Effizienter arbeiten für Dummies

Arjan Broere

• Verlag: Wiley-VCH
• Jahr: 2019
• ISBN drucken: 9783527716142
• eBook-ISBN: 9783527823758
• Auflage: 1
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Personalmanagement

Zu viel zu tun und zu wenig Zeit? Effizient arbeiten ist in der heutigen Arbeit- und Lebenswelt eine wichtige Fähigkeit, die es zu beherrschen gilt. Sie wollen Ihre Arbeit, Ihren Tagesablauf, aber auch Ihre Gedanken besser organisieren? Sie wollen Ihren Kopf frei haben für Wichtiges und dabei keine Aufgaben vergessen? Dieses Buch hilft Ihnen dabei. Lernen Sie die Getting Things Done-Methode kennen und lassen Sie sich vom Autor zeigen, wie Sie sich ein effizientes Leben ermöglichen und jeden Tag zu einem idealen Tag machen. Managen Sie sich und Ihre Zeit selbst.

Teil I

Aller Anfang ist schwer

IN DIESEM TEIL …

Produktivität beginnt mit Aufmerksamkeit. Im ersten Teil lernen Sie, wie Sie diese trainieren, Ihren Kopf aufräumen, sich Ziele setzen und Ablenkung vermeiden.

Lassen Sich dich durch Produktivitätsfallen nicht das Leben schwer machen.

Machen Sie die ersten Schritte und staunen Sie, wie schnell Sie produktiver werden.

Kapitel 1

Achten Sie auf Ihre Aufmerksamkeit

IN DIESEM KAPITEL

1. Sorgen Sie dafür, dass Sie wissen, worauf sich Ihre Aufmerksamkeit richtet
2. Tipps, die dafür sorgen, dass Sie sich nicht selbst ablenken
3. Tipps, die dafür sorgen, dass andere Sie nicht ablenken
4. Was ist Flow und wie kommen Sie in diesen Zustand?

Eine wesentliche Stärke produktiver Wissensarbeiter ist die Fähigkeit, konzentriert zu arbeiten. Die Fähigkeit, die Aufmerksamkeit längere Zeit bei einer Sache zu halten, sorgt dafür, dass Sie Mehrwert schaffen. Das geschieht in allerlei Formen: konzentriertes Lesen, Gedanken in einer soliden Notiz festhalten, eine klare Präsentation vorbereiten oder mit voller Aufmerksamkeit ein schwieriges Gespräch führen.

In der heutigen Zeit ist es für viele von uns nicht leicht sich zu konzentrieren. Wann haben Sie zum letzten Mal bei der Arbeit mit voller Konzentration einen komplizierten Text gelesen? Oder anderthalb Stunden an einer komplexen Aufgabe gearbeitet? Vielleicht bei der einen Gelegenheit, als etwas unbedingt fertig werden musste und Sie hinter geschlossener Tür durchgearbeitet haben? Oder ist das an Ihrem Arbeitsplatz gar nicht möglich und das letzte Mal war abends zu Hause? Etwa am Sonntagmorgen, wenn es auch zu Hause ruhig ist?

Aufmerksamkeit und Routine

Es gibt heute nur wenige Berufe, in denen Sie einfach gedankenlos vor sich hin arbeiten können. In einer Präsentation nennt der Produktivitätsguru David Allen das cranking widgets (https://gettingthingsdone.com/2017/01/get-your-life-back-to-widget-cranking/), also Schrauben festdrehen. Denken Sie an den Film Moderne Zeiten, in dem Charlie Chaplin an einem Fließband immer wieder denselben Handgriff ausführt: Schrauben festdrehen. Das macht er so lange, dass sein Körper die Bewegung auch dann noch wiederholt, wenn er Pause hat.

Sie haben sicher auch Dinge zu tun, die dann und wann fällig werden und die Sie einfach als Routine erledigen. Dabei kommen Sie mit einem Minimum an Aufmerksamkeit aus. Aber bei vielen Wissensarbeitern ist das der kleinere Teil ihrer Aufgaben. Der größte Teil der Arbeit erfordert Aufmerksamkeit.

Deep Work, AI und Roboter

Cal Newport, Associate Professor für Informatik an der Georgetown University, schrieb mit Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen ein Buch, dessen englischer Titel Deep Work zum feststehenden Begriff geworden ist.

Deep Work steht für eine handfeste Aufgabe, die volle Aufmerksamkeit verlangt und an der Sie längere Zeit, sagen wir eine Stunde, am Stück arbeiten müssen, wenn es einen Sinn haben soll. Eine Aufgabe, bei der Störungen besonders unerwünscht sind und Sie viel von Ihrer Produktivität kosten.

Newport schreibt, dass es sehr befriedigend ist, als Wissensarbeiter solche Arbeiten zu erledigen. Richtig nachdenken, länger an einer Aufgabe bleiben, sich etwas überlegen. Und dass es auch nötig ist, Arbeiten zu erledigen, die so komplex sind, dass Deep Work angewendet wird, um sicher zu sein, dass auch die schlaueste Künstliche Intelligenz-Software oder der schlaueste Roboter Ihre Arbeit nicht übernehmen kann. Strategisch also sehr praktisch, dieses Deep Work.

Aufmerksamkeit ist knapp, gehen Sie also sparsam damit um. Im Englischen heißt es nicht umsonst pay attention. Sie haben einen begrenzten Vorrat Aufmerksamkeit, es ist also klug darüber nachzudenken, wie Sie ihn verwenden wollen.

Die lästigen losen Enden

Sie versprechen einem Kollegen in einer Besprechung, ihm eine Datei zu schicken. Bis Sie diese Aktion ausgeführt haben, ist das ein loses Ende. Ihr Kopf mag keine losen Enden. Zu bestimmten Zeiten erinnert Sie Ihr Kopf an diese losen Enden. Sie sitzen gerade auf dem Sofa und wollen sich entspannen, da ploppt so ein Gedanke auf: »Denkst du noch daran, den Anhang für das Meeting am Montag zu schicken?«

Der Nachteil solcher Gedanken ist, dass sie meist dann zum Vorschein kommen, wenn Sie damit nichts anfangen können. Wenn Sie gerade gemütlich auf dem Sofa sitzen oder unter der Dusche stehen. Manche Leute können deshalb nicht einschlafen: Alles, was noch zu tun ist, kommt vorbei.

Diese Gedanken, die losen Enden, kommen nicht umsonst dann an die Oberfläche, wenn Sie sich entspannen. Ihr Gehirn hat dann Ruhe und räumt auf. In dieser Ruhe entsteht Raum, in dem allerlei unerfüllte Verpflichtungen auftauchen können. Das können große Dinge sein (Was fange ich mit meinem Leben an?), komplexe (Wie habe ich für meine Rente vorgesorgt?) oder ganz praktische Dinge (auf dem Heimweg eine Flasche Weißwein kaufen). Das Gehirn hat wenig Sinn für Ordnung, deshalb präsentiert es die losen Enden ziemlich willkürlich.

Die Gefahr bei all diesen losen Enden ist, dass sie sich Ihre Aufmerksamkeit schnappen und einen Teil Ihres Denkvermögens besetzen. Weil Sie die losen Enden im Kopf haben, bleibt weniger Aufmerksamkeit für das Gespräch, in dem Sie sitzen, oder für die Planung, die Sie abschließen wollen. Ihr Gehirn ist vergleichbar mit einem Computer: Jeder Prozess, der dazukommt, nimmt sich einen Teil der verfügbaren Rechenleistung und geht deshalb auf Kosten der Hauptaufgabe.

Sie müssen Ihren Kopf benutzen, um die Dinge aus dem Kopf zu bekommen. – David Allen

Dinge im Kopf zu haben, bedeutet, dass Sie Ihre Gedanken von allerlei losen Enden bestimmen lassen. In diesem Augenblick geschieht nichts mit den losen Enden, also sind diese Gedanken auch noch sinnlos. Sie schränken die Rechenleistung für die Hauptaufgabe ein, also ein doppelter Nachteil.

Es gibt nur zwei Möglichkeiten, diese zum Vorschein kommenden losen Enden zum Schweigen zu bringen: sie erledigen oder organisieren.

• Die erste Möglichkeit, erledigen, bedeutet, dass Sie das tun, was Sie tun wollten. Sie schicken den Anhang, den Sie schicken wollten, Sie bestellen online Katzenfutter und Weißwein. Fertig! Das lose Ende ist nicht mehr lose. Das ist das Schöne daran, Dinge zu erledigen und Aufgaben abzuhaken: Die Verpflichtung ist erfüllt, es gibt ein loses Ende weniger.
• Die zweite Variante, organisieren, erfordert eine ganz andere Herangehensweise. Oft können oder wollen Sie eine Aktion, die Ihnen gerade einfällt, nicht erledigen. Sie sitzen beim Essen und haben keine Lust, den Laptop hochzufahren, um eine Mail zu verschicken oder online einzukaufen. Was Sie dann tun, ist ganz einfach: Notieren Sie das lose Ende und kümmern Sie sich später darum. Lesen Sie den folgenden Abschnitt über das Sammeln; es ist der erste Schritt zum Organisieren.

Sammeln: Ideen, Aktionen, Einfälle und wertvolle Gedanken

Sie können also zu den unmöglichsten Zeitpunkten Ideen haben, sich an eine Aktion erinnern oder ein Buch empfohlen bekommen. Dinge, um die Sie sich nicht sofort kümmern können oder wollen. Dann geht es darum, sie irgendwo festzuhalten. Wenn Sie sie festgehalten haben, sind Sie sie los und können sie später bearbeiten.

Sie brauchen jede Idee nur einmal zu haben. Jedes weitere Mal, dass Sie daran denken, ist sinnlos. Noch schlimmer: Es hält Sie von der Denkarbeit ab, die Sie in diesem Augenblick tun wollen. Also festhalten.

Was Sie als Wissensarbeiter brauchen, ist ein Sammeltool oder mehrere davon. Das sind »Werkzeuge«, die Ihnen helfen, alles Nützliche, das Sie hören oder das Ihnen einfällt, festzuhalten. Das kann ein schönes Notizbuch sein oder eine App auf dem Smartphone; weiter hinten finden Sie Tipps dazu.

Wenn Sie mit einem Tool auskommen, zum Beispiel der Notiz-App auf dem Smartphone, das Sie immer dabei haben, ist das sehr übersichtlich. Es ist aber auch möglich, dass Sie – zum Beispiel bei Gesprächen – das Smartphone lieber ausgeschaltet lassen und stattdessen ein schönes Notizbuch für Bemerkungen, Aktionen und Einfälle verwenden.

Benutzen Sie Tools, die Sie gern und leicht verwenden, damit Sie schnell sammeln und auch noch Spaß dabei haben. Hier einige Beispiele für Sammeltools:

• Ein kleines Notizbuch ist praktisch, um schnell Ideen oder Aufgaben festzuhalten. Sie sind damit nicht vom Strom- oder WLAN-Netz abhängig und können Ihre Idee gleich loswerden.
• Ebenso schnell und mobil: ein Satz dekorativer Karten in Stecken Sie eine Handvoll in die Handyhülle, in die Tasche oder ins Portemonnaie, dann können Sie überall Ihre Ideen loswerden. Die Qualität d...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titelseite
• Impressum
• Über den Autor
• Inhaltsverzeichnis
• Einleitung
• Teil I: Aller Anfang ist schwer
• Teil II: Aufgeschoben ist nicht aufgehoben
• Teil III: Gut geplant ist halb gewonnen
• Teil IV: Den Überblick behalten
• Teil V: Der Top-Ten-Teil
• Stichwortverzeichnis
• End User License Agreement