Microsoft SharePoint – Das Praxisbuch für Anwender

Zusammenarbeit im Team mit SharePoint Online und SharePoint Server 2019

Melanie Schmidt

• Verlag: O'Reilly
• Jahr: 2021
• ISBN drucken: 9783960091424
• eBook-ISBN: 9783960105930
• Thema: Informatik
• Thema: Desktop-Anwendungen

Das Praxisbuch für Anwender – von der Planung bis zum effizienten Einsatz

• Mit praktischen Beispielen aus dem Arbeitsalltag
• Mit einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitungen und vielen hilfreichen Screenshots
• Inkl. kostenloser Beispieldateien zum Ausprobieren

Sie stehen vor der Aufgabe, SharePoint Server 2019 oder SharePoint Online in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Abteilung einzuführen bzw. einzusetzen? Dieses Buch zeigt Ihnen, wie. Sie lernen nicht nur die Möglichkeiten der bereitgestellten SharePoint-Technologien kennen, sondern erlernen anhand der praxisorientierten Beispiele auch, wie Sie sie effektiv einsetzen.

Dieses Buch unterstützt Sie Schritt für Schritt bei Ihrem SharePoint-Projekt. Es richtet sich an alle SharePoint-Anwender:innen ohne spezifisches technisches Vorwissen, die einen Überblick über SharePoint erhalten und effizienter mit dem System arbeiten möchten. Melanie Schmidt gibt Ihnen zahlreiche Tipps und Empfehlungen für die eigene SharePoint-Website und erklärt, was Sie bei der Anwendung der unterschiedlichen Technologien beachten sollten und wie Sie typische Fehler vermeiden. Auch alltägliche Routinearbeiten werden von der Autorin beschrieben. Außerdem erfahren Sie, welche Entscheidungen getroffen und welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit ein SharePoint-Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann.

Die Autorin orientiert sich dabei immer am SharePoint-Standard und erläutert, welche Funktionen mit welcher SharePoint-Version möglich sind. Dadurch können Sie die aufgeführten Vorgehensweisen einfach nachvollziehen und in der Praxis anwenden.

Aus dem Inhalt

• Voraussetzungen eines SharePoint-Projektes
• SharePoint-Produkte und -Technologien
• Berechtigungen und Vererbung
• Websitesammlungen und Aufbau von Websites
• Benutzeroberflächen und Navigationen
• Arbeiten mit Dateien
• Einfaches Dokumentenmanagement
• Benutzerdefinierte Liste
• Der Einsatz eines Abteilungs-Wikis
• Verwalten und Erstellen von Metadaten
• Verwendung von Webparts und Gestaltung der Website
• Microsoft Teams, OneDrive for Business und OneNote in Verbindung mit SharePoint

Teil A

Grundlagen

Kapitel 1: Einführung

Kapitel 2: Erste Schritte

Kapitel 3: Zuständigkeiten

Kapitel 4: Berechtigungen

Kapitel 5: Bibliotheken

Kapitel 6: Microsoft Office im Web und die Online-Apps

Kapitel 7: OneNote

Kapitel 8: OneDrive for Business

Kapitel 9: Listen

Im ersten Teil dieses Buchs möchte ich Ihnen einen Überblick über den Einsatz von SharePoint geben. Sie erfahren mehr über die SharePoint-Produkte und -Technologien und lernen, welche Möglichkeiten Ihnen die von Microsoft mitgelieferten Website-, Listen- und Bibliotheksvorlagen (Apps) bieten. Dieser Teil des Buchs befasst sich auch mit den Zuständigkeiten innerhalb eines SharePoint-Portals und den jeweiligen Berechtigungen, die für eine reibungslose Zusammenarbeit im Team notwendig sind. Erfahren Sie mehr über die Online-Versionen der Office-Programme, die sich zusätzlich zu den Desktop-Apps im Webbrowser anwenden lassen. Des Weiteren gehe ich auf OneNote, das elektronische Notizbuch, und OneDrive, Ihren persönlichen Cloud-Speicher, ein.

Kapitel 1

Einführung

Was ist eigentlich SharePoint?

Der Einsatz von SharePoint

SharePoint-Produkte und -Technologien

Websitesammlungen, Websites und Websiteseiten

Bibliotheken

Listen

Die Herausforderungen beim Einsatz von SharePoint

Eine Testumgebung mit SharePoint Online erstellen

Was ist eigentlich SharePoint?

Wie erstellen und verteilen Sie Informationen an Kollegen, Kunden, Lieferanten und Partner?

Während wir täglich unseren Aufgaben am Arbeitsplatz, im Homeoffice oder am Tele-Arbeitsplatz nachgehen, fallen sehr viele Informationen an. Wir erstellen oder bearbeiten Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen oder -Diagramme, wir planen die nächsten Besprechungen und bereiten die PowerPoint-Präsentationen vor. Diese ganzen Dateien speichern wir auf den lokalen Festplatten oder in den für uns freigegebenen Netzlaufwerken auf dem File-Server. Zusätzlich senden wir diese ganzen Informationen per E-Mail an unsere Kollegen, Kunden, Lieferanten und Partner, während auch diese Personen für uns ständig Informationen bereitstellen, die in unserem E-Mail-Postfach oder dem freigegebenen Netzlaufwerksordner landen.

Durch diese Art des Teilens der Informationen entstehen häufig redundante Dateien, die also mehrfach vorhanden sind und so in den Umlauf kommen, was zum Chaos führen wird.

Im Intranet finden Sie allgemeingültige Informationen.

Anders sieht es aus, wenn allgemeine Informationen für die gesamte Belegschaft bereitgestellt werden sollen. Solche Informationen werden häufig in einem betriebsinternen Bereich, dem sogenannten webbasierten Intranet, hinzugefügt. Alle Mitarbeitenden haben die Berechtigung, auf diesen zentralen Bereich lesend zuzugreifen, sodass hier keine Rundmails mehr verschickt werden müssen. SharePoint bietet die Möglichkeit, ein solches Intranet für die Mitarbeitenden bereitzustellen.

Zentral zusammenarbeiten

Wäre es nicht auch von Vorteil, wenn für unsere Abteilungen, Arbeits- und Projektteams oder die Organisationseinheiten jeweils solch eine zentrale Arbeitsumgebung bereitgestellt werden könnte, auf die nur die Personen zugreifen können, die dem Team angehören?

Auch mit unternehmensexternen Personen

Großartig wäre es zusätzlich, wenn Kunden, Lieferanten und Partner ebenfalls auf bestimmte Bereiche zugreifen und gemeinsam mit uns zusammen an den jeweiligen Informationen arbeiten könnten. Natürlich sollten alle beteiligten Personen auch von unterwegs, also von einem anderen Standort, aus dem Homeoffice oder vom Telearbeitsplatz aus, auf diese Umgebungen zugreifen können, wenn möglich auch mit mobilen Geräten.

Auch im Homeoffice kann auf die Informationen im Share- Point-Portal zugegriffen werden.

Durch den Einsatz von SharePoint im Unternehmen können diese Anforderungen umgesetzt werden. Mithilfe eines SharePoint-Portals werden alle Informationen, die man für die tägliche Arbeit benötigt, webbasiert bereitgestellt. Je nach eingesetzter Technologie und Sicherheitsbestimmungen im Unternehmen können Personen entweder per VPN-Verbindung (Virtual Private Networks), die die private Verbindung über ein öffentliches Netz tunnelt, per Security-Token – dabei handelt es sich um eine Hardware zur Authentifizierung von Benutzern – oder direkt über das Internet auch mit mobilen Geräten auf die Zusammenarbeitsbereiche zugreifen. Dabei sehen alle Personen auch nur die für sie freigegebenen Inhalte und Informationen. Somit lassen sich mit SharePoint auch bestimmte Arbeitsprozesse optimieren.

Dieses einfache Zusammenarbeiten mit dem Team setzt aber auch voraus, dass jeder Einzelne diese Art des Informationsaustauschs akzeptiert und die eigenen Arbeitsabläufe neu durchdacht werden. Auch wenn jeder Mitarbeitende bisher mit den alten Gegebenheiten dem täglichen Arbeitsaufwand gerecht wurde, stellt SharePoint meistens eine Herausforderung dar.

Jeder SharePoint- Bereich ist vergleichbar mit einem virtuellen Gebäude, das sich an die Anforderungen des Teams anpassen lässt.

Die einzelnen Intranet- und Zusammenarbeitsbereiche werden auf Websites bereitgestellt. Diese Websites können Sie sich als eigenständige, virtuelle Gebäude vorstellen, in denen die jeweiligen Mitarbeitenden der Organisationseinheiten, Arbeitsgruppen und Projektteams zusammenarbeiten oder Informationen bereitstellen. Jede dieser Websites ist mit bestimmten Werkzeugen ausgestattet, mit denen Sie sofort mit Ihrer Arbeit beginnen können. So besitzt jede Website bereits einen Ablageschrank für Dateien, die Sie dort ablegen und auf die Sie je nach Systemkonfiguration von überall mit einer Internetverbindung zugreifen können. Den Begriff »Ablageschrank« kennt SharePoint nicht, hier spricht man von Bibliotheken. Jede Website kann mit weiteren Bibliotheken oder anderen Anwendungen (Apps) ausgestattet und so den jeweiligen Anforderungen entsprechend angepasst werden.

Der Einsatz von SharePoint

SharePoint ist nicht nur der Speicherort für Ihre Dateien.

Microsoft SharePoint wird schon seit vielen Jahren in Unternehmen für unterschiedliche Geschäftsanforderungen eingesetzt. So kommt SharePoint als internes Zusammenarbeits- und Informationsportal und damit als Intranet-Lösung zum Einsatz. Auch OneDrive for Business, Ihr persönlicher Speicherort im Unternehmen, verwendet die SharePoint-Technologien und Dienste.

Microsoft Teams verwendet zum Speichern immer eine SharePoint-Teamwebsite.

Beim Einsatz von SharePoint Online in Microsoft 365 oder beim Einsatz von SharePoint Server gemeinsam mit SharePoint Online in einer sogenannten Hybrid-Lösung kommen bei Microsoft-365-Gruppen, Microsoft Planner...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Über die Autorin
• Titel
• Impressum
• Inhalt
• Vorwort
• Teil A Grundlagen
• Teil B Dokumentenmanagement
• Teil C Team- und Kommunikationswebsites
• Index