu sagen? Sehen sie Kontrollen als Störfaktoren an, weil sie die konfliktfreie Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern nicht aufs Spiel setzen möchten? Glauben sie, dass die Vertrauensbasis zwischen ihnen und den Mitarbeitern durch Kontrollen negativ berührt wird? Im Folgenden sollen einige dieser Vorbehalte gegen Kontrolle genauer beleuchtet und auch entkräftet werden. Denn (richtig ausgeführte) Kontrolle ist eine unverzichtbare Führungsaufgabe.

1.1 Kontrolle und Vertrauen

Alltäglich begegnen uns Vorgesetzte, die ihre Mitarbeiter intensiv überwachen und dies mit dem Lenin zugeschriebenen Ausspruch „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ begründen oder die der Allerweltsweisheit „Das Auge des Herrn macht die Kühe fett“ folgend ihre Mitarbeiter einer intensiven Überwachung unterziehen. Vor allem das Lenin’sche Zitat haben wir schon oft gehört. Manch forsche Führungskraft gibt diesen markigen Satz im Brustton der Überzeugung von sich und unterstreicht damit, was sie von ihren Mitarbeitern hält: herzlich wenig!

Die Gefahr der inneren Kündigung

Hat die Kontrolle gegenüber dem Vertrauen Vorrang, boykottieren Mitarbeiter ein solches System. Mit erstaunlichem Erfindungsreichtum werden neue Wege gesucht, um Kontrollen wirksam zu umgehen. Letztlich tun die Mitarbeiter zwar das, was man ihnen sagt, aber auch keinen Handschlag mehr. Mit anderen Worten: Ihre Leistung liegt dort, wo sie gerade noch akzeptiert wird.

Diese Leistungszurückhaltung wird teils drastisch, teils seriös umschrieben als innere Kündigung, resignative Zufriedenheit, innere Emigration, bewusster Verzicht auf Engagement und Eigeninitiative oder als Robinson-Methode („Montag Arbeitsposition einnehmen und auf Freitag warten“). Man handelt nach der Maxime: „Arbeit ist die Würze des Lebens – darf also nur mäßig genossen werden!“ Insider schätzen, dass fast jeder zweite Mitarbeiter zu den „mäßigen Genießern dieser Würze“ zählt und sich nach vollzogener innerer Kündigung (also dem Beschluss, den Arbeitgeber nicht zu verlassen und eine „freizeitorientierte Schonhaltung“ einzunehmen) von seiner Arbeit und den Zielen des Betriebes verabschiedet hat.

Vertrauen mit Kontrolle verbinden

Identifiziert sich ein Vorgesetzter hingegen mit einem Ausspruch des Freiherrn vom und zum Stein: „Vertrauen veredelt den Menschen“, wird eine Führung mittels Zwang und Kontrolle von einem Führen durch Motivation ersetzt. Es ist als sichere Erkenntnis zu werten, dass diese Grundeinstellung durch einen erhöhten Motivationsstand eine größere Produktivität mit besseren Resultaten bewirkt.

Nach diesen Überlegungen sollte das Lenin-Zitat besser abgewandelt werden: „So viel Vertrauen wie möglich – so viel Kontrolle wie nötig!“ Denn selbst wenn der Vorgesetzte seinen Mitarbeitern einen großen Vertrauensvorschuss entgegenbringt, sollte er ein blindes Vertrauen vermeiden und es durch ein „Vertrauen mit wachsamem Auge“ ersetzen.

Karl Jaspers erkannte: „Jedes böse Erwachen setzt einen tiefen Schlaf voraus.“ Bei einem blinden Vertrauen wären Enttäuschungen unausbleiblich, denn kein Mensch, nicht einmal ein sehr vertrauenswürdiger Mitarbeiter, arbeitet auf Dauer fehlerfrei. Vielleicht hat der Mitarbeiter wichtige Informationen nicht erhalten oder sie sehr subjektiv interpretiert – und schon würde bei fehlender Kontrolle unbeabsichtigt fehlerhaft gearbeitet. Halten wir also fest: Vertrauen schließt Kontrollen keinesfalls aus!

Ohne Vertrauen aufseiten des Vorgesetzten kommt es schnell zu einer destruktiven Misstrauensspirale. Will der Vorgesetzte das Maximum mit und von seinen Mitarbeitern, muss er sie spüren lassen, dass er ihnen vertraut, ohne dabei jedoch seine Kontrollfunktion zu vernachlässigen.

1.2 Argumente für Kontrollen

Trotz des Vertrauens, das Vorgesetzte in ihre Mitarbeiter setzen sollten, sind Kontrollen erforderlich. Denn es gibt eine Fülle von Gesichtspunkten, die für Kontrollen sprechen.

Eigenen Verantwortungsbereich überblicken

Der Vorgesetzte weiß mittels ausgeübter Kontrollen über die Situation in seinem Bereich Bescheid. Vorrangig wird er durch Kontrollen versuchen, die Risikofaktoren bei der Aufgabenbewältigung in den Griff zu bekommen.

Zielerreichung prüfen

Die Erfüllung der vom Vorgesetzten und vom Mitarbeiter gemeinsam vereinbarten Ziele wird überprüft: Termine, Normen, Qualität, Quantität, Wirtschaftlichkeit und Arbeitssicherheit werden dadurch sichergestellt.

Schutz vor Unfällen

Wird die Einhaltung von Unfallverhütungsvorschriften überprüft, ist es Ziel der Kontrolle, Mitarbeiter vor Unfällen und Krankheiten zu bewahren.

Steigerung der Motivation

Kontrollen bestätigen den Mitarbeiter in seinem richtigen Verhalten und führen zur Anerkennung guter Leistungen, sodass von Kontrollen eine motivierende Wirkung ausgehen kann.

Fehler vermeiden

Kontrollen helfen dem Mitarbeiter, leistungshindernde Faktoren zu erkennen, sodass eine Verbesserung und Weiterentwicklung möglich wird. Festgestellte Fehler werden durch sachliche Kritik behoben und künftig vermieden. (Merke: Nur Faule und Dummköpfe machen keine Fehler. Denn der Faule tut nichts, der Dumme erkennt seine Fehler nicht und sieht sie demzufolge auch nicht ein.)

Befolgung von Anweisungen überwachen

Jeder Mitarbeiter ist in die Arbeitsorganisation des Arbeitgebers eingegliedert und unterliegt den Weisungen des Arbeitgebers über Inhalt, Durchführung, Zeit, Dauer und Ort seiner Tätigkeit. Der Vorgesetzte nimmt das Weisungsrecht und die Direktionsbefugnisse im Auftrag des Arbeitgebers wahr. Und hier gilt eine alte Regel: Wer ein Weisungsrecht hat, dem erwächst auch die Pflicht, das Befolgen seiner Weisungen zu kontrollieren. Würden aus einer Nichtbeachtung keine Folgerungen gezogen, würden Vorschriften und Anweisungen bald nicht mehr ernst genommen, Aufträge an Gewicht verlieren und die Arbeitsdisziplin leiden.

Erzieherische Wirkung

Kontrollen wirken auf manche Mitarbeiter erzieherisch und spornen an. Sie können die Entwicklung des Mitarbeiters positiv beeinflussen. Entwicklung ist nur möglich, wenn dem Mitarbeiter transparent wird, ob sein Verhalten zum Erfolg führt oder nicht.

Mitarbeitern ihre Bedeutung vor Augen führen

Fehlen Kontrollen, kann beim Mitarbeiter der Eindruck entstehen, seine Arbeit und damit auch er selbst sei für das betriebliche Geschehen unwichtig.

Vieraugenprinzip

Vier Augen sehen mehr als zwei. Bei Kontrollen können Fehler zutage treten, die der Mitarbeiter selbst nicht erkennt. Zweifellos verfügen zwei Menschen gemeinsam über eine größere Erfahrung und vermögen eher Fehler zu entdecken als eine Person allein. Insofern kann Kontrolle auch als Ausgangspunkt eines Lernprozesses – sicherlich auch beim Vorgesetzten – aufgefasst werden.

Die Karriere der Mitarbeiter fördern

Leistungsstarke Mitarbeiter stehen der Kontrolle positiv gegenüber, da hierdurch ihre Anstrengungen erkannt werden und sich die Chance vergrößert, beruflich vorwärtszukommen.

Mitarbeitern bei der Selbsteinschätzung helfen

Der Mitarbeiter hat ein Recht, zu erfahren, wie seine Leistungen und sein Arbeitsverhalten beurteilt werden. Die Gefahr der Diskrepanz zwischen Selbsteinschätzung und Fremdeinschätzung vermindert sich.

Eigene Fehler aufdecken

Werden bei Kontrollen Fehler erkannt, wird der Vorgesetzte auch prüfen, ob nicht auch er den Fehler mitverursacht hat, indem er eine verschieden interpretierbare Anweisung gegeben oder erforderliche Informationen für sich behalten hat.

Beurteilungen erleichtern

Kommt der Vorgesetzte permanent seiner Führungsaufgabe Kontrolle in dem erforderlichen Umfang nach und setzt er anschließend die Führungsmittel Anerkennung und Kritik zielgerichtet ein, läuft in der täglichen Zusammenarbeit eine regelmäßige Beurteilung ab. So verliert die turnusmäßige Beurteilung von Mitarbeitern den Charakter eines Schreckgespenstes. Zum Beurteilungstermin wird lediglich das Resümee aus Feststellungen gezogen, die dem Mitarbeiter nach den ihm mitgeteilten Kontrollergebnissen bereits bekannt sind.

Leistungsniveau besser einschätzen

Um Mitarbeiter optimal einsetzen zu können, sollte deren Leistungsniveau – Motivation x (Fähigkeiten + Fertigkeiten) – zutreffend eingeschätzt werden. Durch Kontrollen entsteht ein klares Bild und es wird deutlich, in welchen Bereichen durch Training, Schulung oder motivierende Maßnahmen Aufbauarbeit nötig ist.

Plötzlichem Leistungsabfall gegensteuern

Werden Kontrollen ausgeübt, lässt sich schnell ein plötzlicher Leistungsabfall eines Mitarbeiters erkennen. Im Rahmen eines vertrauensvollen Mitarbeitergesprächs bemüht sich die Führungskraft, den Grund für eine nachlassende Arbeitsleistung (z. B. Konflikte am Arbeitsplatz bis hin zu Mobbing, gesundheitliche/ familiäre Probleme) zu erkennen, um anschließend mit geeigneten Mitteln gegenzusteuern (z. B. sich um eine „sozialverträgliche“ Konfliktlösung bemühen, massiv gegen Mobber vorgehen, die Umsetzung eines gesundheitlich angeschlagenen Mitarbeiters vornehmen).

Leistungsabbau verhindern

Würde das menschliche Handeln von keinerlei Kontrollen begleitet, käme es auf Dauer zu einem mehr oder minder ausgeprägten unbeabsichtigten Leistungsabbau.

Leistungssteigerung bewirken

Kontrollen greifen nicht nur berichtigend ein, sondern tragen auch dazu bei, Leistungen zu verbessern und zu steigern. Aktive Hilfestellung setzt Aktionen in Gang, sobald aus den Kontrollergebnissen neue Möglichkeiten ersichtlich werden.

Betriebsblindheit abbauen

Mit dem Phänomen der Betriebsblindheit müssen wir stets rechnen, wenn wir uns für längere Zeit in eingefahrenen Gleisen bewegen. Häufig ist der Blick für das Mögliche und Machbare im eigenen Tätigkeitsbereich getrübt, und oft übersehen wir i...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titel
• Impressum
• Inhalt
• Vorwort
• 1. Kontrolle als unverzichtbare Führungsaufgabe
• 2. Ziele als Maßstab für Kontrollen ®
• 3. Die richtige Kontrollart finden
• 4. Kontrollergebnisse nutzen
• 10 Fallbeispiele
• Fast Reader
• Der Autor
• Weiterführende Literatur